里程补贴、差旅津贴与餐费:公司支付哪些费用不算工资

向员工支付出差的里程费、酒店费或餐费,与给员工加薪并不是一回事。只要处理得当,这些款项不属于劳动所得,免税部分也不计入预扣预缴和社保缴费的基数。如果处理不当,税务局可能将其认定为工资,随之而来的是个税预扣、社保缴费,以及增值税或不可扣除费用的问题。本文讲清楚两者的界线在哪里。

什么是交通费和餐饮费

《个人所得税条例》区分了两大类可对员工免税的费用:

• 交通费(locomoción):员工离开其惯常工作地点的出行费用(公共交通、出租车、飞机、火车或自驾车辆)。
• 餐饮与住宿费(manutención y estancia):因工作需要在外过夜或在外用餐时产生的餐费和住宿费。

这里有一个常被忽略的前提:出行必须是因工作原因,并且发生在惯常工作地点以及员工居住的市镇之外。每天从家到办公室不产生免税费用,即使公司以“里程补贴”的名义支付也一样。

免税限额:按公里和按天计算

法规规定了不征税的最高金额。具体数额请始终以《个人所得税条例》现行规定为准,因为它可能调整,但其结构如下:

• 自驾车辆里程:条例规定的每公里金额免税,另加有凭证的过路费和停车费。超出每公里限额的部分计入工资。
• 不过夜的餐饮费:每日限额因出行在西班牙境内还是境外而不同,且不过夜的限额低于过夜的限额。
• 过夜的餐饮费:每日限额更高,同样区分西班牙境内和境外。
• 住宿费:凭发票实际发生并有凭证的住宿费可予免税。

举一个取整数的例子,不对应官方实际金额:假设免税限额为每公里 0.20 欧元,员工当月行驶 1,000 公里,则免税金额为 200 欧元。如果公司按每公里 0.30 欧元(共 300 欧元)支付,差额的 100 欧元就成为工资,需要预扣个税并缴纳社保。差旅津贴也是同理:超出每日上限的部分属于薪酬。

另有两点需要注意。第一,在工作所在城市的日常用餐不属于免税差旅津贴:除非满足出行条件,“餐券”或餐补要适用另一套规则(实物报酬,有其独立的制度)。第二,自然人个体经营者不能给自己发放免税差旅津贴:其餐饮支出只有满足自身的条件才可扣除(须发生在餐饮住宿场所、通过电子方式支付,并且不超过每日限额)。这与员工适用的制度不同。

如何留存凭证,经得起稽查

免税不是默认成立的,必须能够证明。税务机关通常要求提供:

• 书面的出差指令或公务派遣单,载明日期、目的地和公务事由。
• 里程记录:日期、出发地、目的地、公里数和车牌号。只要内容前后一致,行车日志或整理清楚的电子表格即可。
• 以公司名义开具的酒店、过路费、停车费或公共交通发票(如适用)。
• 付款证明,并且实际支付给员工的金额须与工资单中列为不征税或免税项目的金额一致。

最常见的错误有:每月支付“固定油费”却没有出行记录;把实际上是变相工资补贴的款项作为差旅津贴计入工资单;把前往惯常工作地点的通勤与真实出差混在一起。对稽查而言,没有凭证的定额支付就是工资。

至于公司层面的可扣除性,费用必须与经营活动相关,且账务处理正确、凭证齐全。在免税限额内支付的款项通常可以扣除;超出限额并按工资处理的部分同样可以扣除,但需要预扣个税并缴纳社保。

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