Modelo 115: la retención del alquiler del local que muchos negocios olvidan

Si tu negocio paga el alquiler de un local, una oficina o una nave, es probable que tengas una obligación fiscal que no aparece en la factura del casero: retener una parte de la renta y declararla a Hacienda. Es el Modelo 115, uno de los olvidos más frecuentes en autónomos y pymes, y de los que más cuesta cuando la Agencia Tributaria lo detecta.

Qué es el Modelo 115 y cuándo aplica

El Modelo 115 es la declaración trimestral de las retenciones e ingresos a cuenta sobre rentas procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos. Si eres empresario o profesional y alquilas un inmueble para tu actividad, actúas como retenedor: no pagas al arrendador el importe íntegro, sino que retienes una parte y la ingresas tú en Hacienda por su cuenta.

Los elementos básicos son estos:

• Quién retiene: el inquilino que ejerce una actividad económica (autónomo, sociedad, comunidad de bienes…), tanto si el local está afecto a la actividad como si es una oficina o un almacén.
• Sobre qué se retiene: la base es la renta pagada, sin IVA. Si el arrendador repercute IVA, este no entra en la base de la retención.
• Tipo general: el 19 % sobre la base. Compruébalo siempre en la normativa vigente antes de aplicarlo, porque los tipos pueden modificarse.
• Cuándo se presenta: trimestralmente, en los plazos habituales de las declaraciones trimestrales, y se declara aunque la retención de algún trimestre sea cero si ya estás obligado a presentarlo y no has solicitado la baja correspondiente.

Ejemplo con números redondos: pagas 1.000 € mensuales de renta más IVA por un local. Cada mes retienes 190 € (19 % de 1.000 €) y pagas al casero 1.000 € + IVA − 190 €. Al cierre del trimestre ingresas 570 € en el Modelo 115. El casero podrá descontar esas retenciones en su propia declaración de renta o de sociedades.

Excepciones: cuándo NO hay que retener

No todo alquiler genera retención. Las situaciones más habituales en las que no procede son:

• Arrendadores exentos de retención: por ejemplo, los arrendamientos de inmuebles cuya renta no está sujeta a retención por la naturaleza de su actividad, como ciertos supuestos de arrendadores que realizan la actividad de alquiler con local y persona empleada con arreglo a la normativa. Conviene revisar caso por caso.
• Viviendas alquiladas a empleados: las rentas de vivienda que la empresa paga al propietario como parte de un alojamiento de sus trabajadores tienen su propio tratamiento.
• Alquileres sin carácter empresarial del inquilino: si quien alquila no desarrolla actividad económica (un particular), no es retenedor.
• Cuando el pagador no actúa como empresario: la obligación nace de la condición de empresario o profesional del pagador.

Como regla práctica, ante la duda sobre si tu arrendador o tu contrato entra en alguna excepción, no la des por hecha: verifícala antes de dejar de retener. Retener de menos suele salir más caro que retener de más.

Relación con el Modelo 180 y sanciones habituales

El Modelo 115 y el Modelo 180 van de la mano. El 115 es la declaración trimestral; el 180 es el resumen anual de las mismas retenciones, que se presenta en enero del año siguiente. En él se identifica a cada arrendador, el inmueble (con su referencia catastral) y las cantidades abonadas y retenidas. La suma de los cuatro 115 del año debe coincidir con el total del 180, y las discrepancias son una de las primeras cosas que cruza la Administración.

Los errores más frecuentes que acaban en requerimiento o sanción son:

• No presentar el 115 porque el casero «no ha dicho nada» o porque se paga en efectivo o sin factura.
• Retener pero no ingresar: la retención practicada pertenece a Hacienda, no a la empresa.
• Presentar fuera de plazo, lo que conlleva recargos que aumentan con el retraso, y sanciones si la Administración se adelanta con un requerimiento.
• Incluir el IVA en la base o aplicar un tipo incorrecto.
• Falta de coherencia entre el 115 y el 180: inmuebles sin referencia catastral, arrendadores mal identificados o importes que no cuadran.

Además, el inquilino que no retiene puede ser responsable de la cantidad que debió retener, y el gasto del alquiler puede ser cuestionado si el arrendador no figura correctamente declarado. Si te das cuenta de un olvido, presentar de forma voluntaria antes de que llegue un requerimiento reduce notablemente el coste.

En Zythos Business revisamos los contratos de alquiler de nuestros clientes desde el primer día, identificamos cuáles generan retención y llevamos el control trimestral del Modelo 115 y el resumen anual del 180, cruzándolos con la contabilidad para que no haya sorpresas. Así, autónomos y pymes se concentran en su negocio mientras sus obligaciones fiscales siguen al día.