Kilometergeld, Tagegelder und Verpflegung: Was das Unternehmen zahlen darf, ohne dass es zum Gehalt wird

Einem Mitarbeiter Kilometergeld, das Hotel oder das Essen auf einer Dienstreise zu erstatten, ist nicht dasselbe, wie ihm mehr Gehalt zu zahlen. Wird es richtig gemacht, unterliegen diese Beträge nicht als Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit der Besteuerung und erhöhen in Höhe des steuerfreien Betrags weder die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer-Einbehalte (IRPF) noch die für die Sozialversicherungsbeiträge. Wird es falsch gemacht, kann die Steuerbehörde sie als Gehalt behandeln – mit allen Konsequenzen: IRPF-Einbehalt, Sozialversicherungsbeiträge und Umsatzsteueranteil bzw. nicht abzugsfähige Ausgabe. Dieser Leitfaden zeigt, wo die Grenze verläuft.

Was als Fahrt- und Verpflegungskosten gilt

Die spanische IRPF-Verordnung unterscheidet zwei große Kostenarten, die für den Arbeitnehmer steuerfrei bleiben können:

• Fahrtkosten (Locomoción): die Reise des Arbeitnehmers außerhalb seiner üblichen Arbeitsstätte (öffentliche Verkehrsmittel, Taxi, Flugzeug, Zug oder das eigene Fahrzeug).
• Verpflegungs- und Übernachtungskosten: Mahlzeiten und Unterkunft, wenn die Arbeit eine Übernachtung oder eine auswärtige Mahlzeit erfordert.

Eine Grundvoraussetzung wird oft vergessen: Die Reise muss aus beruflichem Anlass und außerhalb der üblichen Arbeitsstätte sowie außerhalb der Gemeinde stattfinden, in der der Arbeitnehmer wohnt. Die tägliche Fahrt von zu Hause ins Büro begründet keine steuerfreien Kosten, auch wenn sie als „Kilometergeld“ vergütet wird.

Steuerfreie Grenzen: pro Kilometer und pro Tag

Die Vorschriften legen Höchstbeträge fest, die nicht versteuert werden. Prüfen Sie stets den aktuell gültigen Betrag in der IRPF-Verordnung, da er angepasst werden kann; die Struktur sieht jedoch so aus:

• Kilometergeld bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs: Steuerfrei ist der in der Verordnung festgelegte Betrag pro gefahrenem Kilometer, zuzüglich nachgewiesener Maut- und Parkgebühren. Was diesen Kilometersatz übersteigt, wird dem Gehalt hinzugerechnet.
• Verpflegung ohne Übernachtung: Es gibt einen täglichen Höchstbetrag, der sich danach unterscheidet, ob die Reise in Spanien oder im Ausland stattfindet; er ist ohne Übernachtung niedriger als mit.
• Verpflegung mit Übernachtung: Der tägliche Höchstbetrag ist höher und variiert ebenfalls zwischen Spanien und dem Ausland.
• Unterkunft: Ausgenommen sind die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten, die mit einer Rechnung belegt sind.

Ein Beispiel mit runden Zahlen, ohne Bezug zum offiziellen Satz: Läge die steuerfreie Grenze bei 0,20 € pro km und ein Mitarbeiter fährt im Monat 1.000 km, blieben 200 € steuerfrei. Zahlt das Unternehmen ihm 0,30 € pro km (300 €), würden die 100 € Differenz zu Gehalt, das dem Einbehalt und den Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt. Dasselbe gilt für Tagegelder: Was den Tageshöchstsatz übersteigt, ist Arbeitslohn.

Zwei wichtige Hinweise. Erstens: Alltägliche Mahlzeiten in der Stadt, in der man arbeitet, sind kein steuerfreies Tagegeld. Sofern die Reisevoraussetzungen nicht vorliegen, werden ein „Essensgutschein“ oder ein Verpflegungszuschuss nach anderen Regeln beurteilt (Sachbezug mit eigener Regelung). Zweitens: Selbstständige natürliche Personen zahlen sich selbst keine steuerfreien Tagegelder; ihre Verpflegungskosten sind nur unter eigenen Voraussetzungen abzugsfähig (sie müssen in gastronomischen Betrieben anfallen, elektronisch bezahlt werden und die Tageshöchstsätze einhalten). Das ist nicht dieselbe Regelung wie bei einem Arbeitnehmer.

Wie Sie es so belegen, dass es einer Prüfung standhält

Die Steuerfreiheit wird nicht vermutet: Sie muss nachgewiesen werden können. Üblicherweise verlangt die Verwaltung Folgendes:

• Schriftliche Reiseanordnung oder Dienstreiseauftrag mit Datum, Ziel und beruflichem Anlass.
• Kilometernachweis: Datum, Start, Ziel, Kilometer und Kennzeichen des Fahrzeugs. Ein Fahrtenbuch oder eine ordentlich geführte Tabelle genügt, wenn sie schlüssig ist.
• Rechnungen für Hotel, Maut, Parken oder öffentliche Verkehrsmittel auf den Namen des Unternehmens, soweit einschlägig.
• Zahlungsnachweis sowie die Übereinstimmung des an den Arbeitnehmer ausgezahlten Betrags mit dem, was in der Gehaltsabrechnung als nicht steuerpflichtiger bzw. steuerfreier Bestandteil ausgewiesen ist.

Die häufigsten Fehler sind: einen „monatlichen Benzin-Festbetrag“ ohne Fahrtennachweis zu zahlen, in der Gehaltsabrechnung als Tagegeld auszuweisen, was in Wahrheit eine verdeckte Gehaltszulage ist, und Fahrten zur üblichen Arbeitsstätte mit echten Dienstreisen zu vermischen. Eine Pauschalzahlung ohne Beleg ist für eine Prüfung Gehalt.

Zur Abzugsfähigkeit für das Unternehmen: Die Ausgabe muss mit der Tätigkeit zusammenhängen, ordnungsgemäß verbucht und belegt sein. Was innerhalb der steuerfreien Grenzen gezahlt wird, ist in der Regel abzugsfähige Betriebsausgabe; was darüber hinausgeht und als Gehalt behandelt wird, ist es ebenfalls, allerdings mit Einbehalt und Sozialversicherungsbeiträgen.

Bei Zythos Business unterstützen wir Selbstständige und KMU dabei, solche Ausgaben von Anfang an zu ordnen: Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen eine Reisekostenrichtlinie, bereiten die Vorlagen für Reiseanordnung und Kilometernachweis vor und prüfen, dass Gehaltsabrechnungen, Einbehalte und Buchhaltung dieselbe Geschichte erzählen. So bleibt, was Betriebsausgabe ist, Betriebsausgabe – und was nicht, wird rechtzeitig korrigiert.