Embaucher votre premier salarié en Espagne : guide pour les entrepreneurs étrangers

Embaucher la première personne, c’est le cap qui sépare celui qui travaille seul de celui qui dirige une entreprise. En Espagne, cela suppose en outre de composer avec plusieurs organismes, démarches et délais qu’un entrepreneur étranger connaît rarement à l’avance. Ce guide explique, depuis zéro, ce que représente en 2026 l’embauche de votre premier salarié et les erreurs à éviter.

Le coût réel : le salaire n’est que le début

La première surprise, c’est que ce qu’un salarié coûte à l’entreprise ne correspond pas au salaire prévu au contrat. Outre le salaire brut (ce que le salarié perçoit avant impôts), l’entreprise verse chaque mois ses propres cotisations à la Sécurité sociale, le système public qui couvre les retraites, le chômage, les arrêts maladie et d’autres prestations. Ces cotisations comprennent notamment les risques communs, le chômage, la formation professionnelle, le Fonds de garantie salariale et les accidents du travail. En règle pratique, elles ajoutent près d’un tiers au salaire brut, même si le pourcentage exact dépend de l’activité ainsi que des bases et des taux fixés chaque année.

À titre d’ordre de grandeur, un salaire brut annuel de 24 000 euros peut conduire à un coût total compris entre 31 000 et 32 000 euros. Et il faut encore ajouter la prévention des risques professionnels, les honoraires du cabinet de gestion et, le cas échéant, une éventuelle indemnité de licenciement. Attention : la part de Sécurité sociale à la charge du salarié et la retenue d’impôt sont déduites de son salaire brut ; elles ne représentent donc pas un coût supplémentaire pour vous.

Avant de fixer la rémunération, consultez la convention collective de votre secteur : un accord qui fixe les salaires minimaux, le temps de travail, les congés et les catégories professionnelles, et qui s’applique obligatoirement même si le contrat prévoit autre chose.

Affiliation à la Sécurité sociale et contrat : l’ordre compte

Avant que la personne ne commence à travailler, l’entreprise doit être inscrite auprès de la Trésorerie générale de la Sécurité sociale (TGSS) et le salarié doit avoir été déclaré. Si vous êtes indépendant, vous cotisez déjà au RETA (Régime spécial des travailleurs indépendants), mais cela ne suffit pas : en tant qu’employeur, il vous faut en outre un code de compte de cotisation pour vos salariés. Commencer à travailler sans déclaration préalable est une infraction pouvant entraîner de lourdes sanctions, et elle ne se régularise pas « après coup ».

Presque toutes les démarches se font par voie électronique ; il vous faudra donc un identifiant fiscal (le NIF de votre société ou votre NIE, le numéro d’identification des étrangers) et un certificat numérique, ou bien mandater un professionnel pour agir en votre nom.

Depuis la réforme du droit du travail de 2021, la règle générale est le contrat à durée indéterminée ; les contrats temporaires ne sont admis que pour des motifs précis, comme une hausse imprévisible de la production ou le remplacement d’un autre salarié. Le contrat doit être communiqué dans les délais au Service public de l’emploi de l’État (SEPE). Si le salarié est étranger et ne provient pas de l’Union européenne, vérifiez au préalable qu’il dispose d’une autorisation de travail en Espagne : la responsabilité de cette vérification vous incombe.

Retenues, modèle 111 et qui charger de quoi

À chaque bulletin de paie, l’entreprise retient une partie du salaire à titre d’acompte sur l’IRPF (Impôt sur le revenu des personnes physiques) du salarié et le reverse à l’AEAT, l’administration fiscale espagnole. Ce versement se déclare chaque trimestre dans le modèle 111, et au début de l’année suivante on dépose un récapitulatif annuel, le modèle 190. Le taux de retenue dépend du salaire et de la situation personnelle et familiale du salarié, que celui-ci communique à l’entreprise au moyen du modèle 145. En outre, votre fiche au registre de l’AEAT doit indiquer que vous êtes tenu d’opérer des retenues (retenedor) ; si ce n’est pas le cas, on le corrige par une déclaration censitaire.

Une erreur courante consiste à croire qu’il suffit de « faire la paie ». En réalité, il y a deux volets distincts. Le conseil social s’occupe des contrats, des déclarations d’embauche et de fin de contrat, des bulletins de paie, des cotisations mensuelles à la Sécurité sociale et de la convention applicable. Le conseil fiscal et comptable dépose les modèles 111 et 190, enregistre les charges de personnel en comptabilité et évalue leur incidence sur votre impôt sur les sociétés ou sur votre IRPF d’indépendant. Les deux doivent parler le même langage : les retenues figurant sur les bulletins de paie doivent coïncider avec ce que vous versez au fisc et avec ce qui apparaît dans vos livres, et ce sont précisément les écarts que les contrôles détectent le plus souvent.

Chez Zythos Business, nous accompagnons les indépendants et les PME, y compris ceux qui viennent de l’étranger, au moment d’embaucher : nous vérifions le coût réel avant que vous ne signiez, nous coordonnons le volet social avec le volet fiscal et nous veillons à ce que retenues, déclarations et comptabilité concordent dès le premier bulletin de paie. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le développement de votre entreprise plutôt que de déchiffrer la bureaucratie.