Selbstständig in Spanien als Ausländer: Der komplette Leitfaden zu Anmeldung, RETA und Quartalsmeldungen

Der Umzug nach Spanien, um selbstständig zu arbeiten – ob als digitaler Nomade, Freelancer aus einem anderen EU-Land oder als Fachkraft von außerhalb Europas, die sich hier niederlassen möchte – bedeutet, sich mit einem Steuer- und Verwaltungssystem auseinanderzusetzen, das auf den ersten Blick undurchsichtig wirken kann. Die gute Nachricht: Sobald man die einzelnen Schritte kennt, lässt sich der Prozess gut bewältigen. Dieser Leitfaden begleitet Sie von Anfang bis Ende durch das, was ein Ausländer 2026 braucht, um in Spanien als Selbstständiger (autónomo) tätig zu werden – vom ersten Ausweisdokument bis zu den Steuererklärungen, die künftig jedes Quartal fällig werden.

Der erste Schritt: die NIE beantragen

Bevor Sie Rechnungen stellen, ein Geschäftskonto eröffnen oder sich bei irgendeiner spanischen Behörde anmelden können, benötigen Sie die NIE (Número de Identidad de Extranjero, die Ausländeridentifikationsnummer). Sie identifiziert jede in Spanien steuerlich erfasste ausländische Person und taucht in nahezu allen Vorgängen auf: Verträgen, Mietverhältnissen, steuerlichen Anmeldungen oder Rechnungen. Bürgerinnen und Bürger der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums können sie relativ zügig beantragen, indem sie ihren Reisepass oder Personalausweis bei einer Polizeidienststelle oder im spanischen Konsulat ihres Heimatlandes vorlegen. Wer nicht aus der EU stammt, erhält die NIE in der Regel zusammen mit einer Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis für eine selbstständige Tätigkeit – ein längeres Verfahren, das man am besten Monate im Voraus einleitet: Ohne gültige Arbeitserlaubnis darf man nicht legal als Selbstständiger tätig werden, selbst wenn man aus anderen Gründen bereits eine NIE besitzt (etwa als Eigentümer einer Immobilie). Sobald die NIE vorliegt, empfiehlt sich zudem die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt (empadronamiento) der Gemeinde, in der man wohnt, da diese Bescheinigung bei späteren Vorgängen häufig verlangt wird.

Steuerliche Anmeldung und Anmeldung bei der RETA: zwei unverzichtbare Schritte

Mit der NIE in der Hand gibt es zwei Anmeldungen, die jede selbstständige Person erledigen muss, bevor sie ihre erste Rechnung ausstellt. Die erste ist die steuerliche Anmeldung (alta censal) bei der AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria, der spanischen Steuerbehörde), mittels des Formulars 036 oder seiner vereinfachten Version, dem Formular 037. Darin geben Sie die wirtschaftliche Tätigkeit an, die Sie ausüben werden (über einen Tätigkeitsschlüssel, epígrafe), ob Sie der allgemeinen Mehrwertsteuerregelung oder einer Sonderregelung unterliegen und ab welchem Datum Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen. Es handelt sich um einen kostenlosen Vorgang, der in der Praxis festlegt, welche Steuererklärungen Sie künftig einreichen müssen.

Die zweite Anmeldung betrifft die RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos), den Zweig der spanischen Sozialversicherung für Selbstständige, der Zugang zur öffentlichen Gesundheitsversorgung, Krankengeld und Rente verschafft. Seit der vor einigen Jahren in Kraft getretenen Reform ist der monatliche RETA-Beitrag kein für alle gleicher Festbetrag mehr: Er wird in Stufen nach dem voraussichtlichen tatsächlichen Nettoeinkommen berechnet, im Laufe des Jahres überprüft und am Jahresende angepasst, falls die Prognose nicht mit der Realität übereinstimmte. Je niedriger das geschätzte Einkommen, desto niedriger der Beitrag, und es gibt spürbare Ermäßigungen für alle, die sich erstmals anmelden (die bekannte „tarifa plana“, eine Art Pauschaltarif), die in den ersten Monaten der Tätigkeit gelten. Es empfiehlt sich, die Einkünfte realistisch zu schätzen, denn eine zu niedrig angesetzte Prognose kann bei der Regularisierung einen Zuschlag nach sich ziehen.

Welche Formulare Sie jedes Quartal einreichen

Sobald die Tätigkeit läuft, bringt das Leben als Selbstständiger in Spanien wiederkehrende steuerliche Pflichten mit sich, fast immer auf Quartalsbasis. Am gebräuchlichsten sind das Formular 130, eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer (IRPF, die spanische Einkommensteuer für natürliche Personen), berechnet auf den Gewinn des Quartals; und das Formular 303, die Mehrwertsteuererklärung (IVA), in der die Differenz zwischen der auf Ihren Rechnungen ausgewiesenen und der bei Ihren Ausgaben gezahlten Mehrwertsteuer abgerechnet wird. Wer an Kunden in anderen EU-Ländern fakturiert, kommt zusätzlich am Formular 349 nicht vorbei, das diese innergemeinschaftlichen Umsätze meldet. Jährlich kommen unter anderem das Formular 390 (Jahreszusammenfassung der Mehrwertsteuer), das Formular 347 (Geschäfte mit Dritten oberhalb eines bestimmten Jahresbetrags) und schließlich, im Rahmen der Einkommensteuererklärung, das Formular 100 hinzu, in dem sämtliche Einkünfte des Jahres zusammengeführt werden – auch die im Ausland erzielten, sofern Sie steuerlich in Spanien ansässig sind. Jedes Formular hat seinen eigenen Kalender und seine eigene Logik, und ein Fehler bei der im Rahmen der steuerlichen Anmeldung gewählten Mehrwertsteuerregelung kann die gesamte nachfolgende Kette verkomplizieren.

Dieser gesamte Weg – NIE, steuerliche Anmeldung, RETA, Quartalsmeldungen – lässt sich gut bewältigen, profitiert aber enorm von einer Begleitung, die sowohl das spanische System als auch die typischen Fragen von Neuankömmlingen kennt. Bei Zythos Business unterstützen wir Selbstständige und kleine Unternehmen, auch aus dem Ausland, dabei, diese Schritte ohne böse Überraschungen zu gehen: von der Wahl der passendsten Steuerregelung bis zur fristgerechten Einreichung jedes Formulars – damit die Zeit dem Geschäft gilt und nicht dem Papierkram.