Vermietung als Wohnung oder als Büro: So ändert sich die Umsatzsteuer (und die Quellensteuer)

Ein und dieselbe Wohnung kann völlig unterschiedliche steuerliche Pflichten auslösen – je nachdem, wofür sie genutzt wird: als Hauptwohnsitz oder als Gewerberaum/Büro für eine wirtschaftliche Tätigkeit. Der Unterschied ist keine Formsache, denn die Umsatzsteuer (und gegebenenfalls die spanische Einkommensteuer, IRPF) ändern sich grundlegend. Viele Selbstständige und Kleinunternehmen erleben eine böse Überraschung, wenn sie eine Wohnung für ihr Büro anmieten oder eine eigene Wohnung an einen Freiberufler vermieten. Dieser Leitfaden erklärt, welche Befreiung greift, warum ein Verzicht auf diese Befreiung nicht immer möglich ist und wann die Quellensteuer nach dem Modelo 115 ins Spiel kommt.

Wohnungsvermietung: Umsatzsteuerbefreiung ohne Verzichtsmöglichkeit

Die Vermietung einer Wohnung zur ausschließlichen Nutzung als Wohnsitz ist von der Umsatzsteuer befreit. Der Vermieter weist auf der Mietrechnung keine Umsatzsteuer aus und kann im Gegenzug auch die Vorsteuer aus den mit der Immobilie verbundenen Ausgaben (Renovierung, Mobiliar, Verwaltung) nicht abziehen. Es handelt sich um eine „geschlossene“ Befreiung: Anders als bei anderen Befreiungen im Immobilienbereich, etwa beim Zweitverkauf von Gebäuden, ist bei der Wohnungsvermietung ein Verzicht auf die Befreiung ausgeschlossen – selbst wenn der Mieter ein Unternehmer oder Freiberufler mit Vorsteuerabzugsrecht ist. Das spanische Umsatzsteuergesetz sieht die Verzichtsmöglichkeit nur für bestimmte Geschäfte mit Grundstücken und Gebäuden vor, nicht für die Wohnungsvermietung. Weder Vermieter noch Mieter können also vereinbaren, auf eine vom Gesetz als Wohnraum eingestufte Vermietung Umsatzsteuer anzuwenden.

Anders sieht es aus, wenn die Wohnung ganz oder teilweise für eine wirtschaftliche Tätigkeit genutzt wird: etwa wenn ein Selbstständiger eine Wohnung mietet und einen Teil davon als Büro nutzt, oder wenn ein Unternehmen eine Wohnung anmietet, um dort seine Geschäftsräume einzurichten. In diesem Fall liegt keine „ausschließliche Nutzung als Wohnraum“ mehr vor, und die Befreiung entfällt – anteilig oder vollständig, je nach gewerblichem Nutzungsanteil – mit Umsatzsteuer zum allgemeinen Satz. Es empfiehlt sich, dies von Anfang an klar im Mietvertrag festzuhalten, denn der angegebene Nutzungszweck bestimmt die steuerliche Behandlung des gesamten Mietverhältnisses, nicht nur der ersten Rechnung.

Vermietung von Gewerberäumen: 21% Umsatzsteuer und Quellensteuer nach Modelo 115

Wird die Immobilie als Laden, Büro oder Halle für eine wirtschaftliche Tätigkeit vermietet, greift die Befreiung für Wohnraum nicht: Der Vermieter muss auf jeder Rechnung Umsatzsteuer zum allgemeinen Satz (21%) ausweisen, die der Mieter als Vorsteuer abziehen kann, sofern der Raum seiner Tätigkeit dient. Neben der Umsatzsteuer kommt die Einkommensteuer (IRPF) ins Spiel: Ist der Mieter ein Unternehmer oder Freiberufler, der die Miete für einen betrieblich genutzten Raum zahlt, ist er verpflichtet, auf den Mietbetrag eine Quellensteuer zur Vorauszahlung der IRPF (bzw. der Körperschaftsteuer, wenn der Vermieter eine Gesellschaft ist) einzubehalten, sie vierteljährlich über das Modelo 115 an die Finanzbehörde abzuführen und dem Vermieter die entsprechende Jahresbescheinigung über die einbehaltenen Beträge auszustellen.

Diese Pflicht trifft denjenigen, der die Miete zahlt, nicht denjenigen, der sie erhält: Der Mieter – ob Unternehmen oder Selbstständiger – behält die Steuer ein, meldet sie und führt sie an die Finanzbehörde ab, während der Eigentümer die Miete bereits um diesen Betrag gekürzt erhält und ihn später in seiner eigenen Steuererklärung geltend macht. Die Vorschriften sehen einige Ausnahmen von dieser Einbehaltungspflicht vor (etwa wenn der Vermieter aufgrund seiner Rechtsform von der Quellensteuer befreit ist oder der jährlich an denselben Vermieter gezahlte Betrag gering ist). Es lohnt sich daher, jeden Fall einzeln zu prüfen, statt automatisch davon auszugehen, dass immer ein Modelo 115 abzugeben ist.

Häufige Fehler bei der Vermischung von Wohnraum und gewerblicher Nutzung

Der häufigste Fehler ist, eine Bürovermietung aus Bequemlichkeit wie eine Wohnungsvermietung abzurechnen (ohne Umsatzsteuer) – das kann bei einer Prüfung durch die Finanzbehörde zu Nachzahlungen und Zinsen führen. Der zweite Fehler ist genau umgekehrt: Umsatzsteuer auf eine echte Wohnungsvermietung auszuweisen, die der Mieter nicht abziehen kann, weil die Befreiung von Gesetzes wegen gilt – unabhängig davon, was auf der Rechnung steht. Ebenfalls häufig wird vergessen, die Quellensteuer nach Modelo 115 einzubehalten, wenn ein Unternehmen einen Gewerberaum mietet, oder der Finanzbehörde die Nutzungsänderung einer Immobilie zu melden, wenn sie von Wohnraum zu Gewerberaum wird oder umgekehrt – was sich sowohl auf die anzuwendende Umsatzsteuer als auch auf die Abzugsfähigkeit von Ausgaben wie Grundsteuer (IBI), Gemeinschaftskosten oder Nebenkosten auswirkt.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen genau bei solchen Entscheidungen, bei denen ein und derselbe Mietvertrag je nach Formulierung und steuerlicher Behandlung ganz unterschiedlich ausgelegt werden kann. Wir prüfen die tatsächliche Nutzung der Immobilie, ermitteln, ob Umsatzsteuer, Quellensteuer oder beides anfällt, und sorgen dafür, dass Rechnungen, das Modelo 115 und die vierteljährlichen Steuererklärungen von der ersten Zahlung an die korrekte Situation widerspiegeln – damit es bei einer späteren Prüfung keine bösen Überraschungen gibt.