Modelo 111 und Modelo 190: Steuereinbehalte für Arbeitnehmer und Freiberufler fehlerfrei melden

Wenn Sie Gehälter oder Rechnungen von Freiberuflern bezahlen, macht die spanische Steuerbehörde (Hacienda) Sie zu ihrem Helfer: Sie behalten einen Teil der Zahlung als Vorauszahlung auf die Einkommensteuer (IRPF) des Empfängers ein und führen ihn selbst ab. Diese Mechanik spiegelt sich in zwei Meldungen wider, die man am besten gemeinsam versteht: dem Modelo 111, das jedes Quartal eingereicht wird, und dem Modelo 190, der Jahresübersicht, die mit den im Laufe des Jahres gemeldeten Beträgen übereinstimmen muss.

Wer einbehalten muss und was im Modelo 111 gemeldet wird

Zum Einbehalt verpflichtet sind Gesellschaften sowie Selbstständige und andere Unternehmer, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben, wenn sie bestimmte Einkünfte auszahlen. Nicht einbehalten muss eine Privatperson, die in eigenem Namen zahlt. Die häufigsten Zahlungen, die einen Einbehalt auslösen, sind:

• Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit: Löhne und Gehälter sowie andere Vergütungen für Arbeit, etwa Spesenpauschalen, die nicht steuerfrei sind.
• Freiberufliche Tätigkeiten: Rechnungen von Rechtsanwälten, Gestores, Ärzten, Designern, Übersetzern, Ausbildern und anderen Freiberuflern, die mit IRPF fakturieren.
• Weitere Fälle: Preise und Gewinne, bestimmte land-, vieh- oder forstwirtschaftliche Tätigkeiten sowie Vergütungen an Geschäftsführer und Verwaltungsräte von Gesellschaften.

Für Mieten von Geschäftsräumen gibt es ein eigenes Formular (das Modelo 115); sie gehören nicht ins Modelo 111. Beides zu verwechseln, gehört zu den häufigsten Flüchtigkeitsfehlern.

Die Pflicht zur Abgabe des Modelo 111 entsteht, sobald Sie im Quartal Einbehalte vorgenommen haben. Es wird vierteljährlich eingereicht, und zwar in den ersten zwanzig Kalendertagen des Monats nach Quartalsende. Für das vierte Quartal gilt eine etwas andere Frist, die Ende Januar abläuft; werfen Sie daher einen Blick in den offiziellen Kalender des jeweiligen Jahres. Haben Sie in einem Quartal niemanden einbehalten, ist in der Regel nichts einzureichen – es sei denn, Sie gehören je nach Einzelfall zu den Pflichtigen, die eine Nullmeldung („sin actividad“) abgeben müssen.

Anwendbare Einbehaltssätze

Der Satz hängt davon ab, wer zahlt bekommt und wofür:

• Angestellte: Es gibt keinen festen Prozentsatz. Er wird nach dem allgemeinen Verfahren der Steuerbehörde (AEAT) aus dem voraussichtlichen Jahresgehalt, der Familiensituation und den persönlichen Umständen des Arbeitnehmers berechnet. Das Ergebnis ändert sich von Abrechnung zu Abrechnung; deshalb wird kein Prozentsatz „erfunden“, sondern das Lohnprogramm oder der offizielle Rechner verwendet.
• Freiberufler: in der Regel 15 % auf die Rechnungsbasis (ohne Mehrwertsteuer).
• Freiberufler zu Beginn der Tätigkeit: ein ermäßigter Satz von 7 % im Jahr der Aufnahme und in den beiden Folgejahren, sofern sie im Vorjahr nicht tätig waren und der Empfänger dies dem Zahlenden schriftlich mitteilt.
• Geschäftsführer und Mitglieder von Verwaltungsorganen: Für sie gilt ein eigener Satz, mit einer Ermäßigung für kleine Unternehmen. Prüfen Sie ihn jedes Jahr, bevor Sie ihn anwenden.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Ein Designer stellt Ihnen 1.000 € netto zuzüglich 210 € Mehrwertsteuer in Rechnung. Sie behalten 15 % von 1.000 € ein, also 150 €. Sie zahlen ihm 1.060 € (1.210 − 150), und diese 150 € gehören in das Feld für Freiberufler im Modelo 111 des Quartals, in dem die Rechnung entstanden ist. Der Einbehalt wird immer auf die Basis berechnet, niemals auf den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer.

So stimmen Sie das vierteljährliche 111 mit dem Jahresmodell 190 ab

Das Modelo 190 wird im Januar des Folgejahres eingereicht und listet Empfänger für Empfänger auf, was Sie im gesamten Geschäftsjahr gezahlt und einbehalten haben. Die Logik ist einfach: Die Summe der vier Modelos 111 muss mit den Gesamtwerten des 190 übereinstimmen – bei der Zahl der Empfänger ebenso wie bei den bezogenen Beträgen und den abgeführten Einbehalten. Die Steuerbehörde gleicht beide ab und vergleicht sie außerdem mit den Daten, die jeder Empfänger in seinem Steuerentwurf sieht.

Diese Abweichungen treten am häufigsten auf:

• Rechnung dem falschen Quartal zugeordnet: Der Einbehalt wird gemeldet, wenn gezahlt wird oder die Zahlung fällig ist, nicht, wenn man sich daran erinnert.
• Einbehalt vorgenommen, aber nicht abgeführt oder in einem falschen Formular abgeführt (zum Beispiel eine Miete im 111).
• Im 190 vergessene Empfänger, oft ein gelegentlicher Freiberufler, der nur einmal fakturiert hat.
• Falsch vergebene Schlüssel und Unterschlüssel: Das 190 unterscheidet zwischen Arbeitnehmern, Freiberuflern und sonstigen Einkünften, und ein falscher Schlüssel kann eine Abweichung nach sich ziehen.
• Falsche Identifikationsdaten: Eine fehlerhafte Steuernummer (NIF) oder ein Name, der nicht mit dem Register übereinstimmt, führt zu Zurückweisungen.

Bewährte Praxis ist, zum Abschluss jedes Quartals abzustimmen: Das Konto „Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas“ (Verbindlichkeit gegenüber der Steuerbehörde für einbehaltene Beträge) muss nach der Zahlung des 111 auf null stehen. Bleibt ein Saldo bestehen, wurde etwas zu viel oder zu wenig gebucht – und das lässt sich im April oder Juli viel leichter korrigieren als im Januar, wenn das 190 schon vor der Tür steht.

Entdecken Sie einen Fehler in einem bereits eingereichten 111, korrigieren Sie ihn mit einer Ergänzungsmeldung, und das 190 muss den endgültigen Betrag wiedergeben. Verspätete oder fehlerhafte Abgaben ziehen Zuschläge oder Sanktionen nach sich – vorausschauendes Handeln ist also günstiger.

Bei Zythos Business führen wir die Buchhaltung und die Steuermeldungen unserer Mandanten als ein einziges System: Die Einbehalte werden jedes Quartal mit den Büchern abgestimmt, sodass das 190 im Januar eine Bestätigung ist und keine Überraschung. Wenn Sie prüfen möchten, wie Sie Ihre Einbehalte aktuell melden, helfen wir Ihnen gern weiter.