Chilometraggio, diarie e pasti: cosa può pagare l’azienda senza che sia retribuzione

Rimborsare a un dipendente i chilometri, l’hotel o il pasto di una trasferta di lavoro non equivale ad aumentargli lo stipendio. Se fatto correttamente, queste somme non sono tassate come reddito da lavoro e, per la parte esente, non concorrono alla base per le ritenute né per i contributi. Se fatto male, il fisco (Hacienda) può trattarle come retribuzione con tutte le conseguenze: ritenuta IRPF, contributi alla previdenza sociale (Seguridad Social) e IVA o spesa non deducibile. Questa guida spiega dove passa il confine.

Cosa si intende per spese di trasferta e di vitto

Il Regolamento dell’IRPF distingue due grandi categorie che possono risultare esenti da tassazione per il lavoratore:

• Spese di trasporto: lo spostamento del lavoratore fuori dalla sua sede di lavoro abituale (trasporto pubblico, taxi, aereo, treno o veicolo proprio).
• Spese di vitto e alloggio: pasti e pernottamento quando il lavoro obbliga a dormire o a mangiare fuori.

C’è una condizione preliminare che spesso si dimentica: lo spostamento deve avvenire per motivi di lavoro e fuori dal luogo di lavoro abituale e dal comune di residenza del dipendente. Andare ogni giorno da casa all’ufficio non genera spese esenti, per quanto lo si paghi come «rimborso chilometrico».

Limiti esenti: per chilometro e per giorno

La normativa fissa degli importi massimi che non sono tassati. Conviene consultare sempre l’importo vigente nel Regolamento dell’IRPF, perché può essere aggiornato, ma la struttura è questa:

• Chilometraggio con veicolo proprio: è esente l’importo per chilometro percorso fissato dal regolamento, più le spese di pedaggio e parcheggio documentate. Ciò che supera tale importo per km si somma allo stipendio.
• Vitto senza pernottamento: esiste un limite giornaliero diverso a seconda che la trasferta sia in territorio spagnolo o all’estero, ed è più basso se non c’è pernottamento rispetto a quando c’è.
• Vitto con pernottamento: il limite giornaliero è più alto e varia anch’esso tra Spagna ed estero.
• Alloggio: è esente la spesa di soggiorno effettivamente documentata con fattura.

Un esempio con numeri tondi, senza riferirsi all’importo ufficiale: se il limite esente fosse di 0,20 € al km e un dipendente percorresse 1.000 km nel mese, sarebbero esenti 200 €. Se l’azienda gli riconosce 0,30 € al km (300 €), i 100 € di differenza diventerebbero retribuzione soggetta a ritenuta e contributi. Lo stesso vale per le diarie: ciò che eccede il tetto giornaliero è retribuzione.

Due precisazioni importanti. Primo, i pasti di tutti i giorni nella città in cui si lavora non sono diaria esente: se non ricorrono le condizioni di trasferta, un «buono pasto» o un contributo per il pranzo si valuta con altre regole (retribuzione in natura, con un proprio regime). Secondo, il lavoratore autonomo persona fisica non si paga da sé diarie esenti: le sue spese di vitto sono deducibili solo a requisiti propri (che siano sostenute in esercizi di ristorazione e ospitalità, che siano pagate con mezzi elettronici e che rispettino i limiti giornalieri). Non è lo stesso regime di un dipendente.

Come documentarlo per resistere a un controllo

L’esenzione non si presume: bisogna poterla dimostrare. Ciò che di solito richiede l’Amministrazione è:

• Ordine di viaggio o missione scritto, con data, destinazione e motivo professionale.
• Registro dei chilometri: data, partenza, destinazione, chilometri e targa del veicolo. Un registro di percorrenza o un foglio di calcolo ordinato vanno bene se coerenti.
• Fatture di hotel, pedaggi, parcheggio o trasporto pubblico intestate all’azienda, quando previsto.
• Prova del pagamento e coincidenza tra l’importo liquidato al dipendente e quanto risulta in busta paga come voce non imponibile o esente.

Gli errori più frequenti sono pagare «un fisso mensile per la benzina» senza registro dei viaggi, inserire in busta paga come diaria ciò che in realtà è un’integrazione salariale mascherata e mescolare gli spostamenti verso la sede di lavoro abituale con viaggi veri e propri. Un pagamento forfettario senza documentazione è, per un’ispezione, retribuzione.

Quanto alla deducibilità per l’azienda, la spesa deve essere legata all’attività, correttamente contabilizzata e documentata. Ciò che si paga entro i limiti esenti è di norma spesa deducibile; ciò che eccede e viene trattato come retribuzione lo è altrettanto, ma con la sua ritenuta e i suoi contributi.

In Zythos Business aiutiamo autonomi e PMI a organizzare questo tipo di spese fin dall’inizio: definiamo con voi una politica delle trasferte, prepariamo i modelli di ordine di viaggio e di registro dei chilometri, e verifichiamo che buste paga, ritenute e contabilità raccontino la stessa storia. Così ciò che è spesa aziendale resta spesa aziendale, e ciò che non lo è viene regolarizzato per tempo.