Was die erste Mitarbeitereinstellung wirklich kostet: Arbeitgeberkosten, Brutto und Netto erklärt

Die erste Mitarbeitereinstellung ist einer der wichtigsten – und am häufigsten falsch kalkulierten – Schritte im Leben eines Selbstständigen oder eines kleinen Unternehmens. Viele Betriebe planen die Einstellung nur anhand des Gehalts, das sie dem Arbeitnehmer zahlen wollen, und erleben eine böse Überraschung, sobald die erste Gehaltsabrechnung und vor allem der erste Sozialversicherungsbeitrag fällig werden. Wer den Unterschied zwischen Bruttogehalt, Nettogehalt und Arbeitgeberkosten versteht, hat den ersten Schritt getan, um die Liquidität des Unternehmens nicht ins Wanken zu bringen.

Brutto, Netto und Arbeitgeberkosten: drei Zahlen, die nicht dasselbe sind

Das Bruttogehalt ist der Betrag, der mit dem Arbeitnehmer vereinbart wird und im Arbeitsvertrag steht: Es ist die Bemessungsgrundlage für Sozialabgaben und Steuerabzüge. Das Nettogehalt ist das, was tatsächlich auf dem Konto des Arbeitnehmers landet, nach Abzug seines Anteils an der Sozialversicherung (zulasten des Arbeitnehmers) und der Lohnsteuervorauszahlung. Die Zahl jedoch, mit der der Unternehmer bei der Kalkulation wirklich rechnen muss, sind die Arbeitgeberkosten: das Bruttogehalt zuzüglich der Sozialversicherungsbeiträge, die das Unternehmen trägt, plus weitere Posten wie die anteilige Sonderzahlung, falls diese nicht bereits eingerechnet ist, oder die Kosten für Abfindung und nicht genommenen Urlaub, wenn es so weit ist.

Ein Beispiel mit runden Zahlen macht das greifbar: Wird ein Bruttojahresgehalt von 20.000 Euro vereinbart, erhält der Arbeitnehmer nicht diese 20.000 Euro aufgeteilt auf zwölf oder vierzehn Zahlungen, sondern nach Abzügen einen niedrigeren Betrag – während das Unternehmen deutlich mehr als 20.000 Euro im Jahr einplanen muss, um diese Einstellung zu finanzieren, eben wegen des Gewichts der Sozialversicherungsbeiträge.

Die Sozialversicherung zulasten des Unternehmens: der eigentliche Kostensprung

Was bei einer ersten Einstellung am meisten überrascht, ist der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung. Rechnet man allgemeine Beiträge, Arbeitslosenversicherung, den Lohngarantiefonds FOGASA und die Berufsbildungsabgabe zusammen, liegt der Anteil des Unternehmens bei rund 31 % des Bruttogehalts, wobei der genaue Prozentsatz je nach Vertragsart (unbefristet, befristet, Ausbildungsvertrag), Beitragsgruppe der Stelle und Unternehmenstätigkeit (CNAE-Code) variiert – Letzterer bestimmt auch den Beitragssatz für die Unfallversicherung. Hinzu kommt der Arbeitnehmeranteil von etwa 6–7 %, den das Unternehmen von der Gehaltsabrechnung einbehält und zusammen mit dem Arbeitgeberanteil an die Sozialversicherung abführt.

Anders gesagt: Für jeden Euro Bruttogehalt muss das Unternehmen zusätzlich rund dreißig Cent allein für die Sozialversicherung einplanen – noch ohne Steuerberatung, eine mögliche tarifvertragliche Versicherung, Arbeitsschutzmaßnahmen oder die notwendige Ausstattung des Arbeitsplatzes.

Förderungen, die die Rechnung senken können

Es sind nicht nur schlechte Nachrichten. Das Sozialversicherungssystem sieht Förderungen und Beitragsermäßigungen für bestimmte Personengruppen und Situationen vor: unbefristete Einstellung junger Menschen, Langzeitarbeitsloser über 45 oder über 52 Jahre, Frauen in Berufen mit geringer weiblicher Beschäftigungsquote, Menschen mit Behinderung, Opfer von Gewalt gegen Frauen oder Menschenhandel, sowie die Umwandlung befristeter in unbefristete Verträge, unter anderem. Prozentsätze, Dauer und Voraussetzungen jeder Förderung ändern sich relativ häufig je nach geltender Regelung, weshalb es sich immer lohnt, den konkreten Fall zu prüfen, statt anzunehmen, dass ein Anreiz noch aktiv ist oder unter denselben Bedingungen wie in Vorjahren gilt.

Modell 111 und Modell 190: die steuerlichen Pflichten, die mit der Gehaltsabrechnung kommen

Die erste Mitarbeitereinstellung bedeutet nicht nur die Anmeldung bei der Sozialversicherung (über das System RED) und die Meldung des Vertrags beim Arbeitsamt SEPE; sie bringt auch neue steuerliche Pflichten gegenüber der Steuerbehörde mit sich. Jede Gehaltsabrechnung ist mit einem Lohnsteuerabzug verbunden, den das Unternehmen vierteljährlich über das Modell 111 abführt, und zwar innerhalb der ersten zwanzig Kalendertage des Monats nach jedem Quartal. Und einmal im Jahr, im Januar, muss das Modell 190 eingereicht werden, die Jahresübersicht aller im Laufe des Jahres vorgenommenen Abzüge und Vorauszahlungen, sowohl bei Arbeitnehmern als auch gegebenenfalls bei Freiberuflern. Ein häufiger Fehler bei Erstanstellungen ist die Annahme, der Lohnsteuersatz sei fix: Er hängt vom Gehalt, der persönlichen und familiären Situation des Arbeitnehmers sowie der voraussichtlichen Vertragsdauer ab und sollte neu berechnet werden, wenn sich diese Umstände im Laufe des Jahres ändern.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen genau in diesem Wachstumsmoment: Wir berechnen die tatsächlichen Kosten jeder Einstellung, bevor sie unterschrieben wird, prüfen, welche Förderungen im konkreten Fall greifen, und sorgen dafür, dass Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsbeiträge sowie die Modelle 111 und 190 fristgerecht und ohne Überraschungen eingereicht werden – damit sich das Unternehmen auf sein Geschäft konzentrieren kann und nicht auf das Kleingedruckte der Sozialversicherung.