Veri*Factu und reale Beitragsbemessung: die Steuerneuheiten 2026, die Selbstständige und Kleinunternehmen nicht auf Dezember verschieben sollten

Die zweite Julihälfte ist für Selbstständige und Kleinunternehmen traditionell ein Monat mit wichtigen Fristen: Am 20. Juli endet die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (IVA) und der IRPF-Vorauszahlungen für das zweite Quartal 2026. Doch über diesen wiederkehrenden Termin hinaus bringt dieses Jahr zwei grundlegende Änderungen mit sich, die man rechtzeitig im Blick haben sollte, bevor sie in letzter Minute Druck machen: die Einführung der überprüfbaren elektronischen Rechnungsstellung (Veri*Factu) und die endgültige Etablierung des Beitragssystems für Selbstständige nach realem Einkommen.

Veri*Factu ist kein Projekt mehr, sondern wird jetzt verbindlich

Die Verordnung, die vorschreibt, dass Rechnungsprogramme von der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) „überprüfbar“ sein müssen – im Volksmund als Veri*Factu bekannt – ist für Unternehmen bereits in die verbindliche Anwendungsphase getreten. Im Laufe von 2026 sind auch die übrigen Steuerpflichtigen an der Reihe, darunter ein Großteil der Selbstständigen, die mit Rechnungssoftware arbeiten. In der Praxis bedeutet das: Das Rechnungsprogramm muss für jede Rechnung einen unveränderlichen Datensatz mit verketteter elektronischer Signatur erzeugen und diese Information im Moment der Ausstellung an die Finanzverwaltung übermitteln (oder zur Übermittlung bereithalten). Systeme, die diese Anforderungen nicht erfüllen – als „Rechnungsprogramm“ getarnte Excel-Tabellen, lose Vorlagen, veraltete, nicht aktualisierte Software – bewegen sich außerhalb der Legalität. Ihr Einsatz kann Sanktionen nach sich ziehen, sowohl für das Unternehmen, das die Rechnungen ausstellt, als auch – in bestimmten Fällen – für den Softwarehersteller selbst.

Hinzu kommt, dass das Gesetz „Crea y Crece“ (zur Gründung und zum Wachstum von Unternehmen) planmäßig auf die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmen und Selbstständigen (B2B) zusteuert, mit gestaffelten Fristen je nach Umsatzvolumen. In der Praxis wird dies in den kommenden Geschäftsjahren parallel zu Veri*Factu bestehen. Es handelt sich zwar nicht um dieselbe Pflicht, doch beide verfolgen dieselbe Philosophie: vollständige Rückverfolgbarkeit und weniger Spielraum für Schwarzgeldgeschäfte.

Beitragsbemessung nach realem Einkommen: die Stufen bewegen sich weiter

Das System der Selbstständigenbeiträge auf Basis der tatsächlichen Nettoeinkünfte entwickelt sich weiter: Die Beitragsstufen werden jährlich überprüft und legen die jeweils anwendbare Mindest- und Höchstbemessungsgrundlage fest. Wer 2025 mehr oder weniger verdient hat, als bei der ursprünglichen Wahl der Beitragsstufe geschätzt, muss mit einer Nachberechnung der Beiträge rechnen – zugunsten oder zulasten des Selbstständigen –, sobald die Sozialversicherung (Seguridad Social) die Daten mit der Einkommensteuererklärung abgleicht. Dieser Vorgang läuft automatisch ab, doch es lohnt sich, frühzeitig zu prüfen, in welcher Stufe man sich befindet und ob die tatsächlichen Einkünfte 2026 von der Prognose abweichen, um die Beiträge anzupassen, bevor die Korrektur von selbst kommt – mitunter mit Zuschlag.

Parallel dazu hält die Finanzverwaltung an strengen Sanktionen bei Fristversäumnissen fest: Zuschläge bei verspäteter Abgabe ohne vorherige Aufforderung und deutlich härtere Strafen, wenn die Behörde bereits eine Aufforderung erlassen hat. Die AEAT hat zudem den automatischen Datenabgleich zwischen den verschiedenen Formularen verstärkt – Umsatzsteuer, Quellensteuer, Vorauszahlungen und die Jahreserklärung selbst –, sodass Abweichungen zwischen den vierteljährlichen Meldungen und der Jahresübersicht (Modelo 390, 190) heute deutlich schneller auffallen als noch vor einigen Jahren.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Wenn Sie selbstständig sind oder ein kleines oder mittleres Unternehmen führen, gibt es konkrete Entscheidungen, die Sie jetzt treffen sollten – nicht erst im Dezember. Erstens: Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm (oder das Ihrer Steuerberatung) bereits Veri*Factu-konform ist oder ein verbindliches Datum für die Umstellung hat. Ein Softwarewechsel in letzter Minute, während der laufende Betrieb weiterläuft, ist der sicherste Weg zu fehlerhaften Rechnungen oder doppelten Datensätzen. Zweitens: Überprüfen Sie die gewählte Beitragsstufe im Licht der tatsächlichen Entwicklung des Geschäftsjahres 2026. Bewegen sich die Nettoeinkünfte über der ursprünglichen Prognose, vermeidet eine frühzeitige Anpassung der Bemessungsgrundlage eine unangenehme Nachzahlung im kommenden Jahr. Drittens: Schieben Sie die vierteljährlichen Steuererklärungen nicht auf den letzten Tag. Durch den Datenabgleich der AEAT fällt ein Fehler im Modelo 303 oder 130 eines Quartals in der Jahresübersicht auf – und die nachträgliche Erklärung kostet mehr Zeit und mitunter auch Geld, als die Erklärung gleich korrekt einzureichen. Und viertens: Liegt Ihr Umsatz nahe an den Schwellenwerten, die die verpflichtende elektronische B2B-Rechnung auslösen, fragen Sie bereits jetzt bei Ihren Softwareanbietern und wichtigsten Kunden nach, wie diese die Umstellung planen – denn die Anpassung hängt nicht allein von Ihnen ab.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und KMU genau in diesen Fragen: Wir übersetzen jede gesetzliche Änderung – Veri*Factu, reale Beitragsbemessung, AEAT-Datenabgleiche – in konkrete Entscheidungen zu Software, Beiträgen und Fristen, damit aus der steuerlichen Neuerung nicht in sechs Monaten eine böse Überraschung in der Buchhaltung wird.