Ich habe ein Schreiben der AEAT erhalten: Was tun (und was nicht) in den ersten 10 Tagen

Die elektronische Mitteilung der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) zu öffnen und dort eine «Aufforderung» (requerimiento) vorzufinden, schüchtert ein, ist aber nur selten ein Grund zur Panik. In den meisten Fällen handelt es sich um eine Anfrage nach Informationen oder Klarstellungen, die sich mit geordneten Unterlagen und rechtzeitig erledigen lässt. Kompliziert wird es erst, wenn man sie ignoriert, übereilt beantwortet, ohne sie gelesen zu haben, oder die Frist verstreichen lässt. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie in den ersten Tagen richtig vorgehen.

Was eine Aufforderung ist und welche Arten es gibt

Eine Aufforderung ist eine Mitteilung, in der die Verwaltung von Ihnen Angaben, Unterlagen oder Erläuterungen verlangt oder Sie auffordert, etwas zu berichtigen. Sie ist weder eine Sanktion noch ein Steuerbescheid, kann aber deren Vorstufe sein. Als Erstes sollten Sie klären, um welche Art es sich handelt, denn davon hängt alles Weitere ab:

Aufforderung zur Auskunft oder Vorlage von Unterlagen: Man verlangt Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge oder andere Belege für einen bestimmten Zeitraum. Das ist bei Prüfungen von Umsatzsteuer, Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer üblich.

Aufforderung zur Mängelbeseitigung: Es wurde ein Mangel in einer Steuererklärung oder einem Antrag festgestellt (eine falsche Angabe, ein fehlendes Dokument), und Sie erhalten die Gelegenheit, ihn zu beheben.

Aufforderung wegen nicht abgegebener Erklärung: Die Behörde geht davon aus, dass Sie ein Formular hätten einreichen müssen, und fordert es von Ihnen ein.

Hinweis oder Aufforderung vor einer Prüfung: Sie kann die Einleitung eines Verfahrens zur Datenüberprüfung, einer eingeschränkten Prüfung oder einer Betriebsprüfung ankündigen. Achten Sie hier auf das im Text genannte Verfahren.

Die ersten 10 Tage: Was zu tun ist

1. Lesen Sie das Schreiben vollständig und finden Sie die Frist. Das Dokument nennt die ausstellende Stelle, das betroffene Formular und den Zeitraum, was von Ihnen verlangt wird und die Antwortfrist. Die Frist wird in der Regel in Werktagen ab dem Tag nach der Zustellung gezählt; bei elektronischen Mitteilungen kann maßgeblich sein, wann Sie darauf zugegriffen haben oder wann die Bereitstellungsfrist abgelaufen ist. Im Zweifel rechnen Sie nicht nach Gefühl, sondern klären Sie es noch am selben Tag mit Ihrem Berater.

2. Bewahren Sie alles auf. Laden Sie die Aufforderung und den Zustellnachweis herunter. Notieren Sie das Datum des Zugriffs. Diese Nachweise können entscheidend sein, wenn später darüber gestritten wird, ob Sie rechtzeitig reagiert haben.

3. Stellen Sie fest, was genau verlangt wird. Beantworten Sie das, was gefragt ist, nicht mehr und nicht weniger. Wer Unterlagen vorlegt, die niemand angefordert hat, kann neue Prüfungsansätze eröffnen.

4. Stellen Sie die Unterlagen zusammen. Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Zahlungsbelege, Verträge, Registerbücher und Kontoauszüge des Zeitraums. Prüfen Sie, ob sie mit Ihren Angaben in der Steuererklärung übereinstimmen. Entdecken Sie einen eigenen Fehler, sprechen Sie vor der Antwort mit Ihrem Berater: Manchmal ist es sinnvoll, eine ergänzende oder berichtigte Erklärung einzureichen, und dabei kommt es auf Zeitpunkt und Form an.

5. Antworten Sie über den angegebenen Kanal und fristgerecht. Üblicherweise geschieht das über die elektronische Behördenplattform (sede electrónica). Wenn Sie wegen umfangreicher Unterlagen mehr Zeit brauchen, können Sie eine Fristverlängerung beantragen, und zwar vor Fristablauf, niemals danach.

Was Sie nicht tun sollten und wann Sie Ihren Berater anrufen

Ignorieren Sie sie nicht. Nicht zu antworten lässt das Problem nicht verschwinden: Die Verwaltung kann das Verfahren mit den vorhandenen Daten fortsetzen, und die Missachtung der Aufforderung kann Sanktionen oder eine nachteilige Entscheidung nach sich ziehen.

Improvisieren Sie keine Erklärungen. Jede Aussage, die Sie machen, landet in der Akte. Belegen Sie, was Sie sagen, mit Dokumenten, und vermeiden Sie Wertungen oder Vermutungen.

Schieben Sie Zahlungen nicht auf. Mündet die Aufforderung in einen Entwurf eines Steuerbescheids, gibt es Fristen zur Stellungnahme und anschließend zur Zahlung oder zum Rechtsbehelf. Es lohnt sich, sie von Anfang an zu kennen.

Stellungnahme: Sieht das Verfahren, zu dem die Aufforderung gehört, eine Anhörung vor, legen Sie Ihre Argumente schriftlich dar und fügen Beweise bei. Ein klares, geordnetes und auf die Tatsachen konzentriertes Schreiben wirkt meist besser als ein langes, emotionales.

Rufen Sie Ihren Berater sofort an, wenn die Aufforderung eine Prüfung oder Betriebsprüfung erwähnt, wenn sie mehrere Jahre betrifft, wenn sie Auskunft über komplexe Vorgänge verlangt (mit verbundenen Unternehmen, innergemeinschaftliche Umsätze oder Immobilien), wenn Sie einen eigenen Fehler entdecken, der zu mehr Steuern führen könnte, oder schlicht, wenn Sie nicht verstehen, was von Ihnen verlangt wird. Eine einfache Aufforderung lässt sich an einem Nachmittag erledigen; eine schlecht beantwortete kann sich über Monate hinziehen.

Bei Zythos Business sorgen wir dafür, dass eine Aufforderung ein Verwaltungsvorgang bleibt und kein Schock: Wir halten Ihre Buchhaltung und Ihre Steuererklärungen auf dem aktuellen Stand, bewahren die Unterlagen geordnet auf und prüfen eine eingehende Mitteilung gemeinsam mit Ihnen, berechnen die Fristen und bereiten die Antwort vor. Haben Sie eine offene Aufforderung, melden Sie sich so bald wie möglich bei uns: Die Zeit ist der entscheidende Faktor.