Kilometraje, dietas y comidas: qué puede pagar la empresa sin que sea salario

Pagar a un empleado el kilometraje, el hotel o la comida de un viaje de trabajo no es lo mismo que pagarle más sueldo. Si se hace bien, esas cantidades no tributan como rendimiento del trabajo y no suman a la base de retenciones ni de cotización por el importe exento. Si se hace mal, Hacienda puede tratarlas como salario con todas sus consecuencias: retención de IRPF, cotización a la Seguridad Social y cuota de IVA o gasto no deducible. Esta guía explica dónde está la frontera.

Qué se considera gasto de locomoción y de manutención

El Reglamento del IRPF distingue dos grandes conceptos que pueden quedar exentos de tributación para el trabajador:

• Gastos de locomoción: el desplazamiento del trabajador fuera de su centro de trabajo habitual (transporte público, taxi, avión, tren o su propio vehículo).
• Gastos de manutención y estancia: comidas y alojamiento cuando el trabajo obliga a pernoctar o a comer fuera.

Hay una condición previa que se olvida a menudo: el desplazamiento debe producirse por motivo del trabajo y fuera del lugar de trabajo habitual y del municipio donde reside el empleado. Ir cada día de casa a la oficina no genera gastos exentos, por mucho que se pague en concepto de «kilometraje».

Límites exentos: por kilómetro y por día

La normativa fija unas cuantías máximas que no tributan. Conviene consultar siempre el importe vigente en el Reglamento del IRPF, porque puede actualizarse, pero la estructura es esta:

• Kilometraje con vehículo propio: está exento el importe por kilómetro recorrido que fija el reglamento, más los gastos de peaje y aparcamiento justificados. Lo que supere ese importe por km se suma al salario.
• Manutención sin pernocta: hay un límite diario distinto según el desplazamiento sea en territorio español o en el extranjero, y es más bajo si no hay pernocta que si la hay.
• Manutención con pernocta: el límite diario es mayor, y también varía entre España y el extranjero.
• Alojamiento: se exceptúa el gasto de estancia realmente justificado con factura.

Un ejemplo con números redondos y sin atarlo a la cuantía oficial: si el límite exento fuera de 0,20 € por km y un empleado hace 1.000 km en el mes, quedarían exentos 200 €. Si la empresa le abona 0,30 € por km (300 €), los 100 € de diferencia pasarían a ser salario sujeto a retención y cotización. Lo mismo ocurre con las dietas: lo que exceda del tope diario es retribución.

Dos matices importantes. Primero, las comidas del día a día en la ciudad donde se trabaja no son dieta exenta: salvo que se den las condiciones de desplazamiento, un «ticket restaurante» o una ayuda de comida se analiza con otras reglas (retribución en especie con su propio régimen). Segundo, el autónomo persona física no se paga a sí mismo dietas exentas: sus gastos de manutención son deducibles solo con requisitos propios (que se realicen en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y que se cumplan los límites diarios). No es el mismo régimen que el de un empleado.

Cómo justificarlo para que aguante una inspección

La exención no se presume: hay que poder acreditarla. Lo habitual que pide la Administración es:

• Orden de viaje o comisión de servicio por escrito, con fecha, destino y motivo profesional.
• Registro de kilómetros: fecha, origen, destino, kilómetros y matrícula del vehículo. Un cuaderno de ruta o una hoja de cálculo ordenada sirven si son coherentes.
• Facturas de hotel, peajes, aparcamiento o transporte público a nombre de la empresa, cuando sea el caso.
• Prueba del pago y que el importe liquidado al empleado coincide con lo que consta en nómina como concepto no sujeto o exento.

Los errores más repetidos son pagar «un fijo mensual de gasolina» sin registro de viajes, incluir en la nómina como dieta lo que en realidad es un complemento salarial encubierto, y mezclar desplazamientos al centro de trabajo habitual con viajes reales. Un pago a tanto alzado sin soporte es, para una inspección, salario.

En cuanto a la deducibilidad para la empresa, el gasto debe estar vinculado a la actividad, correctamente contabilizado y soportado. Lo que se paga dentro de los límites exentos suele ser gasto deducible; lo que excede y se trata como salario también lo es, pero con su retención y su cotización.

En Zythos Business ayudamos a autónomos y pymes a ordenar este tipo de gastos desde el principio: definimos con ustedes una política de desplazamientos, preparamos los modelos de orden de viaje y registro de kilómetros, y revisamos que nóminas, retenciones y contabilidad cuenten la misma historia. Así, lo que es gasto de empresa se queda como gasto de empresa, y lo que no, se regulariza a tiempo.