Retenciones de profesionales: el 15% y el 7% explicados para quien factura y para quien paga

Si eres autónomo y facturas a otras empresas, o si contratas a un abogado, un diseñador o un asesor, tarde o temprano te toparás con la retención de IRPF en la factura. Genera muchas dudas, tanto a quien cobra como a quien paga. Esta guía resume lo esencial, sin rodeos.

Qué es la retención y cuándo aplica el 15% o el 7%

La retención es un anticipo del IRPF del profesional. Quien paga la factura no abona el importe completo al profesional: descuenta un porcentaje y lo ingresa en Hacienda a nombre de este. El profesional lo recupera después, al hacer su declaración de la renta, como pago a cuenta.

Se practica cuando el profesional factura por una actividad profesional (abogados, arquitectos, consultores, traductores, formadores, diseñadores, etc.) a otro empresario, profesional o sociedad. Si el cliente es un particular, no hay retención.

El tipo general es el 15%. Existe un tipo reducido del 7% para profesionales que están empezando: se aplica en el año de inicio de la actividad profesional y en los dos siguientes. Para beneficiarse de él, el profesional no debe haber ejercido actividades profesionales en el año anterior al inicio. Además, debe comunicar por escrito a cada cliente que cumple esa condición, para que el cliente pueda aplicar el tipo reducido. Si no lo comunica, el cliente retendrá el 15%.

Conviene vigilar el cambio de tipo: cuando se acaba el periodo del 7%, las facturas nuevas deben llevar el 15%, y un olvido se paga caro.

Un ejemplo con números redondos

Un diseñador autónomo factura 1.000 € de base a una empresa. La retención se calcula sobre la base, no sobre el IVA.

• Con retención del 15%: base 1.000 € + IVA 210 € (21%) − retención 150 € = 1.060 € a pagar al profesional. El cliente ingresa los 150 € en Hacienda.
• Con retención del 7%: base 1.000 € + IVA 210 € − retención 70 € = 1.140 € a pagar al profesional. El cliente ingresa los 70 €.

En la factura deben aparecer por separado la base, el IVA, el porcentaje de retención y su importe. Es un error frecuente emitir la factura sin la línea de retención y pretender corregirlo después.

Cómo se declara: el modelo 111

El cliente que retiene tiene que declarar e ingresar lo retenido mediante el modelo 111. Con carácter general es trimestral, y se presenta durante los primeros veinte días naturales del mes siguiente al cierre del trimestre. Algunos contribuyentes, como las grandes empresas, tienen periodo mensual. Si cae en día inhábil, se retrasa al siguiente hábil, y conviene confirmar el calendario del ejercicio en la sede de la Agencia Tributaria.

Además, al terminar el año se presenta el resumen anual de retenciones (modelo 190), que debe coincidir con la suma de los 111 del ejercicio. Si ese año no hubo retenciones, no hay que presentar el 111 de esos periodos, salvo que la Agencia te haya exigido otra cosa.

Quien factura, por su parte, no presenta el 111. Anota las retenciones que le han aplicado y las descuenta en su declaración de la renta o en sus pagos fraccionados trimestrales (modelo 130, cuando le corresponde).

Qué pasa si el cliente no ingresa la retención

El obligado a ingresar es el pagador. Si retuvo y no ingresó, o si debió retener y no lo hizo, responde frente a Hacienda: tendrá que pagar la cuota con intereses de demora y puede enfrentarse a recargos y sanciones. Además, esos importes pueden afectar a la deducibilidad del gasto si no están bien documentados.

Para el profesional, el problema es distinto. Si le practicaron retención y se lo justifica la factura, puede deducirla en su declaración, aunque el cliente no la haya ingresado después. Si no le practicaron retención cuando correspondía, la discusión es más delicada, por lo que conviene revisar cada caso. Y para evitar disputas, lo prudente es que la factura la refleje correctamente desde el principio.

Errores comunes que conviene evitar: aplicar retención a un particular, calcularla sobre el total con IVA, no actualizar el 7% al 15% cuando toca, olvidar incluir a un profesional en el 111 o presentar el trimestre fuera de plazo.

En Zythos Business llevamos la contabilidad y los impuestos de autónomos y pymes, y las retenciones son parte de nuestro día a día: revisamos que las facturas lleven el tipo correcto, preparamos el 111 y el 190 en plazo y cuadramos lo retenido con la contabilidad. Así, tanto si facturas como si pagas, sabes que las cuentas con Hacienda están en orden.