Cuánto cuesta realmente contratar al primer empleado: coste empresa, bruto y neto explicados

Contratar al primer empleado es uno de los pasos más importantes —y más mal calculados— en la vida de un autónomo o una pyme. Muchos negocios presupuestan la contratación pensando solo en el salario que van a pagar al trabajador, y se llevan una sorpresa cuando llega la primera nómina y, sobre todo, el primer boletín de cotización a la Seguridad Social. Entender la diferencia entre salario bruto, salario neto y coste empresa es el primer paso para no descuadrar la tesorería del negocio.

Bruto, neto y coste empresa: tres cifras que no son lo mismo

El salario bruto es la cifra que se pacta con el trabajador y la que aparece en el contrato: es la base sobre la que se calculan las cotizaciones y las retenciones. El salario neto es lo que el empleado recibe realmente en su cuenta, una vez descontadas su parte de la cotización a la Seguridad Social (a cargo del trabajador) y la retención a cuenta del IRPF. Pero la cifra que de verdad debe manejar el empresario a la hora de presupuestar es el coste empresa: el salario bruto más las cotizaciones sociales que corren por cuenta de la empresa, más otros conceptos como el prorrateo de pagas extra si no están ya incluidas, o el coste del finiquito y las vacaciones no disfrutadas cuando llega el momento.

Un ejemplo con números redondos ayuda a visualizarlo: si se pacta un salario bruto anual de 20.000 euros, el trabajador no cobrará esos 20.000 euros repartidos en doce o catorce pagas, sino una cifra inferior tras las retenciones, mientras que la empresa deberá presupuestar bastante más de 20.000 euros al año para hacer frente a esa contratación, precisamente por el peso de las cotizaciones sociales.

La Seguridad Social a cargo de la empresa: el verdadero salto en el presupuesto

La parte que más sorprende a quien contrata por primera vez es la cotización empresarial a la Seguridad Social. En términos generales, y sumando contingencias comunes, desempleo, FOGASA y formación profesional, la aportación que corresponde a la empresa ronda en torno al 31% del salario bruto, aunque el porcentaje exacto varía según el tipo de contrato (indefinido, temporal, formativo), el grupo de cotización del puesto y la actividad de la empresa (CNAE), que determina también la cotización por accidentes de trabajo. A esto se suma que el trabajador aporta su propia parte, en torno al 6-7%, que la empresa retiene de su nómina y también ingresa a la Seguridad Social junto con la parte empresarial.

Es decir: por cada euro de salario bruto, la empresa debe reservar aproximadamente treinta céntimos adicionales solo en concepto de Seguridad Social, sin contar aún la gestoría, el posible seguro de convenio, la prevención de riesgos laborales o el equipamiento necesario para el puesto.

Bonificaciones que pueden aliviar la factura

No todo son malas noticias. El sistema de Seguridad Social contempla bonificaciones y reducciones en la cotización empresarial para determinados colectivos y situaciones: contratación indefinida de jóvenes, mayores de 45 o 52 años en desempleo de larga duración, mujeres en profesiones u ocupaciones con menor tasa de empleo femenino, personas con discapacidad, víctimas de violencia de género o de trata, o la transformación de contratos temporales en indefinidos, entre otros supuestos. Los porcentajes, la duración y los requisitos de cada bonificación cambian con cierta frecuencia según la normativa vigente, por lo que conviene revisar siempre el caso concreto antes de contratar y no dar por hecho que un incentivo sigue activo o en las mismas condiciones que en años anteriores.

Modelos 111 y 190: las obligaciones fiscales que llegan con la nómina

Contratar al primer trabajador no solo implica darlo de alta en la Seguridad Social (a través del Sistema RED) y comunicar el contrato al SEPE; también añade obligaciones fiscales nuevas ante la Agencia Tributaria. Cada nómina lleva asociada una retención de IRPF que la empresa ingresa trimestralmente mediante el modelo 111, dentro de los veinte primeros días naturales del mes siguiente a cada trimestre. Y una vez al año, en enero, hay que presentar el modelo 190, que es el resumen anual de todas las retenciones e ingresos a cuenta practicados a lo largo del ejercicio, tanto a trabajadores como, en su caso, a profesionales. Un error frecuente entre quienes contratan por primera vez es olvidar que el porcentaje de retención de IRPF no es fijo: depende del salario, la situación personal y familiar del trabajador y la duración prevista del contrato, y conviene recalcularlo si estas circunstancias cambian durante el año.

En Zythos Business acompañamos a autónomos y pymes justo en este momento de crecimiento: calculamos el coste real de cada contratación antes de firmarla, comprobamos qué bonificaciones aplican al caso concreto y nos encargamos de que las nóminas, los seguros sociales y los modelos 111 y 190 se presenten en plazo y sin sobresaltos, para que la empresa pueda centrarse en su negocio y no en la letra pequeña de la Seguridad Social.