Verifactu und E-Rechnung in Spanien: Der echte Zeitplan und was jetzt zu tun ist

Wenn Sie als Selbstständiger arbeiten oder die Buchhaltung eines kleinen oder mittleren Unternehmens führen, sind Ihnen die Begriffe Verifactu und die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen sicher schon begegnet – und wahrscheinlich haben Sie beides schon einmal verwechselt. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Pflichten, die aus zwei verschiedenen Gesetzen stammen, die aber im Rechnungsalltag zusammenlaufen werden. Beide haben seit ihrer Verabschiedung bereits mehrere offizielle Verzögerungen erfahren. Hier finden Sie eine klare Übersicht, was jede Regelung bedeutet, welcher Zeitplan aktuell gilt und was Sie schon jetzt tun können, um nicht ins Hintertreffen zu geraten.

Verifactu und B2B-E-Rechnung: zwei Paar Schuhe

Verifactu geht auf das spanische Betrugsbekämpfungsgesetz (Ley 11/2021) und die zugehörige Durchführungsverordnung (RD 1007/2023) zurück. Ziel ist es, sogenannter „Doppelverwendungssoftware“ ein Ende zu setzen, mit der sich Umsätze verschleiern lassen: Rechnungsprogramme (SIF) müssen künftig verkettete, unveränderliche Aufzeichnungen jeder Rechnung erzeugen, versehen mit digitalem Fingerabdruck und QR-Code. Es gibt zwei Modalitäten: den eigentlichen Verifactu-Modus, bei dem jede Rechnung im Moment der Ausstellung an die spanische Steuerbehörde übermittelt wird (im Gegenzug entfallen andere formale Pflichten), und den Modus Nicht-Verifactu, bei dem die Software zwar dieselben technischen Integritätsanforderungen erfüllt, aber nichts in Echtzeit überträgt – dafür müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt und auf Verlangen der Finanzverwaltung vorgelegt werden können. Betroffen ist praktisch jeder Selbstständige und jedes Unternehmen, das Rechnungen über eine Software erstellt (ausgenommen sind lediglich Unternehmen, die bereits über das SII, das System zur unmittelbaren Übermittlung von Umsatzsteuerdaten, angebunden sind).

Die obligatorische elektronische Rechnung zwischen Unternehmen und Selbstständigen ist eine ganz andere Baustelle: Sie beruht auf dem Gesetz „Crea y Crece“ (Ley 18/2022) und soll den Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr eindämmen, indem B2B-Geschäfte künftig in einem strukturierten elektronischen Format über Plattformen abgewickelt werden müssen, die den Status jeder Rechnung – angenommen, bezahlt, abgelehnt – nachvollziehbar machen. Die endgültige Durchführungsverordnung hierzu kommt langsamer voran als bei Verifactu, und das tatsächliche Inkrafttreten hängt von deren Verabschiedung und Veröffentlichung ab, die auch die genauen Fristen je nach Umsatzvolumen des Unternehmens festlegen wird.

Der Zeitplan: was feststeht und was man besser nicht als endgültig ansieht

Die Verifactu-Verordnung sieht einen gestaffelten Zeitplan nach Steuerpflichtigentyp vor: zunächst Kapitalgesellschaften, die der Körperschaftsteuer unterliegen, und etwas später Selbstständige, Erbengemeinschaften und übrige Rechtsformen. Dieser Zeitplan wurde gegenüber den ursprünglich 2023 und 2024 kommunizierten Terminen bereits mehrfach verschoben. Wer irgendwo ein konkretes Datum liest, sollte es daher unbedingt mit der Website der Steuerbehörde oder dem eigenen Steuerberater abgleichen, bevor er sich darauf verlässt: In diesem Bereich zählt nur, was aktuell im spanischen Amtsblatt (BOE) veröffentlicht ist – nicht, was vor Monaten kursierte. Fest steht dagegen das Grundprinzip: Je größer das Unternehmen, desto früher greift die Pflicht, und die Softwarehersteller müssen ihre Produkte zertifizieren und anpassen lassen, bevor die jeweilige Nutzergruppe an der Reihe ist. Bei der B2B-E-Rechnung zeichnet sich ein ähnliches Muster ab: Für Kleinunternehmen und Selbstständige wird eine längere Übergangsfrist erwartet als für Großunternehmen, die genauen Termine hängen aber weiterhin von der noch ausstehenden Verordnung ab.

Was jetzt zu tun ist, auch ohne genaues Datum

Man muss nicht auf die letzte Verordnung warten, um sich vorzubereiten. Prüfen Sie zunächst, welche Rechnungssoftware Sie einsetzen, und fragen Sie beim Anbieter nach, ob bereits eine Verifactu-zertifizierte Version vorliegt oder wann diese kommt; wer noch mit Tabellenkalkulationen oder eigenen Vorlagen arbeitet, sollte jetzt auf eine zugelassene Software umsteigen. Zweitens: Klären Sie, falls Sie mit einem Steuerberater oder einer Kanzlei zusammenarbeiten, wer für die Rückverfolgbarkeit der Rechnungsaufzeichnungen verantwortlich ist – diese Pflicht liegt beim Rechnungssteller, nicht beim empfangenden Kunden. Drittens: Gewöhnen Sie sich schon jetzt an den QR-Code und den Hinweis „Rechnung überprüfbar auf der Website der spanischen Steuerbehörde (AEAT)“, die künftig zum festen Erscheinungsbild jeder spanischen Rechnung gehören werden. Und viertens: Wenn Ihr Unternehmen bereits ein hohes Volumen an B2B-Rechnungen ausstellt, behalten Sie im Blick, mit welchen Kunden oder E-Rechnungsplattformen eine technische Anbindung nötig wird – diese Umstellung dauert erfahrungsgemäß länger als gedacht.

Bei Zythos Business verfolgen wir jede Änderung rund um Verifactu und die elektronische Rechnung genau, um unsere Mandanten rechtzeitig zu informieren – ohne Last-Minute-Überraschungen. Wenn Sie als Selbstständiger oder Unternehmen wissen möchten, wann genau die Pflicht für Sie greift, welche Software zu Ihrem Betrieb passt und wie Sie alles ohne doppelten Aufwand vorbereiten, prüfen wir gerne Ihren konkreten Fall und erstellen Ihnen einen klaren Fahrplan.