Contratar a tu primer empleado en España: guía para empresarios extranjeros

Contratar a la primera persona es el salto que separa a quien trabaja solo de quien dirige un negocio. En España, además, implica varios organismos, trámites y plazos que un empresario extranjero rara vez conoce de antemano. Esta guía explica, desde cero, qué supone en 2026 dar de alta a tu primer empleado y qué errores conviene evitar.

El coste real: el sueldo es solo el principio

La primera sorpresa es que lo que cuesta un trabajador a la empresa no coincide con el sueldo del contrato. Además del salario bruto (lo que el empleado cobra antes de impuestos), la empresa paga cada mes sus propias cotizaciones a la Seguridad Social, el sistema público que cubre pensiones, desempleo, bajas médicas y otras prestaciones. Esas cotizaciones incluyen contingencias comunes, desempleo, formación profesional, Fondo de Garantía Salarial y accidentes de trabajo, entre otros conceptos. Como regla práctica, añaden cerca de un tercio al salario bruto, aunque el porcentaje exacto depende de la actividad y de las bases y tipos que se fijan cada año.

Como orden de magnitud ilustrativo, un salario bruto anual de 24.000 euros puede acercarse a un coste total de entre 31.000 y 32.000 euros. Y todavía hay que sumar la prevención de riesgos laborales, la gestoría y, llegado el caso, una posible indemnización por despido. Ojo: la parte de Seguridad Social que paga el trabajador y la retención de impuestos se descuentan de su salario bruto, así que no son un coste adicional para ti.

Antes de fijar el sueldo, consulta el convenio colectivo de tu sector: un acuerdo que establece salarios mínimos, jornada, vacaciones y categorías profesionales, y que es de aplicación obligatoria aunque el contrato diga otra cosa.

Alta en la Seguridad Social y contrato: el orden importa

Antes de que la persona empiece a trabajar, la empresa debe estar inscrita en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y el trabajador debe estar dado de alta. Si eres autónomo, ya cotizas en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos), pero eso no basta: como empleador necesitas además un código de cuenta de cotización para tus trabajadores. Empezar a trabajar sin alta previa es una infracción que puede acarrear sanciones importantes y no se arregla «después».

Casi todo se tramita por vía electrónica, así que necesitarás un identificador fiscal (el NIF de tu sociedad o tu NIE, el número de identificación de extranjero) y un certificado digital, o bien apoderar a un profesional para que actúe en tu nombre.

Desde la reforma laboral de 2021, la regla general es el contrato indefinido; los temporales solo se admiten por causas concretas, como un aumento imprevisible de la producción o la sustitución de otro trabajador. El contrato debe comunicarse al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) dentro de plazo. Si el empleado es extranjero y no procede de la Unión Europea, comprueba antes que dispone de autorización para trabajar en España: la responsabilidad de verificarlo es tuya.

Retenciones, modelo 111 y a quién encargar cada cosa

En cada nómina, la empresa retiene una parte del sueldo como anticipo del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) del empleado y la ingresa en la AEAT, la Agencia Tributaria española. Ese ingreso se declara cada trimestre en el modelo 111, y a comienzos del año siguiente se presenta un resumen anual, el modelo 190. El porcentaje de retención depende del salario y de la situación personal y familiar del trabajador, que este comunica a la empresa mediante el modelo 145. Además, tu ficha en el censo de la AEAT debe reflejar que eres retenedor, es decir, que estás obligado a retener; si no es así, se corrige con una declaración censal.

Un error habitual es pensar que basta con «hacer la nómina». En realidad hay dos frentes distintos. La asesoría laboral se ocupa de contratos, altas y bajas, nóminas, cotizaciones mensuales a la Seguridad Social y convenio aplicable. La asesoría fiscal y contable presenta los modelos 111 y 190, registra el gasto de personal en la contabilidad y valora cómo afecta a tu Impuesto sobre Sociedades o a tu IRPF como autónomo. Ambas deben hablar el mismo idioma: las retenciones que aparecen en las nóminas tienen que coincidir con lo que ingresas en Hacienda y con lo que figura en tus libros, y las discrepancias son justo lo que las inspecciones suelen detectar.

En Zythos Business acompañamos a autónomos y pymes, también a los que llegan del extranjero, en el momento de contratar: revisamos el coste real antes de que firmes, coordinamos la parte laboral con la fiscal y nos ocupamos de que retenciones, modelos y contabilidad cuadren desde la primera nómina. Así puedes centrarte en hacer crecer tu negocio en lugar de descifrar la burocracia.