Den ersten Mitarbeiter in Spanien einstellen: Leitfaden für ausländische Unternehmer

Die erste Person einzustellen ist der Schritt, der jemanden, der allein arbeitet, von jemandem trennt, der ein Unternehmen führt. In Spanien bedeutet das zudem mehrere Behörden, Formalitäten und Fristen, die ein ausländischer Unternehmer vorab selten kennt. Dieser Leitfaden erklärt von Grund auf, was es 2026 heißt, den ersten Mitarbeiter anzumelden, und welche Fehler Sie besser vermeiden.

Die realen Kosten: Das Gehalt ist nur der Anfang

Die erste Überraschung: Was ein Mitarbeiter das Unternehmen kostet, entspricht nicht dem Gehalt im Vertrag. Zusätzlich zum Bruttogehalt (dem Betrag, den der Mitarbeiter vor Steuern erhält) zahlt das Unternehmen jeden Monat eigene Beiträge zur Sozialversicherung (Seguridad Social), dem staatlichen System, das Renten, Arbeitslosigkeit, Krankschreibungen und weitere Leistungen abdeckt. Diese Beiträge umfassen unter anderem die Beiträge für gewöhnliche Risiken (contingencias comunes), Arbeitslosigkeit, Berufsbildung, den Lohngarantiefonds (Fondo de Garantía Salarial) und Arbeitsunfälle. Als Faustregel erhöhen sie das Bruttogehalt um rund ein Drittel, wobei der genaue Prozentsatz von der Tätigkeit sowie von den jährlich festgelegten Beitragsbemessungsgrundlagen und Beitragssätzen abhängt.

Als Größenordnung zur Veranschaulichung: Ein Jahresbruttogehalt von 24.000 Euro kann Gesamtkosten von 31.000 bis 32.000 Euro verursachen. Hinzu kommen noch der Arbeitsschutz, die Gestoría und gegebenenfalls eine mögliche Abfindung bei Kündigung. Wichtig: Der Sozialversicherungsanteil, den der Arbeitnehmer trägt, und der Steuereinbehalt werden vom Bruttogehalt abgezogen und sind für Sie daher keine zusätzlichen Kosten.

Prüfen Sie vor der Festlegung des Gehalts den Tarifvertrag (convenio colectivo) Ihrer Branche: eine Vereinbarung, die Mindestlöhne, Arbeitszeit, Urlaub und Berufsgruppen regelt und verbindlich gilt, auch wenn im Arbeitsvertrag etwas anderes steht.

Anmeldung bei der Sozialversicherung und Arbeitsvertrag: Die Reihenfolge zählt

Bevor die Person ihre Arbeit aufnimmt, muss das Unternehmen bei der Generalschatzkammer der Sozialversicherung (Tesorería General de la Seguridad Social, TGSS) registriert und der Arbeitnehmer angemeldet sein. Als Selbständiger zahlen Sie bereits in das RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, das Sonderregime für Selbständige) ein, das genügt aber nicht: Als Arbeitgeber benötigen Sie zusätzlich eine Beitragskontonummer (código de cuenta de cotización) für Ihre Mitarbeiter. Ein Arbeitsbeginn ohne vorherige Anmeldung ist ein Verstoß, der empfindliche Sanktionen nach sich ziehen kann und sich nicht „nachträglich“ heilen lässt.

Fast alles wird elektronisch abgewickelt. Sie benötigen daher eine steuerliche Kennung (die NIF Ihrer Gesellschaft oder Ihre NIE, die Identifikationsnummer für Ausländer) und ein digitales Zertifikat, oder Sie bevollmächtigen einen Fachmann, in Ihrem Namen zu handeln.

Seit der Arbeitsmarktreform von 2021 ist der unbefristete Vertrag der Regelfall; befristete Verträge sind nur aus bestimmten Gründen zulässig, etwa bei einem unvorhersehbaren Anstieg der Produktion oder zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers. Der Vertrag muss dem staatlichen Arbeitsamt (Servicio Público de Empleo Estatal, SEPE) fristgerecht gemeldet werden. Ist der Mitarbeiter Ausländer und stammt nicht aus der Europäischen Union, prüfen Sie vorab, ob er über eine Arbeitserlaubnis für Spanien verfügt: Die Verantwortung für diese Prüfung liegt bei Ihnen.

Steuereinbehalt, Modelo 111 und wer welche Aufgabe übernimmt

Bei jeder Gehaltsabrechnung behält das Unternehmen einen Teil des Gehalts als Vorauszahlung auf die IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, die spanische Einkommensteuer) des Mitarbeiters ein und führt ihn an die AEAT ab, die spanische Steuerbehörde. Diese Abführung wird jedes Quartal im Modelo 111 erklärt, und zu Beginn des Folgejahres wird eine Jahreszusammenfassung eingereicht, das Modelo 190. Der Einbehaltssatz hängt vom Gehalt sowie von der persönlichen und familiären Situation des Arbeitnehmers ab, die dieser dem Unternehmen mit dem Modelo 145 mitteilt. Außerdem muss Ihr Eintrag im Zensus der AEAT ausweisen, dass Sie zum Einbehalt verpflichtet sind (retenedor); ist das nicht der Fall, wird das mit einer Zensuserklärung (declaración censal) korrigiert.

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, es genüge, „die Lohnabrechnung zu machen“. Tatsächlich gibt es zwei getrennte Bereiche. Die arbeitsrechtliche Beratung (asesoría laboral) kümmert sich um Verträge, An- und Abmeldungen, Lohnabrechnungen, die monatlichen Sozialversicherungsbeiträge und den anwendbaren Tarifvertrag. Die steuerliche und buchhalterische Beratung reicht die Modelle 111 und 190 ein, bucht den Personalaufwand in der Buchhaltung und bewertet, wie er sich auf Ihre Körperschaftsteuer oder, als Selbständiger, auf Ihre IRPF auswirkt. Beide müssen dieselbe Sprache sprechen: Die in den Lohnabrechnungen ausgewiesenen Einbehalte müssen mit dem übereinstimmen, was Sie an das Finanzamt abführen und was in Ihren Büchern steht. Abweichungen sind genau das, was Betriebsprüfungen in der Regel aufdecken.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbständige und KMU, auch solche aus dem Ausland, beim Einstellen: Wir prüfen die realen Kosten, bevor Sie unterschreiben, koordinieren den arbeitsrechtlichen mit dem steuerlichen Teil und sorgen dafür, dass Einbehalte, Modelle und Buchhaltung ab der ersten Lohnabrechnung stimmen. So können Sie sich darauf konzentrieren, Ihr Unternehmen wachsen zu lassen, statt Bürokratie zu entschlüsseln.