Abschreibungen (AfA): So setzen Sie Ihre Investitionen Jahr für Jahr ab – ohne Fehler

Wenn Sie einen Computer, einen Transporter oder Maschinen für Ihr Unternehmen kaufen, können Sie den gesamten Betrag in der Regel nicht sofort im Kaufjahr absetzen – Ausnahmen bestätigen die Regel. Die Steuerbehörde geht davon aus, dass Ihnen dieses Wirtschaftsgut über mehrere Jahre hinweg nützt, und erlaubt Ihnen daher, die Kosten über die Zeit zu verteilen. Genau das ist die Abschreibung: die Wertminderung des Wirtschaftsguts, die in Ihrer Buchhaltung als Aufwand erscheint und – innerhalb gewisser Grenzen – auch in Ihrer Steuererklärung berücksichtigt wird.

Wer das richtig macht, senkt legal die Einkommensteuer (IRPF) bzw. die Körperschaftsteuer (Impuesto sobre Sociedades). Wer es falsch macht, riskiert, dass Aufwendungen bei einer Prüfung nicht anerkannt werden. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, wie es funktioniert – ohne unnötigen Fachjargon.

Was wird abgeschrieben und wie wird gerechnet: die steuerlichen Tabellen

Abgeschrieben wird das Anlagevermögen: Güter, die Sie länger als ein Jahr in Ihrer Tätigkeit nutzen, etwa Büromöbel, IT-Ausstattung, Fahrzeuge, Maschinen oder Geschäftsräume. Grundstücke werden nicht abgeschrieben, da sie sich nicht abnutzen. Wenn Sie eine Immobilie kaufen, müssen Sie den Wert von Grund und Boden vom Gebäudewert trennen und nur Letzteren abschreiben.

Die Vorschriften zur Körperschaftsteuer enthalten eine Tabelle mit Koeffizienten für die lineare Abschreibung, mit einem maximalen Jahressatz und einem maximalen Zeitraum je nach Art des Wirtschaftsguts. Sie dient in der Praxis auch Selbstständigen mit direkter Gewinnermittlung (estimación directa) als Richtschnur. Sie müssen sie nicht auswendig kennen: Wichtig ist zu wissen, dass es sie gibt, dass sie Höchstwerte festlegt und dass Sie für jede Güterart (IT-Ausstattung, Transportmittel, Mobiliar, Bauten …) die aktuell gültige Tabelle in der Verordnung nachschlagen sollten.

Die gängigste Methode ist die lineare: Der Wert des Wirtschaftsguts wird durch seine Nutzungsdauer geteilt, oder es wird der gewählte Koeffizient angewendet. Beispiel mit runden Zahlen: Sie kaufen Büromöbel für 10.000 € und wenden 10 % pro Jahr an. Jedes Jahr schreiben Sie 1.000 € ab. Erwerben Sie das Gut in der Mitte des Geschäftsjahres, ist es sinnvoll, das erste Jahr entsprechend der tatsächlichen Nutzungsdauer zeitanteilig zu berechnen.

Neben der linearen Methode gibt es weitere Verfahren (zum Beispiel die digitale Abschreibung nach der Summe der Jahreszahlen) sowie die Möglichkeit, einen eigenen Abschreibungsplan zu begründen, wenn Ihr Fall dies erfordert. Jedes Vorgehen, das vom Höchstkoeffizienten der Tabelle abweicht, muss sich begründen lassen.

Abschreibungsfreiheit und Vorteile für KMU

Das Gesetz sieht Anreize für Unternehmen von reduzierter Größe vor, also für solche, die einen bestimmten Umsatz nicht überschreiten. Dazu zählen die an die Schaffung von Arbeitsplätzen gekoppelte Abschreibungsfreiheit oder die Möglichkeit, bestimmte Wirtschaftsgüter von geringem Einzelwert innerhalb einer jährlichen Obergrenze frei abzuschreiben. Für bestimmte neue Wirtschaftsgüter ist außerdem ein beschleunigter Koeffizient zulässig (der Höchstwert der Tabelle wird mit einem Faktor multipliziert).

Diese Vorteile sind an konkrete Voraussetzungen geknüpft: Art des Wirtschaftsguts, Frist für die Inbetriebnahme, Betragsgrenzen und gegebenenfalls Beibehaltung des Personalbestands. Beträge und Bedingungen wurden im Lauf der Zeit mehrfach geändert. Prüfen Sie daher vor der Anwendung die 2026 geltende Rechtslage oder sprechen Sie mit Ihrem Berater. Ein Beispiel zur Orientierung: Ein Gut mit geringem Wert kann im Anschaffungsjahr vollständig als Aufwand gebucht werden, während eine teurere Maschine nach der Tabelle abgeschrieben wird.

Achten Sie auf den Unterschied zwischen handelsrechtlichem und steuerlichem Aufwand: Schreiben Sie buchhalterisch mehr ab, als die Vorschriften erlauben, ist der Mehrbetrag nicht abzugsfähig und muss in der Steuererklärung korrigiert werden.

Typische Fehler in den Büchern

Diese Fehler begegnen uns bei der Prüfung von Buchhaltungen am häufigsten:

• Das Grundstück mit dem Gebäude abschreiben oder beim Immobilienkauf den Wert von Grund und Boden nicht ausweisen.
• Das Wirtschaftsgut nicht im Anlageverzeichnis erfassen: Die Rechnung wird als Aufwand gebucht, und der Überblick darüber, was noch abzuschreiben ist, geht verloren.
• Mit der Abschreibung beginnen, bevor das Gut in Betrieb ist – oder sie aus Versehen nie beginnen.
• Den Höchstkoeffizienten ohne Begründung überschreiten oder ein bereits vollständig abgeschriebenes Gut weiter abschreiben.
• Verkaufte, gestohlene oder unbrauchbare Güter nicht ausbuchen, sodass sie weiter in der Bilanz stehen und Abschreibungen erzeugen.
• Abweichungen zwischen Anlagenkarte, jährlicher Abschreibung und Buchungen (der Aufwand des Jahres und die kumulierte Abschreibung müssten übereinstimmen).
• Privat und beruflich genutzte Güter vermischen: Absetzbar ist nur der der Tätigkeit zugeordnete Anteil, und bei Fahrzeugen ist die Zuordnung besonders streng.

Eine bewährte Praxis ist es, ein Verzeichnis der Investitionsgüter mit Kaufdatum, Wert, angewandtem Koeffizienten und kumulierter Abschreibung zu führen und es zum Abschluss jedes Geschäftsjahres zu überprüfen.

Bei Zythos Business übernehmen wir die Verwaltung des Anlagevermögens von Selbstständigen und KMU: Wir erfassen jedes Wirtschaftsgut, berechnen die jährliche Abschreibung nach dem innerhalb der Vorschriften günstigsten Kriterium und prüfen, dass Anlagenkarten, Buchungen und Steuererklärung übereinstimmen. So nutzen Sie jeden Abzug, der Ihnen zusteht – ohne böse Überraschungen bei einer Prüfung.