Modelo 115: Die Einbehaltung auf die Gewerbemiete, die viele Unternehmen vergessen

Wenn Ihr Unternehmen die Miete für ein Geschäftslokal, ein Büro oder eine Halle zahlt, haben Sie wahrscheinlich eine steuerliche Pflicht, die auf der Rechnung des Vermieters nicht auftaucht: einen Teil der Miete einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Das ist das Modelo 115 – eines der häufigsten Versäumnisse bei Selbstständigen und kleinen und mittleren Unternehmen, und eines der teuersten, wenn die Steuerbehörde (Agencia Tributaria) es entdeckt.

Was ist das Modelo 115 und wann gilt es?

Das Modelo 115 ist die vierteljährliche Steuererklärung für die Einbehaltungen und Vorauszahlungen auf Einkünfte aus der Vermietung städtischer Immobilien. Wenn Sie Unternehmer oder Freiberufler sind und eine Immobilie für Ihre Tätigkeit mieten, handeln Sie als Einbehaltungspflichtiger: Sie zahlen dem Vermieter nicht den vollen Betrag aus, sondern behalten einen Teil ein und führen ihn in dessen Namen selbst an das Finanzamt ab.

Die wichtigsten Eckpunkte sind:

• Wer einbehält: der Mieter, der eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt (Selbstständiger, Gesellschaft, Erbengemeinschaft bzw. Gesellschaft bürgerlichen Rechts …), unabhängig davon, ob das Lokal unmittelbar der Tätigkeit dient oder als Büro oder Lager genutzt wird.
• Worauf einbehalten wird: Bemessungsgrundlage ist die gezahlte Miete ohne Umsatzsteuer. Wenn der Vermieter Umsatzsteuer berechnet, gehört diese nicht zur Bemessungsgrundlage der Einbehaltung.
• Allgemeiner Satz: 19 % der Bemessungsgrundlage. Prüfen Sie vor der Anwendung stets die geltenden Vorschriften, da sich die Sätze ändern können.
• Wann einzureichen ist: vierteljährlich, innerhalb der üblichen Fristen für die Quartalserklärungen. Die Erklärung ist auch dann abzugeben, wenn die Einbehaltung eines Quartals null beträgt, sofern Sie bereits zur Abgabe verpflichtet sind und keine entsprechende Abmeldung beantragt haben.

Beispiel mit runden Zahlen: Sie zahlen für ein Lokal monatlich 1.000 € Miete zuzüglich Umsatzsteuer. Jeden Monat behalten Sie 190 € ein (19 % von 1.000 €) und zahlen dem Vermieter 1.000 € + USt − 190 €. Zum Quartalsende führen Sie 570 € mit dem Modelo 115 ab. Der Vermieter kann diese Einbehaltungen in seiner eigenen Einkommen- oder Körperschaftsteuererklärung anrechnen.

Ausnahmen: Wann nicht einbehalten werden muss

Nicht jede Miete löst eine Einbehaltung aus. Die häufigsten Fälle, in denen sie nicht anfällt, sind:

• Vermieter, die von der Einbehaltung befreit sind: zum Beispiel Vermietungen, deren Miete aufgrund der Art der Tätigkeit des Vermieters nicht einbehaltungspflichtig ist, etwa bestimmte Fälle, in denen der Vermieter die Vermietung mit Geschäftsraum und angestellter Person nach den einschlägigen Vorschriften betreibt. Hier empfiehlt sich die Prüfung im Einzelfall.
• An Mitarbeiter vermietete Wohnungen: Mieten für Wohnraum, die das Unternehmen dem Eigentümer als Teil der Unterbringung seiner Beschäftigten zahlt, werden gesondert behandelt.
• Mietverhältnisse ohne unternehmerischen Charakter des Mieters: Wer mietet, ohne eine wirtschaftliche Tätigkeit auszuüben (eine Privatperson), ist nicht einbehaltungspflichtig.
• Wenn der Zahlende nicht als Unternehmer handelt: Die Pflicht entsteht aus der Eigenschaft des Zahlenden als Unternehmer oder Freiberufler.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Vermieter oder Ihr Vertrag unter eine Ausnahme fällt, nehmen Sie das nicht einfach an, sondern prüfen Sie es, bevor Sie die Einbehaltung unterlassen. Zu wenig einzubehalten wird meist teurer als zu viel.

Zusammenhang mit dem Modelo 180 und häufige Sanktionen

Das Modelo 115 und das Modelo 180 gehören zusammen. Das 115 ist die Quartalserklärung; das 180 ist die Jahreszusammenfassung derselben Einbehaltungen, die im Januar des Folgejahres eingereicht wird. Darin werden jeder Vermieter, die Immobilie (mit Katasterreferenz) sowie die gezahlten und einbehaltenen Beträge angegeben. Die Summe der vier Modelos 115 eines Jahres muss mit dem Gesamtbetrag des Modelo 180 übereinstimmen; Abweichungen gehören zu den ersten Dingen, die die Verwaltung abgleicht.

Die häufigsten Fehler, die zu Nachforderungen oder Sanktionen führen, sind:

• Das Modelo 115 nicht einreichen, weil der Vermieter „nichts gesagt hat“ oder weil bar bzw. ohne Rechnung gezahlt wird.
• Einbehalten, aber nicht abführen: Die einbehaltene Steuer gehört dem Finanzamt, nicht dem Unternehmen.
• Verspätete Einreichung, die mit steigender Verspätung wachsende Zuschläge nach sich zieht, sowie Sanktionen, wenn die Verwaltung mit einer Aufforderung zuvorkommt.
• Die Umsatzsteuer in die Bemessungsgrundlage einbeziehen oder einen falschen Satz anwenden.
• Fehlende Übereinstimmung zwischen dem 115 und dem 180: Immobilien ohne Katasterreferenz, falsch identifizierte Vermieter oder Beträge, die nicht aufgehen.

Darüber hinaus kann der Mieter, der nicht einbehält, für den Betrag haften, den er hätte einbehalten müssen, und der Mietaufwand kann infrage gestellt werden, wenn der Vermieter nicht ordnungsgemäß erklärt ist. Wenn Sie ein Versäumnis bemerken, senkt eine freiwillige Einreichung, bevor eine Aufforderung eintrifft, die Kosten erheblich.

Bei Zythos Business prüfen wir die Mietverträge unserer Mandanten vom ersten Tag an, erkennen, welche eine Einbehaltung auslösen, und übernehmen die vierteljährliche Kontrolle des Modelo 115 sowie die Jahreszusammenfassung des Modelo 180 – abgeglichen mit der Buchhaltung, damit es keine Überraschungen gibt. So können sich Selbstständige und kleine und mittlere Unternehmen auf ihr Geschäft konzentrieren, während ihre steuerlichen Pflichten stets auf dem neuesten Stand sind.