Copropriétés et impôts : quand une copropriété doit-elle déclarer ?

Une copropriété n’est pas une entreprise, mais elle ne vit pas pour autant à l’écart du fisc. Elle a son propre NIF (avec la lettre H, demandé au moyen du modèle 036), elle passe des contrats, rémunère des professionnels et emploie souvent un gardien. Tout cela génère des obligations. La question qui revient le plus en 2026 est simple : quand une copropriété doit-elle réellement déclarer, et quels modèles la concernent ?

Quels modèles une copropriété doit-elle déposer ?

La règle pratique : les charges ordinaires et les appels de fonds exceptionnels versés par les copropriétaires ne constituent pas un revenu professionnel ; ils ne donnent donc lieu ni à TVA ni à imposition en eux-mêmes. Une copropriété qui se contente d’encaisser des charges et de régler les fournitures ne dépose ni déclaration de TVA ni déclaration de revenus. Ce sont ses relations avec des tiers qui font naître les obligations.

Modèle 347. C’est le plus souvent oublié. La copropriété doit le déposer, en février de l’année suivante, si elle a dépassé 3 005,06 euros avec un même fournisseur au cours de l’année civile, TVA comprise. Exemple : si l’entreprise qui entretient l’ascenseur lui a facturé 3 500 euros au total, elle doit figurer dans le 347. « Nous ne sommes pas une entreprise » ne dispense pas de cette obligation.

Modèle 184. Il n’intervient que si la copropriété perçoit des revenus autres que les charges : location du toit-terrasse à un opérateur de téléphonie, cession d’un local ou d’une place commune, publicité en façade. La copropriété déclare alors ces revenus, qui sont attribués aux copropriétaires selon leur quote-part et que ceux-ci déclarent dans leur IRPF ou leur impôt sur les sociétés. Sans revenus de ce type, pas de 184. Cette location peut en outre être soumise à la TVA : mieux vaut donc l’analyser avant d’émettre la première facture.

Retenues à la source : salariés et professionnels

C’est là que les copropriétés accumulent le plus de sanctions. Si la copropriété rémunère un gardien, un concierge ou un agent d’entretien engagé comme salarié, elle doit pratiquer la retenue d’IRPF sur la fiche de paie, la reverser chaque trimestre avec le modèle 111 et en faire la synthèse annuelle dans le modèle 190. Pour cela, elle doit figurer au recensement fiscal comme retenue à la source et respecter ses obligations d’employeur envers la Sécurité sociale.

Il en va de même pour les professionnels : administrateur de biens, avocat, architecte ou métreur. Leurs honoraires sont soumis à la retenue d’IRPF (le taux général est de 15 % ; il existe un taux réduit pour ceux qui débutent leur activité). En chiffres ronds : honoraires de 2 000 euros, plus 420 de TVA (21 %), moins 300 de retenue (15 %). La copropriété verse 2 120 euros à l’administrateur et reverse les 300 restants au fisc avec le 111 du trimestre. Les 111 se déposent dans les vingt premiers jours calendaires suivant chaque trimestre, et le 190 en janvier.

Les entreprises d’ascenseurs, de nettoyage ou de jardinage facturent en général sans retenue, car celle-ci s’applique aux activités professionnelles et non aux activités commerciales ou industrielles. En cas de doute, tranchez avant de payer : régler la totalité du montant et découvrir ensuite qu’il fallait retenir fait de la copropriété la responsable vis-à-vis du fisc.

Travaux et TVA : là où les copropriétaires jouent le plus d’argent

La copropriété ne peut pas déduire la TVA qu’elle supporte : pour les copropriétaires, c’est un coût supplémentaire, et c’est pourquoi le taux appliqué compte. Les travaux de rénovation et de réparation dans des immeubles d’habitation peuvent être taxés à 10 % lorsque le destinataire est la copropriété, que l’immeuble a plus de deux ans et que les matériaux fournis par l’entrepreneur ne dépassent pas 40 % de la base imposable. Hors de ces conditions, c’est généralement le taux de 21 % qui s’applique.

Pour des travaux de 20 000 euros de base, à 10 % la TVA s’élève à 2 000 euros (total 22 000) ; à 21 %, à 4 200 (total 24 200). Ce sont 2 200 euros qui sortent de la poche des copropriétaires à cause d’une erreur de facturation. Avant de voter le devis en assemblée générale, mieux vaut vérifier le taux avec l’entrepreneur et s’assurer de l’existence d’aides ou de mesures temporaires en vigueur.

Les erreurs les plus fréquentes en pratique sont toujours les mêmes : factures émises au nom du président ou d’un copropriétaire au lieu de la copropriété et de son NIF ; honoraires de l’administrateur payés sans retenue ; 347 non déposé parce qu’on croit que « cela ne nous concerne pas » ; gardien engagé sans inscription comme retenue à la source ; et travaux facturés à 21 % sans vérifier s’ils remplissaient les conditions du taux de 10 %. On les évite avec un calendrier fiscal simple et un classement ordonné des factures et des procès-verbaux.

Chez Zythos Business, nous accompagnons les indépendants et les PME, ainsi que ceux qui gèrent des copropriétés ou des immeubles, sur ce qui se voit le moins et coûte le plus quand cela dysfonctionne : tenir le calendrier des modèles, vérifier les retenues et les taux de TVA avant de payer, et garder la documentation en ordre. Si vous voulez savoir quels modèles vous concernent vraiment, nous faisons le point avec vous, chiffres réels à l’appui.