Recargo de Equivalenz: Was es ist, wer es anwendet und wie fakturiert wird

Wenn Sie ein Geschäft, einen Obst- und Gemüseladen oder einen kleinen Einzelhandelsbetrieb führen, ist Ihnen sicher schon aufgefallen, dass Ihr Lieferant Ihnen auf der Rechnung zusätzlich zur Umsatzsteuer einen weiteren Prozentsatz aufschlägt. Dieser Aufschlag ist der Recargo de Equivalencia (Äquivalenzzuschlag), eine Sonderregelung bei der Umsatzsteuer, die das steuerliche Leben des Einzelhandels vereinfachen soll. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen ohne Umschweife, wie sie funktioniert, für wen sie gilt und welche Pflichten damit verbunden sind.

Was der Recargo de Equivalencia ist und wer ihm unterliegt

Der Recargo de Equivalencia ist eine Sonderregelung der Umsatzsteuer, bei der der Einzelhändler die Umsatzsteuer auf seine Verkäufe nicht abführt: Die Steuer wird bereits vorab von seinem Lieferanten entrichtet, und zwar über den Zuschlag, den dieser ihm in Rechnung stellt. So erhebt die Finanzverwaltung die Umsatzsteuer an der Quelle und erspart sich die Bearbeitung Tausender Steuererklärungen kleiner Geschäfte.

Sie gilt in der Regel für Einzelhändler, die natürliche Personen sind (Selbstständige) und die Waren, die sie einkaufen, an den Endverbraucher verkaufen – entweder unverändert oder nach einer Bearbeitung, die das Wesen der Ware nicht wesentlich verändert. Dabei sollten Sie mehrere Punkte beachten:

• Die Regelung ist verpflichtend, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind; sie ist keine Option, die Sie nach Belieben wählen können. Ein Verzicht ist nur in den Fällen und nach dem Verfahren möglich, die die Vorschriften vorsehen, und zwar über die Steuerregistererklärung (declaración censal).

• Sie gilt nicht für Gesellschaften (SL, SA usw.), Gütergemeinschaften (comunidades de bienes) und andere Rechtsträger: Die Regelung ist natürlichen Personen vorbehalten.

• Ausgeschlossen sind Tätigkeiten, die die Vorschriften ausdrücklich ausnehmen, etwa bestimmte hochwertige Güter oder Herstellungstätigkeiten. Prüfen Sie daher Ihre IAE-Position (epígrafe del IAE), bevor Sie etwas als gegeben annehmen.

• Üben Sie zusätzlich andere Tätigkeiten aus, die nicht dem Zuschlag unterliegen, wird die Behandlung nach Tätigkeit getrennt, jeweils mit eigenen Regeln.

Ein typisches Beispiel: Ein Selbstständiger mit einem Bekleidungsgeschäft, der Kleidung bei einem Großhändler einkauft und in seinem Laden an Privatpersonen verkauft, unterliegt grundsätzlich dem Recargo de Equivalencia.

Wie Ihr Lieferant Ihnen in Rechnung stellt

Der Schlüssel liegt in der Einkaufsrechnung. Ihr Lieferant berechnet Ihnen zweierlei: die Umsatzsteuer in der für das Produkt geltenden Höhe und zusätzlich den Recargo de Equivalencia, einen weiteren Prozentsatz auf dieselbe Bemessungsgrundlage. Die Zuschlagssätze hängen vom jeweiligen Umsatzsteuersatz des Produkts ab und sind im Umsatzsteuergesetz (Ley del IVA) festgelegt. Prüfen Sie sie daher stets anhand der geltenden Vorschriften oder mit Ihrem Steuerberater.

Ein Beispiel mit runden Zahlen, dem Normalsatz von 21 % und einem Zuschlag von 5,2 %:

• Bemessungsgrundlage: 1.000 €
• Umsatzsteuer (21 %): 210 €
• Recargo de Equivalencia (5,2 %): 52 €
• Rechnungsbetrag gesamt: 1.262 €

Dieser Zuschlag ist für Sie ein echter Kostenfaktor: Er ist nicht erstattungsfähig. Auch die gezahlte Vorsteuer können Sie nicht abziehen, da Sie keine Umsatzsteuererklärungen abgeben. Deshalb müssen Sie bei der Festlegung Ihrer Verkaufspreise die Gesamtkosten inklusive Umsatzsteuer und Zuschlag als Anschaffungspreis ansetzen. Ihr Lieferant wiederum führt diesen Zuschlag in seinem eigenen Modelo 303 an die Finanzverwaltung ab.

Warum Sie kein Modelo 303 abgeben (und was Sie trotzdem tun müssen)

Da die Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe bereits durch den beim Einkauf gezahlten Zuschlag abgedeckt ist, berechnet der Händler im Recargo de Equivalencia seinen Kunden keine Umsatzsteuer: Seine Kassenbons und Rechnungen weisen keine Umsatzsteuer aus. Da er weder Steuer berechnet noch Vorsteuer abzieht, hat er nichts abzuführen und gibt für diese Tätigkeit weder das Modelo 303 noch die Jahresübersicht Modelo 390 ab.

Das heißt jedoch nicht, dass Sie keine Pflichten haben. Diese Punkte werden häufig vergessen:

• Bewahren Sie alle Einkaufsrechnungen auf: Sie sind der Nachweis für die gezahlte Umsatzsteuer und den Zuschlag sowie für Ihre Ausgaben im Rahmen der Einkommensteuer (IRPF).

• Sie unterliegen weiterhin der Einkommensteuer (IRPF): Vorauszahlungen (Modelo 130, falls zutreffend) und Einkommensteuererklärung mit dem Ergebnis Ihrer Tätigkeit.

• Buchführung: Register der Verkäufe und Einnahmen sowie der Ausgaben, je nach Ihrer Gewinnermittlungsmethode.

• Vorgänge außerhalb der Regelung: Wenn Sie bei Lieferanten aus der EU einkaufen, Waren importieren oder Dienstleistungen erbringen, ändert sich die umsatzsteuerliche Behandlung, und es können besondere Pflichten entstehen.

Häufige Fehler: Ihren Kunden bei Umsätzen, die unter die Regelung fallen, Umsatzsteuer berechnen, versuchen, die Vorsteuer aus den Einkäufen abzuziehen, oder den Zuschlag beim Lieferanten nicht einfordern und später mit einer Nachveranlagung konfrontiert werden. Wenn Ihr Lieferant Ihnen den Zuschlag nicht berechnet hat, prüfen Sie Ihre Registerdaten (situación censal): Möglicherweise ist die Regelung falsch angemeldet.

Zythos Business unterstützt Selbstständige und kleine und mittlere Unternehmen dabei, zu prüfen, ob ihre Steuerregistereintragung und ihre Umsatzsteuerregelung der Realität ihres Geschäfts entsprechen, die Einkaufsrechnungen korrekt aufgebaut sind und die Pflichten bei der Einkommensteuer fristgerecht erfüllt werden. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Geschäft dem Recargo de Equivalencia unterliegen muss, prüfen wir das gemeinsam mit Ihnen, bevor daraus ein Problem wird.