Verifactu e fattura elettronica: calendario reale e cosa fare subito

Se sei un libero professionista o gestisci la contabilità di una PMI, avrai sicuramente sentito parlare di Verifactu e della fattura elettronica obbligatoria tra imprese, e probabilmente li hai confusi più di una volta. Sono due obblighi distinti, nati da due leggi diverse, che finiranno per convergere nella tua fatturazione quotidiana, ed entrambi hanno accumulato diversi rinvii ufficiali da quando sono stati approvati. Ecco una guida chiara su cosa sia ciascuno, quale calendario tenere d’occhio e cosa puoi fare fin da ora per non arrivare in ritardo.

Verifactu e fattura elettronica B2B: non sono la stessa cosa

Verifactu nasce dalla Legge Antifrode spagnola (Ley 11/2021) e dal relativo regolamento attuativo (RD 1007/2023). Il suo obiettivo è porre fine al “software a doppio uso” che permette di occultare le vendite: impone che i sistemi informatici di fatturazione (SIF) generino registri concatenati e inalterabili di ogni fattura, con impronta digitale e codice QR. Esistono due modalità: la modalità Verifactu vera e propria, che invia ogni fattura all’Agenzia delle Entrate spagnola nel momento stesso dell’emissione (e in cambio esonera da altri obblighi formali), e la modalità non Verifactu, in cui il software rispetta gli stessi requisiti tecnici di integrità ma non trasmette nulla in tempo reale, restando però obbligato a conservare quei registri e a poterli esibire su richiesta del fisco. La norma riguarda praticamente qualsiasi libero professionista o azienda che emetta fatture tramite un software gestionale (fanno eccezione i soggetti già operativi nel sistema di trasmissione immediata dell’IVA, il SII, che seguono un canale proprio).

La fattura elettronica obbligatoria tra imprese e professionisti è tutt’altra faccenda: deriva dalla Legge Crea y Crece (Ley 18/2022) e mira a ridurre i ritardi nei pagamenti commerciali obbligando le operazioni B2B a essere fatturate in formato elettronico strutturato, tramite piattaforme che permettano di conoscere lo stato della fattura (accettata, pagata, rifiutata). Il suo sviluppo regolamentare definitivo procede più lentamente rispetto a Verifactu, e la sua entrata in vigore effettiva resta condizionata all’approvazione e pubblicazione di quel regolamento, che stabilirà i termini esatti in base al volume di fatturato di ciascuna azienda.

Il calendario: cosa si sa e cosa conviene non dare per certo

Il regolamento di Verifactu ha previsto un calendario scaglionato per tipo di contribuente: prima le società soggette all’Imposta sulle Società e, un po’ più avanti, i liberi professionisti, le comunità di beni e le altre entità. Questo calendario ha già subito più di un rinvio rispetto alle date inizialmente circolate nel 2023 e nel 2024, quindi se trovi da qualche parte una data precisa, conviene verificarla con l’Agenzia delle Entrate spagnola o con il proprio consulente prima di darla per buona: in questa materia l’unica cosa “reale” è ciò che viene pubblicato di volta in volta in Gazzetta Ufficiale, non ciò che circolava mesi fa. Ciò che invece resta stabile è il criterio di fondo: più grande è l’azienda, prima scatta l’obbligo, e i produttori di software sono tenuti ad avere i propri prodotti certificati e adeguati prima che tocchi a te utilizzarli. Per la fattura elettronica B2B vale un ragionamento simile: ci si attende un regime transitorio più lungo per PMI e liberi professionisti rispetto alle grandi imprese, ma i termini concreti dipendono dal regolamento ancora in sospeso.

Cosa fare già da ora, che tu abbia o meno la data esatta

Non serve aspettare l’ultima pubblicazione ufficiale per mettersi in regola. Prima di tutto, verifica quale software di fatturazione utilizzi e chiedi al fornitore se dispone già, o quando disporrà, della versione certificata Verifactu; se fatturi con fogli di calcolo o modelli fatti in casa, questo è il momento di passare a un software omologato. In secondo luogo, se lavori con un commercialista o uno studio di consulenza, chiarisci chi sarà responsabile della tracciabilità dei registri di fatturazione: è un obbligo di chi emette la fattura, non di chi la riceve. Terzo, comincia ad abituarti al QR e alla dicitura “Fattura verificabile presso l’Agenzia delle Entrate” che compariranno sulle tue fatture, perché diventeranno un elemento standard di qualsiasi fattura spagnola. Infine, se la tua attività emette già un volume elevato di fatture B2B, tieni d’occhio con quali clienti o piattaforme di fatturazione elettronica dovrai integrarti, perché questo tipo di adeguamento tecnico richiede spesso più tempo del previsto.

In Zythos Business seguiamo da vicino ogni novità normativa su Verifactu e sulla fattura elettronica per avvisare i nostri clienti con sufficiente anticipo, senza sorprese dell’ultimo minuto. Se sei un libero professionista o una PMI e vuoi sapere esattamente quando toccherà a te, quale software si adatta alla tua attività e come arrivare pronto senza duplicare il lavoro, possiamo analizzare il tuo caso specifico e tracciarti una roadmap chiara.