Verifactu和电子发票:真实时间表与现在该做什么

如果你是自由职业者,或者负责一家中小企业的账务,想必已经听说过Verifactu和企业间强制电子发票这两个概念,而且很可能把它们弄混过。这其实是两项完全不同的义务,分别源自两部不同的法律,但都会逐渐融入你日常开票的流程中,而且自获批以来,两者都经历了多次官方延期。下面就来把每项义务到底是什么、时间表该怎么把握,以及现在就能做的准备工作讲清楚。

Verifactu与B2B电子发票:两码事

Verifactu源自《反欺诈法》(11/2021号法律)及其配套法规(1007/2023号皇家法令)。它的目标是终结那种可以隐匿销售记录的”双重用途软件”:要求开票信息系统(SIF)为每张发票生成链式、不可篡改的记录,并附带数字指纹和二维码。该制度分两种模式:一种是狭义上的Verifactu模式,开票的同时即时将信息发送给税务局(作为回报,可免除其他一些形式性义务);另一种是非Verifactu模式,软件同样满足相同的技术完整性要求,但不实时上报,而是必须保存这些记录,并在税务局要求时能够提供。这几乎影响到所有使用开票软件的自由职业者和企业(已经纳入增值税即时信息提供系统SII、拥有自己申报渠道的主体除外)。

企业与自由职业者之间强制使用的电子发票则完全是另一回事:它源自《创业与增长法》(18/2022号法律),目的是通过要求B2B交易采用结构化电子格式开票,来减少商业拖欠款问题,并借助平台让各方能够查看发票状态(已接受、已支付、已拒收)。相比Verifactu,它的最终配套法规推进得更慢,实际生效时间取决于该法规的审批和公布,而具体期限也会依企业开票规模的不同而有所区别。

时间表:目前已知的信息,以及哪些还不宜当作定论

Verifactu的法规按纳税主体类型设计了分阶段的时间表:首先是缴纳企业所得税的公司,随后稍晚才轮到自由职业者、财产共有体及其他实体。相比2023年和2024年最初流传的日期,这一时间表已经推迟了不止一次,所以如果你在什么地方看到一个具体日期,最好先跟税务局官网或你的顾问核实一下再采信——在这个问题上,唯一”确定”的信息就是当下《官方公报》(BOE)公布的内容,而不是几个月前流传的说法。不过有一点是稳定的:企业规模越大,轮到实施的时间就越早,而软件厂商也有义务在用户实际用到之前,先完成产品的认证和适配。B2B电子发票的情况也类似:预计会给中小企业和自由职业者留出比大企业更长的过渡期,但具体期限仍要等尚未出台的法规确定。

无论具体日期是否已定,现在就该做的事

不必等到最后一份官方公报出炉才开始准备。第一,检查一下你目前使用的开票软件,询问供应商是否已经推出、或何时会推出通过Verifactu认证的版本;如果你还在用电子表格或自制模板开票,现在正是转向正规认证软件的时候。第二,如果你委托了会计师或事务所处理账务,确认清楚谁来负责开票记录的可追溯性——这是开票方的义务,而不是收票客户的义务。第三,开始习惯发票上出现二维码以及”可在税务局官网核验的发票”这类提示语,因为它们很快会成为西班牙所有发票的标准样式。第四,如果你的业务已经涉及大量B2B开票,留意需要与哪些客户或电子发票平台进行系统对接,因为这类技术适配往往比预想的更耗时。

Zythos Business会持续跟踪Verifactu和电子发票的每一项监管动态,提前留出充足时间提醒客户,不搞临时抱佛脚。如果你是自由职业者或中小企业主,想确切了解自己什么时候会受到影响、哪款软件适合你的业务,以及如何不做重复工作就把一切安排妥当,我们可以为你评估具体情况,制定清晰的行动方案。