Quellensteuer für Freiberufler: 15 % und 7 % erklärt – für Rechnungsteller und Zahlende

Wenn Sie als Selbstständiger andere Unternehmen beauftragen oder selbst Rechnungen an Unternehmen stellen – oder wenn Sie einen Anwalt, eine Designerin oder einen Berater engagieren –, stoßen Sie früher oder später in Spanien auf den IRPF-Einbehalt auf der Rechnung. Er wirft viele Fragen auf, sowohl bei demjenigen, der kassiert, als auch bei demjenigen, der zahlt. Dieser Leitfaden fasst das Wesentliche zusammen, ohne Umschweife.

Was der Einbehalt ist und wann 15 % oder 7 % gelten

Der Einbehalt ist eine Vorauszahlung auf die spanische Einkommensteuer (IRPF) des Freiberuflers. Wer die Rechnung begleicht, überweist dem Freiberufler nicht den vollen Betrag: Er zieht einen Prozentsatz ab und führt ihn in dessen Namen an das Finanzamt ab. Der Freiberufler holt ihn sich später in seiner Steuererklärung als Vorauszahlung zurück.

Der Einbehalt wird vorgenommen, wenn der Freiberufler für eine freiberufliche Tätigkeit (Anwälte, Architekten, Berater, Übersetzer, Trainer, Designer usw.) an einen anderen Unternehmer, Freiberufler oder eine Gesellschaft fakturiert. Ist der Kunde eine Privatperson, entfällt der Einbehalt.

Der allgemeine Satz beträgt 15 %. Für Freiberufler in der Anfangsphase gibt es einen ermäßigten Satz von 7 %: Er gilt im Jahr des Tätigkeitsbeginns und in den beiden folgenden Jahren. Voraussetzung ist, dass der Freiberufler im Jahr vor dem Beginn keine freiberuflichen Tätigkeiten ausgeübt hat. Außerdem muss er jedem Kunden schriftlich mitteilen, dass er diese Bedingung erfüllt, damit der Kunde den ermäßigten Satz anwenden kann. Unterbleibt diese Mitteilung, behält der Kunde 15 % ein.

Man sollte den Wechsel des Satzes im Auge behalten: Sobald der Zeitraum mit 7 % endet, müssen neue Rechnungen 15 % ausweisen – ein Versäumnis kann teuer werden.

Ein Beispiel mit runden Zahlen

Ein selbstständiger Designer stellt einem Unternehmen 1.000 € netto in Rechnung. Der Einbehalt wird auf die Bemessungsgrundlage berechnet, nicht auf die Umsatzsteuer.

• Mit 15 % Einbehalt: Nettobetrag 1.000 € + Umsatzsteuer 210 € (21 %) − Einbehalt 150 € = 1.060 € an den Freiberufler zu zahlen. Der Kunde führt die 150 € an das Finanzamt ab.
• Mit 7 % Einbehalt: Nettobetrag 1.000 € + Umsatzsteuer 210 € − Einbehalt 70 € = 1.140 € an den Freiberufler zu zahlen. Der Kunde führt die 70 € ab.

Auf der Rechnung müssen Nettobetrag, Umsatzsteuer, Einbehaltssatz und Einbehaltsbetrag getrennt ausgewiesen werden. Ein häufiger Fehler ist es, die Rechnung ohne die Zeile für den Einbehalt auszustellen und das später korrigieren zu wollen.

Wie er erklärt wird: das Modell 111

Der Kunde, der den Einbehalt vornimmt, muss das Einbehaltene mit dem Modell 111 erklären und abführen. In der Regel erfolgt dies vierteljährlich, und zwar innerhalb der ersten zwanzig Kalendertage des Monats nach Quartalsende. Manche Steuerpflichtige, etwa Großunternehmen, haben einen monatlichen Zeitraum. Fällt die Frist auf einen Nicht-Werktag, verschiebt sie sich auf den nächsten Werktag; den Kalender des jeweiligen Jahres sollte man im Portal der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) bestätigen.

Zusätzlich wird zum Jahresende die jährliche Zusammenfassung der Einbehalte (Modell 190) eingereicht, die mit der Summe der 111er des Geschäftsjahres übereinstimmen muss. Gab es in einem Zeitraum keine Einbehalte, muss das 111 für diese Zeiträume nicht eingereicht werden, es sei denn, die Steuerbehörde hat etwas anderes verlangt.

Wer die Rechnung stellt, reicht das 111 dagegen nicht ein. Er vermerkt die bei ihm vorgenommenen Einbehalte und zieht sie in seiner Einkommensteuererklärung oder bei seinen vierteljährlichen Vorauszahlungen (Modell 130, sofern es ihn betrifft) ab.

Was passiert, wenn der Kunde den Einbehalt nicht abführt

Zur Abführung verpflichtet ist der Zahlende. Hat er einbehalten, aber nicht abgeführt, oder hätte er einbehalten müssen und hat es nicht getan, haftet er gegenüber dem Finanzamt: Er muss den Betrag samt Verzugszinsen nachzahlen und muss mit Zuschlägen und Sanktionen rechnen. Außerdem kann sich dies auf die Abzugsfähigkeit der Ausgabe auswirken, wenn sie nicht ordnungsgemäß belegt ist.

Für den Freiberufler stellt sich das Problem anders dar. Wurde bei ihm einbehalten und belegt dies die Rechnung, kann er den Einbehalt in seiner Steuererklärung geltend machen, auch wenn der Kunde ihn anschließend nicht abgeführt hat. Wurde nicht einbehalten, obwohl es geboten war, ist die Lage heikler, weshalb jeder Fall geprüft werden sollte. Und um Streit zu vermeiden, ist es ratsam, dass die Rechnung den Einbehalt von Anfang an korrekt ausweist.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt: Einbehalt bei einer Privatperson anwenden, ihn auf den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer berechnen, den Satz nicht von 7 % auf 15 % anheben, wenn es an der Zeit ist, einen Freiberufler im 111 zu vergessen oder das Quartal verspätet einzureichen.

Bei Zythos Business führen wir die Buchhaltung und die Steuern von Selbstständigen und KMU, und Einbehalte gehören zu unserem Alltag: Wir prüfen, ob die Rechnungen den richtigen Satz tragen, bereiten das 111 und das 190 fristgerecht vor und gleichen das Einbehaltene mit der Buchhaltung ab. So wissen Sie – ob Sie Rechnungen stellen oder bezahlen –, dass Ihre Angelegenheiten mit dem Finanzamt in Ordnung sind.