Verifactu und elektronische Rechnung: der tatsächliche Zeitplan und was Sie jetzt tun sollten

Verifactu und elektronische Rechnung in einem Atemzug zu nennen, sorgt für viel Verwirrung, denn es handelt sich um zwei unterschiedliche Pflichten mit unterschiedlichen Zeitplänen. Die eine soll verhindern, dass Rechnungssoftware manipuliert werden kann; die andere, dass Rechnungen zwischen Unternehmen in elektronischem Format übermittelt werden. Hier erfahren Sie, was jede Pflicht verlangt, wen sie betrifft und was in der Schlussphase des Jahres 2026 sinnvoll ist.

Zwei Regelwerke, zwei Ziele

Verifactu geht auf das Anti-Betrugs-Gesetz (Ley 11/2021) zurück, das verlangt, dass Rechnungsprogramme die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleisten. Konkretisiert wird es durch eine 2023 verabschiedete Verordnung und eine Ministerialverordnung von 2024 mit den technischen Spezifikationen. In der Praxis erzeugt jede Rechnung einen Rechnungsdatensatz mit einem verketteten Hashwert (Fingerabdruck), sodass das Löschen oder Ändern einer Rechnung Spuren hinterlässt.

Die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen beruht auf dem Gesetz 18/2022, bekannt als „Crea y Crece“. Es verpflichtet dazu, Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern und Freiberuflern (B2B) in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Ein per E-Mail versandtes PDF gilt in diesem Sinne nicht als elektronische Rechnung. Zudem müssen die Systeme die Nachverfolgung des Zahlungsstatus ermöglichen.

Beides ist nicht dasselbe: Sie können die eine Pflicht erfüllen und die andere nicht. Eine Software kann Verifactu-konform sein und sich dennoch auf das strukturierte elektronische Format vorbereiten müssen – und umgekehrt.

Der tatsächliche Zeitplan: Welche Fristen gelten für wen?

Der Zeitplan für Verifactu wurde bereits mehrfach verschoben. Maßgeblich ist derzeit die Ende 2025 beschlossene Verlängerung: Körperschaftsteuerpflichtige (Impuesto sobre Sociedades) sind ab Januar 2027 verpflichtet, alle übrigen Verpflichteten (einschließlich Selbstständiger) ab Juli 2027. Da sich die Termine schon früher verschoben haben, prüfen Sie stets auf der Website der AEAT (Steuerbehörde), welche Regelung aktuell gilt, bevor Sie etwas als endgültig betrachten.

Bei der B2B-E-Rechnung hängt die Pflicht vom Inkrafttreten der ausführenden Verordnung ab. Sobald diese in Kraft ist, sieht das Gesetz für größere Unternehmen (Umsatz über acht Millionen Euro) eine kürzere Anpassungsfrist vor und für alle übrigen, also Selbstständige und KMU, eine längere. Kleinere Unternehmen haben etwas mehr Spielraum, aber keine Befreiung.

Beachten Sie außerdem, dass es Ausnahmen und Sonderregelungen gibt. So gelten beispielsweise für Unternehmen, die bereits das Sofortmeldesystem zur Umsatzsteuer (SII) nutzen, oder für solche, die den Foralsystemen mit eigenem Steuergebiet unterliegen, andere Voraussetzungen. Trifft einer dieser Fälle auf Sie zu, sollten Sie das mit Ihrem Berater klären.

Rechnungssoftware: Was Sie jetzt tun sollten

Verpflichtet ist, wer das Programm nutzt, die technische Verantwortung trägt jedoch, wer es herstellt: Der Hersteller muss eine Konformitätserklärung (declaración responsable) abgeben, dass seine Software die Anforderungen erfüllt. Ein „offizielles Zertifikat“, das man separat kaufen könnte, gibt es nicht; Sie sollten diese Konformitätserklärung anfordern und prüfen, ob das Produkt die Anforderungen abdeckt. Eine Schlüsselfrage lautet: Arbeitet Ihr Programm im Verifactu-Modus (Übermittlung jeder Rechnung an die AEAT) oder im Nicht-Verifactu-Modus, bei dem die Datensätze intern aufbewahrt und signiert werden? Beide sind zulässig, sofern die Software konform ist.

Eine sinnvolle Checkliste für den Moment:

1) Stellen Sie fest, mit welchem Programm Sie heute fakturieren – einschließlich Tabellenkalkulationen, Word oder Vorlagen: Diese Werkzeuge werden in ihrer üblichen Verwendung die Anforderungen kaum erfüllen.
2) Fragen Sie Ihren Anbieter schriftlich, ob es bereits eine angepasste Version gibt, ab wann und zu welchen Kosten.
3) Prüfen Sie, wie Sie Rechnungen ausstellen, korrigieren und stornieren: Berichtigungen und Stornierungen müssen erfasst werden, nicht einfach „gelöscht“.
4) Wenn Sie Rechnungen von Lieferanten erhalten, überlegen Sie, wie Sie diese künftig im elektronischen Format verarbeiten.
5) Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Berater, welcher Modus (Verifactu oder nicht) für Sie passt.

Häufige Fehler: bis zum letzten Quartal vor der Frist zu warten, darauf zu vertrauen, dass „mein Programm das schon erledigt“, ohne dies bestätigen zu lassen, ein zweites, unkontrolliertes Rechnungssystem parallel weiterzuführen oder bereits ausgestellte Rechnungen zu bearbeiten, statt sie zu berichtigen. Das Sanktionsregime des Anti-Betrugs-Gesetzes ist ernst zu nehmen – sowohl für Hersteller nicht konformer Software als auch für deren Nutzer.

Wir von Zythos Business begleiten Selbstständige und KMU bei diesem Übergang: Wir prüfen gemeinsam mit ihnen, wie sie heute fakturieren, welche Software zu ihnen passt und wann welche Pflicht greift, damit die Umstellung ein geordneter Vorgang wird und keine Notlösung in letzter Minute. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie stehen, prüfen Sie zunächst Ihr aktuelles System und sprechen Sie uns an.