Frais non déductibles en IRPF et IVA : ce que Hacienda surveille en 2026

À chaque campagne fiscale, l’Agence des impôts espagnole (Hacienda) affine un peu plus le croisement des données entre factures, mouvements bancaires et déclarations. En 2026, ce croisement est plus fin que jamais grâce à la généralisation de la facturation électronique et aux systèmes de vérification automatique, ce qui rend particulièrement coûteuse l’erreur de continuer à déduire des frais que Hacienda rejette systématiquement depuis des années. Il ne s’agit pas, à proprement parler, d’une nouvelle réglementation, mais d’un durcissement dans le contrôle de critères déjà existants : affectation exclusive à l’activité, corrélation avec les revenus et justification documentaire complète.

Les frais que Hacienda continue de rejeter

En IRPF, le critère de l’Agence des impôts reste strict pour tout frais à « usage mixte », c’est-à-dire celui qui sert à la fois à l’activité professionnelle et à la vie privée du travailleur indépendant. Les exemples les plus récurrents lors des contrôles sont le véhicule de tourisme (sauf activités expressément liées au transport, comme les commerciaux en déplacement constant ou les agents commerciaux), les vêtements qui ne sont pas clairement des tenues de travail ou des uniformes, et les frais de restauration lorsque manquent les conditions formelles : paiement par moyen électronique, plafond journalier et justification que la dépense a bien eu lieu dans le cadre de l’activité.

En IVA, la casuistique est similaire mais avec ses propres nuances : la TVA supportée sur les frais de véhicules de tourisme est présumée déductible à seulement 50 %, sauf preuve d’une affectation supérieure, et les factures simplifiées ou tickets sans les données d’identification du destinataire ne permettent pas de déduire la taxe si Hacienda demande une justification lors d’un contrôle. Tombent également fréquemment les indemnités et frais de représentation envers les clients sans justificatif suffisant, ainsi que les factures de fournisseurs qui s’avèrent ne pas être correctement immatriculés ou dont l’objet ne correspond pas à l’activité déclarée.

Un point qui surprend souvent ceux qui facturent peu mais dépensent régulièrement, c’est que la corrélation revenus-dépenses s’analyse aussi en termes de proportionnalité : une dépense ponctuelle élevée face à une facturation modeste et stable dans le temps est, en pratique, l’un des facteurs qui déclenche le plus les demandes d’informations.

Ce que cela signifie pour votre activité

Pour un travailleur indépendant ou une PME, cela se traduit par des décisions très concrètes avant la clôture du trimestre. D’abord, revoir la politique concernant le véhicule : en l’absence d’une activité justifiant un usage exclusif, il ne convient pas de déduire 100 % de la TVA ni de forcer la déduction en IRPF sans un critère d’affectation défendable, car lors d’un contrôle, la charge de la preuve incombe au contribuable. Ensuite, mettre de l’ordre dans les frais de restauration : sans paiement par carte ou moyen traçable, et sans lien direct avec un déplacement motivé par l’activité, cette dépense ne devrait pas figurer dans le livre des frais, aussi habituelle que soit l’habitude de conserver le ticket. Enfin, revoir le portefeuille de fournisseurs : si un fournisseur récurrent n’est pas identifié avec son NIF et ses coordonnées complètes sur la facture, mieux vaut demander la correction avant que la déduction ne se perde lors d’une révision ultérieure, et non après.

Il convient également d’appliquer le bon sens à la proportion entre dépenses et facturation : une dépense atypique ou disproportionnée par rapport au volume d’activité mérite d’être conservée avec une justification renforcée (devis, contrat, e-mail expliquant la nécessité de la dépense) avant que Hacienda ne la réclame, et non lorsque la demande arrive. Et surtout, ne pas considérer une dépense comme valable simplement parce qu’« elle a toujours été déduite ainsi » : l’intensité des critères de contrôle a changé, même si la norme de fond reste la même qu’auparavant.

Chez Zythos Business, nous examinons trimestre après trimestre quels frais de nos clients indépendants et PME sont correctement justifiés et lesquels méritent d’être renforcés ou écartés avant de présenter la déclaration correspondante, précisément pour éviter les mauvaises surprises lorsque Hacienda décide de regarder à la loupe. Anticiper ce critère, plutôt que d’y réagir, fait toute la différence entre une déduction sereine et une régularisation avec majoration.