Nicht abzugsfähige Ausgaben bei IRPF und IVA: Das prüft das Finanzamt 2026

Bei jeder Steuerkampagne verfeinert die Agencia Tributaria ihren Datenabgleich zwischen Rechnungen, Kontobewegungen und Steuererklärungen ein Stück weiter. 2026 ist dieser Abgleich präziser denn je – dank der zunehmenden Verbreitung der elektronischen Rechnung und automatisierter Prüfsysteme. Wer weiterhin Ausgaben absetzt, die das Finanzamt seit Jahren systematisch beanstandet, riskiert damit einen teuren Fehler. Es handelt sich dabei nicht um neue Vorschriften im eigentlichen Sinn, sondern um eine strengere Prüfung längst bestehender Kriterien: ausschließliche Zuordnung zur Tätigkeit, Zusammenhang mit den Einnahmen und vollständige Belegnachweise.

Diese Ausgaben lehnt das Finanzamt weiterhin ab

Bei der Einkommensteuer (IRPF) bleibt die Agencia Tributaria bei allen Ausgaben mit „gemischter Nutzung“ streng – also solchen, die sowohl der beruflichen Tätigkeit als auch dem Privatleben des Selbstständigen dienen. Die häufigsten Fälle bei Prüfungen sind der Pkw (außer bei Tätigkeiten mit ausdrücklichem Bezug zum Transport, etwa Vertreter mit ständigen Fahrten oder Handelsvertreter), Kleidung, die nicht eindeutig Arbeits- oder Berufskleidung ist, sowie Verpflegungskosten, wenn die formalen Voraussetzungen fehlen: Zahlung per elektronischem Zahlungsmittel, Einhaltung des Tageslimits und Nachweis, dass die Ausgabe im Rahmen der Tätigkeit entstanden ist.

Bei der Mehrwertsteuer (IVA) ist die Kasuistik ähnlich, mit eigenen Nuancen: Die Vorsteuer auf Pkw-Kosten gilt grundsätzlich nur zu 50 % als abzugsfähig, sofern keine höhere betriebliche Nutzung nachgewiesen wird, und vereinfachte Rechnungen oder Kassenbons ohne die Identifikationsdaten des Empfängers erlauben bei einer Prüfung durch das Finanzamt keinen Vorsteuerabzug. Ebenfalls häufig beanstandet werden Spesen und Kundenbewirtung ohne ausreichenden Belegnachweis sowie Rechnungen von Lieferanten, die sich als nicht ordnungsgemäß angemeldet erweisen oder deren Leistungsgegenstand nicht zur angegebenen Tätigkeit passt.

Ein Punkt, der alle überrascht, die wenig abrechnen, aber regelmäßig Ausgaben tätigen: Das Verhältnis zwischen Einnahmen und Ausgaben wird auch unter dem Aspekt der Verhältnismäßigkeit geprüft. Eine einzelne hohe Ausgabe bei gleichzeitig bescheidenem, aber konstantem Umsatz gehört in der Praxis zu den Faktoren, die am häufigsten Auskunftsersuchen auslösen.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Für Selbstständige und kleine Unternehmen bedeutet das ganz konkrete Entscheidungen vor Quartalsende. Erstens: die Fahrzeugpolitik überprüfen. Fehlt eine Tätigkeit, die die ausschließliche Nutzung rechtfertigt, sollte weder die volle Vorsteuer abgezogen noch der Abzug bei der Einkommensteuer ohne belastbares Nutzungskriterium erzwungen werden – denn bei einer Prüfung liegt die Beweislast beim Steuerpflichtigen. Zweitens: die Spesenabrechnung in Ordnung bringen. Ohne Kartenzahlung oder ein nachvollziehbares Zahlungsmittel und ohne direkten Bezug zu einer beruflich veranlassten Fahrt sollte diese Ausgabe nicht ins Ausgabenbuch aufgenommen werden, so verbreitet die Gewohnheit, den Bon aufzuheben, auch sein mag. Drittens: den Lieferantenstamm prüfen. Ist ein regelmäßiger Lieferant nicht mit vollständiger Steuernummer und Angaben auf der Rechnung identifiziert, sollte die Korrektur eingefordert werden, bevor der Abzug bei einer späteren Prüfung verloren geht – nicht erst danach.

Ebenso empfiehlt es sich, das Verhältnis zwischen Ausgaben und Umsatz mit gesundem Menschenverstand zu betrachten: Eine untypische oder für das Tätigkeitsvolumen unverhältnismäßige Ausgabe sollte mit verstärktem Nachweis aufbewahrt werden (Kostenvoranschlag, Vertrag, E-Mail, die die Notwendigkeit der Ausgabe erklärt), bevor das Finanzamt danach fragt – nicht erst, wenn das Auskunftsersuchen eintrifft. Und vor allem: Eine Ausgabe nicht allein deshalb für gültig halten, weil „sie schon immer so abgesetzt wurde“ – die Prüfkriterien haben sich in ihrer Intensität verändert, auch wenn die zugrunde liegende Norm dieselbe geblieben ist.

Bei Zythos Business prüfen wir Quartal für Quartal, welche Ausgaben unserer selbstständigen und kleinunternehmerischen Mandanten korrekt belegt sind und welche verstärkt oder gestrichen werden sollten, bevor das jeweilige Modell eingereicht wird – genau um Überraschungen zu vermeiden, wenn das Finanzamt genauer hinschaut. Diesem Kriterium zuvorzukommen, statt erst darauf zu reagieren, macht den Unterschied zwischen einem unbesorgten Abzug und einer Berichtigung mit Zuschlag.