Direkte Ermittlung oder Modulsystem: Welche IRPF-Regelung passt zu deiner selbstständigen Tätigkeit?

Wenn du als Selbstständiger (autónomo) in Spanien vor der Frage stehst, ob du deine Einkommensteuer (IRPF) nach der direkten Ermittlung (estimación directa) oder nach dem Modulsystem (estimación objetiva) berechnen solltest, hängt die Antwort von drei Faktoren ab: deiner Tätigkeit, deinem Umsatz und deinen tatsächlichen Ausgaben. Das ist keine Geschmacksfrage – sie bestimmt, wie dein Nettoertrag berechnet wird und damit, was du jedes Quartal zahlst. Schauen wir uns das im Detail an.

Der Unterschied zwischen direkter Ermittlung und Modulsystem

Bei der direkten Ermittlung (normal oder vereinfacht) versteuerst du deinen tatsächlichen Gewinn: Einnahmen abzüglich der mit Rechnung belegten abzugsfähigen Ausgaben. Das ist die Standardregelung für die meisten Selbstständigen und die einzig mögliche für freiberufliche Tätigkeiten (Berater, Anwälte, Designer, Consultants, freiberuflich tätige Ärzte usw.) sowie für fast alle Dienstleistungen. Innerhalb der direkten Ermittlung gilt die vereinfachte Variante, solange dein Umsatz im Vorjahr 600.000 Euro nicht überschritten hat; darüber – oder bei freiwilligem Verzicht – wechselst du in die normale Variante mit einer Buchführung nach dem spanischen Handelsgesetzbuch.

Das Modulsystem hingegen orientiert sich nicht an deinem tatsächlichen Gewinn, sondern an objektiven Kennzahlen deines Betriebs – Quadratmeter des Lokals, Anzahl der Beschäftigten, vertraglich vereinbarte elektrische Leistung, Anzahl der Tische, Fahrzeuge usw. –, die die spanische Finanzbehörde (Hacienda) anhand jährlich veröffentlichter Tabellen in einen geschätzten Nettoertrag umrechnet. Zugelassen sind ausschließlich Tätigkeiten, die ausdrücklich in der Ministerialverordnung zu dieser Regelung aufgeführt sind: Einzelhandel, Gastronomie (Bars, Cafés, Restaurants bestimmter Kategorien), Güter- und Personentransport, einige Bau- und Reparaturtätigkeiten, Friseursalons, Fahrschulen und wenige weitere. Freiberufliche Tätigkeiten sind grundsätzlich ausgeschlossen.

Grenzwerte des Modulsystems und wann du zwingend wechseln musst

Um das Modulsystem anwenden zu können, müssen mehrere Volumengrenzen gleichzeitig eingehalten werden: Der gesamte Geschäftsumfang darf 250.000 Euro jährlich nicht überschreiten; rechnest du gegenüber anderen Unternehmern oder Freiberuflern ab, die zum Steuerabzug verpflichtet sind, darf dieser Anteil 125.000 Euro nicht übersteigen; und deine Einkäufe von Waren und Dienstleistungen (ohne Anlagevermögen) dürfen ebenfalls 250.000 Euro pro Jahr nicht übersteigen. Diese Schwellenwerte werden seit mehreren Jahren jeweils im Dezember per Gesetz verlängert, daher lohnt es sich, den für das laufende Jahr geltenden Betrag zu prüfen, bevor du dich entscheidest – eine kurzfristige Gesetzesänderung kann sie verschieben. Zudem sind bestimmte, dem 1-%-Steuerabzug unterliegende Bau- und Industrietätigkeiten seit Jahren generell vom Modulsystem ausgeschlossen und müssen zwingend nach der direkten Ermittlung versteuert werden, auch wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: Eine Bäckerei mit 180.000 Euro Jahresumsatz, fast ausschließlich an Privatkunden, und Einkäufen von 90.000 Euro erfüllt alle drei Grenzwerte und kann im Modulsystem bleiben. Beginnt dieselbe Bäckerei, Hotels zu beliefern, und rechnet 140.000 Euro gegenüber steuerabzugspflichtigen Unternehmen ab, überschreitet sie die 125.000-Euro-Grenze dieses Anteils und scheidet für das Folgejahr aus dem Modulsystem aus – sie wechselt dann zwingend in die direkte Ermittlung.

Wie du das passende Regime findest und wann sich ein Wechsel lohnt

Der eigentliche Vergleich ist reine Rechenarbeit: Bei einer hohen Gewinnmarge (geringe Ausgaben im Verhältnis zum Umsatz) fährt man mit dem Modulsystem meist günstiger, weil der geschätzte Ertrag diese hohe Marge nicht widerspiegelt. Bei hohen Ausgaben, Investitionen, Angestellten oder knapper Marge ist dagegen fast immer die direkte Ermittlung die steuerlich günstigere Wahl, da sie die tatsächlichen Kosten abzieht. Es lohnt sich, beide Varianten mit den Daten des Vorjahres durchzurechnen, statt sich allein an der Tätigkeitskennziffer (epígrafe) zu orientieren.

Der Regimewechsel erfolgt über die steuerliche Anmeldeerklärung (modelo 036/037) und muss im Dezember eingereicht werden, damit er im Folgejahr wirksam wird; nach einem Verzicht auf das Modulsystem ist man mindestens drei Jahre an die direkte Ermittlung gebunden, mit stillschweigender Verlängerung, sofern kein erneuter Verzicht erklärt wird. Überschreitest du während des Jahres die Umsatz- oder Einkaufsgrenzen, erfolgt der Ausstieg aus dem Modulsystem automatisch ab dem Folgejahr, ohne zusätzliches Verfahren – es empfiehlt sich aber, dies zu melden, um Vorauszahlungen und Rechnungsstellung entsprechend anzupassen.

Bei Zythos Business helfen wir Selbstständigen und KMU genau diese Berechnung rechtzeitig vor Dezember durchzuführen: Wir vergleichen deine tatsächliche Situation in beiden Regelungen, prüfen, ob deine Tätigkeit noch innerhalb der geltenden Grenzen liegt, und bereiten bei Bedarf den Regimewechsel frühzeitig vor – damit die Entscheidung auf Basis konkreter Zahlen getroffen wird und nicht aus reiner Gewohnheit des Vorjahres.