Als Ausländer in Spanien selbstständig arbeiten: der komplette Leitfaden zu Anmeldung und Pflichten

Als Ausländer in Spanien auf eigene Rechnung zu arbeiten ist problemlos möglich und unter Expats und digitalen Nomaden immer verbreiteter. Verunsichernd ist weniger der Aufwand als die Fülle an Abkürzungen und Behörden, die beteiligt sind. Dieser Leitfaden erklärt dir von Grund auf und in der richtigen Reihenfolge, was du brauchst, um legal als „Autónomo“ zu fakturieren – so heißt in Spanien der selbstständig Erwerbstätige.

Zuerst: NIE und Arbeitserlaubnis

Das erste Dokument ist die NIE (Número de Identidad de Extranjero): eine persönliche, einmalige und dauerhafte Nummer, mit der Ausländer gegenüber der spanischen Verwaltung identifiziert werden. Ohne sie kannst du keine Tätigkeit anmelden, keine wesentlichen Verträge abschließen und keine Steuern erklären. Beantragt wird sie bei Polizeidienststellen der Policía Nacional oder in Ausländerbehörden sowie bei den spanischen Konsulaten in deinem Heimatland.

Wichtig ist eine Unterscheidung: Eine NIE zu haben bedeutet nicht, arbeiten zu dürfen. Bürger der Europäischen Union können sich ohne weitere Formalitäten als Selbstständige niederlassen. Kommst du aus einem Land außerhalb der EU, brauchst du eine Aufenthaltsgenehmigung, die dich zur selbstständigen Erwerbstätigkeit berechtigt (es gibt zum Beispiel spezielle Visa für Unternehmensgründer und für internationale Remote-Arbeitende). Die Bedingungen ändern sich häufig – prüfe sie daher vor dem Schritt in offiziellen Quellen oder mit einem Fachmann.

Die Anmeldung an zwei Fronten: Finanzamt und Sozialversicherung

Um legal tätig zu sein, musst du dich bei zwei verschiedenen Stellen registrieren – und die sollte man nicht verwechseln.

1. Finanzamt (AEAT, Agencia Estatal de Administración Tributaria). Das geschieht über die Steuerstammdatenerklärung, das Modelo 036, in dem du deine Tätigkeit, das Startdatum, deinen steuerlichen Wohnsitz und die Steuern angibst, zu denen du verpflichtet bist. Es gibt eine vereinfachte Variante, das Modelo 037, gedacht für einfache Fälle, auch wenn in der Praxis fast alle das 036 verwenden. Bei diesem Schritt legst du unter anderem fest, ob du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer (IVA) und Einkommensteuer-Einbehalte anwendest.

2. Sozialversicherung. Selbstständige zahlen in das RETA ein (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, das Sondersystem für Selbstständige). Dieser Beitrag gibt dir Anspruch auf die öffentliche Gesundheitsversorgung, auf Leistungen bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit und auf die spätere Rente. Bist du Ausländer, prüfe außerdem, ob dein Land ein Abkommen mit Spanien zur Koordinierung der Beitragszeiten hat.

Ein praktischer Hinweis: Für diese Behördengänge online brauchst du ein digitales Zertifikat oder das System Cl@ve, die elektronische Identifizierung der spanischen Verwaltungen.

Was du zahlen wirst: der Beitrag nach Einkommensstufen

Seit 2023 ist der monatliche RETA-Beitrag nicht mehr pauschal, sondern hängt von deinen Nettoeinkünften ab (Einnahmen abzüglich abzugsfähiger Ausgaben). Es gibt eine Stufentabelle: Je höher die Einkünfte, desto höher der Beitrag. Bei der Anmeldung schätzt du deine Jahreseinnahmen und kannst deine Stufe im Laufe des Jahres anpassen; am Ende vergleicht die Sozialversicherung deine Prognose mit dem, was tatsächlich beim Finanzamt erklärt wurde, und gleicht die Differenz aus – zu deinen Gunsten oder zu deinen Lasten.

Für Existenzgründer gibt es im ersten Tätigkeitsjahr eine ermäßigte Pauschale (tarifa plana). Die genauen Beträge werden gesetzlich angepasst; am besten schaust du sie daher am Tag deiner Anmeldung auf der Website der Sozialversicherung nach.

Was du jedes Quartal einreichen wirst

Hier liegt der eigentliche Alltag des Selbstständigen. Für jedes Kalenderquartal reichst du in der Regel folgende Modelle ein:

Modelo 303 (IVA). Du erklärst die Umsatzsteuer, die du von deinen Kunden kassiert hast, und ziehst die ab, die du für deine beruflichen Ausgaben bezahlt hast. Die Differenz führst du an das Finanzamt ab (oder sie wird dir erstattet bzw. verrechnet).

Modelo 130 (IRPF). Das ist eine Vorauszahlung auf deine jährliche Einkommensteuer, berechnet auf deinen im Jahr aufgelaufenen Gewinn. Es gibt Fälle, in denen sie nicht verpflichtend ist, zum Beispiel wenn der Großteil deiner Rechnungen bereits einen Einbehalt enthält.

Je nach Fall können weitere hinzukommen, etwa das Modelo 111 (Einbehalte für Arbeitnehmer oder Freiberufler, die dir Rechnungen stellen), das 115 (wenn du Miete für ein Geschäftslokal zahlst) oder das 349 (Geschäfte mit Unternehmen aus anderen EU-Ländern). Die Fristen enden in der Regel am 20. des Monats nach Quartalsende, die des vierten Quartals reicht bis Ende Januar. Verspätete Abgabe zieht Zuschläge und Sanktionen nach sich.

Außerdem reichst du einmal im Jahr die Einkommensteuererklärung (Modelo 100) ein und, je nach Fall, Jahresübersichten wie das Modelo 390 zur Umsatzsteuer. Bedenke auch, dass es einen Unterschied macht, ob du als Gebietsansässiger oder als Gebietsfremder besteuert wirst; als allgemeine Orientierung knüpft der steuerliche Wohnsitz unter anderem an einen Aufenthalt von mehr als 183 Tagen in Spanien innerhalb eines Kalenderjahres an.

Wir von Zythos Business begleiten Selbstständige und KMU, darunter viele ausländische Fachkräfte, auf diesem gesamten Weg: von der Erstanmeldung und der Wahl der Beitragsstufe bis zur pünktlichen Einreichung jedes Quartalsmodells und der Buchhaltung, die dahintersteht. Wenn du deine Zeit lieber deinen Kunden widmest, statt Abkürzungen zu entschlüsseln, bringen wir dich vom ersten Tag an geordnet an den Start.