Assumere il primo dipendente in Spagna: guida per imprenditori stranieri

Assumere la prima persona è il salto che separa chi lavora da solo da chi dirige un’impresa. In Spagna, inoltre, significa confrontarsi con diversi enti, adempimenti e scadenze che un imprenditore straniero raramente conosce in anticipo. Questa guida spiega, partendo da zero, cosa comporta nel 2026 l’iscrizione del tuo primo dipendente e quali errori conviene evitare.

Il costo reale: lo stipendio è solo l’inizio

La prima sorpresa è che il costo di un lavoratore per l’azienda non coincide con lo stipendio indicato nel contratto. Oltre alla retribuzione lorda (quanto il dipendente percepisce prima delle imposte), ogni mese l’azienda versa i propri contributi alla Seguridad Social, il sistema pubblico spagnolo che copre pensioni, disoccupazione, malattia e altre prestazioni. Questi contributi comprendono, tra le altre voci, le contingenze comuni, la disoccupazione, la formazione professionale, il Fondo di garanzia salariale e gli infortuni sul lavoro. Come regola pratica, aggiungono circa un terzo alla retribuzione lorda, anche se la percentuale esatta dipende dall’attività e dalle basi e dalle aliquote che vengono fissate ogni anno.

A titolo puramente indicativo, una retribuzione lorda annua di 24.000 euro può avvicinarsi a un costo totale compreso tra 31.000 e 32.000 euro. E vanno ancora aggiunti la prevenzione dei rischi sul lavoro, il costo dello studio che segue le pratiche e, se del caso, un’eventuale indennità di licenziamento. Attenzione: la quota di Seguridad Social a carico del lavoratore e la ritenuta d’imposta vengono trattenute dalla sua retribuzione lorda, quindi non rappresentano un costo aggiuntivo per te.

Prima di fissare lo stipendio, consulta il contratto collettivo (convenio colectivo) del tuo settore: un accordo che stabilisce retribuzioni minime, orario di lavoro, ferie e inquadramenti professionali, e che si applica obbligatoriamente anche se il contratto individuale prevede altro.

Iscrizione alla Seguridad Social e contratto: l’ordine conta

Prima che la persona inizi a lavorare, l’azienda deve essere iscritta alla Tesoreria Generale della Seguridad Social (TGSS) e il lavoratore deve essere stato regolarmente registrato. Se sei un lavoratore autonomo, versi già i contributi al RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, il regime speciale dei lavoratori autonomi), ma questo non basta: come datore di lavoro ti serve inoltre un codice di conto contributivo per i tuoi dipendenti. Iniziare a lavorare senza iscrizione preventiva è un’infrazione che può comportare sanzioni pesanti e che non si sistema «dopo».

Quasi tutto si gestisce per via telematica, quindi ti servirà un identificativo fiscale (il NIF della tua società oppure il tuo NIE, il numero di identificazione degli stranieri) e un certificato digitale, oppure potrai conferire una procura a un professionista perché agisca per tuo conto.

Dalla riforma del lavoro del 2021, la regola generale è il contratto a tempo indeterminato; i contratti a termine sono ammessi solo per cause specifiche, come un aumento imprevedibile della produzione o la sostituzione di un altro lavoratore. Il contratto deve essere comunicato al Servizio pubblico di occupazione statale (SEPE) entro i termini previsti. Se il dipendente è straniero e non proviene dall’Unione Europea, verifica prima che disponga dell’autorizzazione a lavorare in Spagna: la responsabilità di controllarlo è tua.

Ritenute, modello 111 e a chi affidare ogni cosa

Su ogni busta paga, l’azienda trattiene una parte della retribuzione come acconto dell’IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, l’imposta sul reddito delle persone fisiche) del dipendente e la versa all’AEAT, l’Agenzia tributaria spagnola. Questo versamento si dichiara ogni trimestre nel modello 111, e all’inizio dell’anno successivo si presenta un riepilogo annuale, il modello 190. La percentuale di ritenuta dipende dalla retribuzione e dalla situazione personale e familiare del lavoratore, che la comunica all’azienda tramite il modello 145. Inoltre, la tua posizione nel censimento dell’AEAT deve riflettere che sei sostituto d’imposta, cioè che hai l’obbligo di effettuare ritenute; in caso contrario, la si corregge con una dichiarazione censuaria.

Un errore frequente è pensare che basti «fare la busta paga». In realtà ci sono due fronti distinti. La consulenza del lavoro si occupa di contratti, assunzioni e cessazioni, buste paga, contributi mensili alla Seguridad Social e contratto collettivo applicabile. La consulenza fiscale e contabile presenta i modelli 111 e 190, registra il costo del personale nella contabilità e valuta come incide sulla tua imposta sulle società (Impuesto sobre Sociedades) o sul tuo IRPF di lavoratore autonomo. Entrambe devono parlare la stessa lingua: le ritenute che compaiono nelle buste paga devono coincidere con quanto versi al fisco e con quanto risulta dai tuoi libri contabili, e le discrepanze sono proprio ciò che le ispezioni tendono a individuare.

In Zythos Business affianchiamo autonomi e PMI, compresi quelli che arrivano dall’estero, nel momento dell’assunzione: verifichiamo il costo reale prima che tu firmi, coordiniamo la parte del lavoro con quella fiscale e ci assicuriamo che ritenute, modelli e contabilità quadrino fin dalla prima busta paga. Così puoi concentrarti sulla crescita della tua attività invece di decifrare la burocrazia.