在西班牙聘请第一名员工:外国企业主指南

聘请第一名员工,是从一个人单干迈向经营企业的关键一步。而在西班牙,这还涉及多个机构、手续和期限,外国企业主往往事先并不了解。本文从零开始,讲解2026年为第一名员工办理入职登记意味着什么,以及哪些错误需要避免。

真实成本:工资只是开始

第一个意外是:一名员工给公司带来的成本,与合同上的工资并不相等。除了税前工资(员工在扣税前领取的金额)之外,公司每月还要自行缴纳社会保险(Seguridad Social,即涵盖养老金、失业、病假及其他福利的公共体系)。这些缴费包括一般性风险(contingencias comunes)、失业、职业培训、工资担保基金(Fondo de Garantía Salarial)和工伤等项目。根据经验,大约会在税前工资的基础上增加三分之一,具体比例取决于所属行业,以及每年确定的缴费基数和费率。

作为说明数量级的示例,年税前工资24,000欧元,公司的总成本可能接近31,000至32,000欧元。此外还要加上职业风险预防、代办机构(gestoría)的费用,以及必要时可能产生的解雇赔偿。需要注意:员工本人承担的社保部分和个税预扣,都是从其税前工资中扣除的,因此对你来说并不是额外成本。

在确定工资之前,请先查阅所在行业的集体协议(convenio colectivo):这是一种规定最低工资、工时、假期和职业类别的协议,即使合同另有约定,也必须强制适用。

社保登记与合同:顺序很重要

在员工开始工作之前,公司必须已在社会保障总署(TGSS)完成登记,员工也必须已办理参保登记。如果你是个体经营者(autónomo),你已经在 RETA(个体经营者特别制度)中缴费,但这还不够:作为雇主,你还需要为员工申请一个缴费账户代码(código de cuenta de cotización)。未经事先登记就开始工作属于违法行为,可能招致严厉处罚,而且无法“事后”补办。

几乎所有手续都通过电子方式办理,因此你需要一个税务识别号(公司的NIF,或你本人的NIE,即外国人身份号码)和一个数字证书,或者委托专业人士代为办理。

自2021年劳动改革以来,一般规则是签订无固定期限合同;只有在特定情形下才允许签订临时合同,例如产量出现不可预见的增长,或替代其他员工。合同必须在规定期限内向国家公共就业服务局(SEPE)备案。如果员工是外国人且不来自欧盟,请事先确认其持有在西班牙的工作许可:核实的责任在你。

预扣税、111表,以及各项工作该交给谁

每次发放工资时,公司都会预扣一部分工资,作为员工个人所得税(IRPF)的预缴款,并将其缴纳给西班牙税务局(AEAT)。这笔款项按季度通过111表(modelo 111)申报,次年年初再提交年度汇总,即190表。预扣比例取决于工资水平以及员工的个人和家庭情况,员工通过145表向公司申报这些情况。此外,你在AEAT税务登记(censo)中的信息必须显示你是扣缴义务人(retenedor),即负有预扣义务;若并非如此,需通过税务登记申报(declaración censal)予以更正。

一个常见的误区,是以为只要“做好工资单”就够了。实际上这里有两条不同的战线。劳务顾问(asesoría laboral)负责劳动合同、入职与离职登记、工资单、每月的社保缴费以及适用的集体协议。税务与会计顾问(asesoría fiscal y contable)负责提交111表和190表,在账簿中记录人员费用,并评估其对你的企业所得税(或作为个体经营者的个人所得税)有何影响。双方必须口径一致:工资单上的预扣税,要与你向税务局缴纳的金额以及账簿中的记录相符,而税务稽查往往恰恰是从这些不一致中发现问题的。

在 Zythos Business,我们陪伴个体经营者和中小企业(包括来自国外的企业主)走过用工这一步:在你签约之前审核真实成本,协调劳务与税务两方面的工作,并确保从第一张工资单起,预扣税、申报表和会计账目就能对得上。这样,你就可以专注于发展自己的业务,而不必费力去破解繁琐的行政手续。