Modelo 111 y modelo 190: cómo declarar las retenciones a trabajadores y profesionales sin errores

Si pagas nóminas o facturas de profesionales, Hacienda te convierte en su colaborador: retienes una parte del pago a cuenta del IRPF del perceptor y se la ingresas tú. Esa mecánica se refleja en dos modelos que conviene entender juntos: el modelo 111, que se presenta cada trimestre, y el modelo 190, el resumen anual que debe coincidir con lo declarado durante el año.

Quién tiene que retener y qué se declara en el 111

Están obligados a retener las sociedades, y también los autónomos y demás empresarios que ejercen una actividad económica, cuando abonan determinadas rentas. No retiene el particular que paga a título personal. Los pagos más habituales que obligan a retener son:

• Rendimientos del trabajo: sueldos y salarios, y también otras retribuciones del trabajo como las dietas que no estén exceptuadas de gravamen.
• Actividades profesionales: facturas de abogados, gestores, médicos, diseñadores, traductores, formadores y otros profesionales que facturan con IRPF.
• Otros casos: premios, ciertas actividades agrícolas, ganaderas o forestales, y las retribuciones a administradores de sociedades.

El alquiler de locales tiene su propio modelo (el 115) y no va en el 111. Mezclarlos es uno de los despistes más frecuentes.

La obligación de presentar el 111 nace cuando has practicado retenciones en el trimestre. Se presenta de forma trimestral, durante los veinte primeros días naturales del mes siguiente al cierre del trimestre. El del cuarto trimestre tiene un plazo algo distinto y termina a final de enero, así que conviene consultar el calendario oficial del ejercicio. Si en un trimestre no has retenido a nadie, por lo general no hay nada que presentar, salvo que seas un obligado que deba declarar «sin actividad» según su caso concreto.

Tipos de retención aplicables

El tipo depende de quién cobra y de qué cobra:

• Trabajadores por cuenta ajena: no hay un porcentaje fijo. Se calcula con el procedimiento general de la AEAT a partir del salario anual previsto, la situación familiar y las circunstancias del trabajador. El resultado cambia de una nómina a otra, por eso no se «inventa» un porcentaje: se utiliza el programa de nóminas o el simulador oficial.
• Profesionales: con carácter general, un 15 % sobre la base de la factura (sin IVA).
• Profesionales de inicio de actividad: un tipo reducido del 7 % durante el año de alta y los dos siguientes, siempre que no hubieran ejercido en el año anterior y el perceptor lo comunique por escrito al pagador.
• Administradores y miembros de consejos: tienen un tipo específico, con una reducción para entidades de pequeño tamaño. Verifícalo cada ejercicio antes de aplicarlo.

Un ejemplo con números redondos: un diseñador te factura 1.000 € de base más 210 € de IVA. Retienes el 15 % de 1.000 €, es decir, 150 €. Le pagas 1.060 € (1.210 − 150) y esos 150 € van a la casilla correspondiente a profesionales del 111 del trimestre en el que se devengó la factura. La retención se calcula siempre sobre la base, nunca sobre el total con IVA.

Cómo cuadrar el 111 trimestral con el 190 anual

El modelo 190 se presenta en enero del año siguiente y detalla, perceptor por perceptor, lo que has pagado y retenido durante todo el ejercicio. Su lógica es sencilla: la suma de los cuatro modelos 111 debe coincidir con los totales del 190, tanto en número de perceptores como en importes percibidos y retenciones ingresadas. Hacienda cruza ambos y también los compara con los datos que cada perceptor ve en su borrador de renta.

Los descuadres que más se repiten son estos:

• Factura imputada al trimestre equivocado: la retención se declara cuando se paga o se hace exigible, no cuando te acuerdas de ella.
• Retención practicada y no ingresada, o ingresada en un modelo que no corresponde (por ejemplo, un alquiler en el 111).
• Perceptores omitidos en el 190, a menudo un profesional ocasional que facturó una sola vez.
• Claves y subclaves mal asignadas: el 190 distingue entre trabajadores, profesionales y otras rentas, y un error de clave puede arrastrar un descuadre.
• Datos identificativos incorrectos: un NIF erróneo o un nombre que no coincide con el censo provoca rechazos.

Una buena práctica es conciliar al cierre de cada trimestre: la cuenta de Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas, debe quedar a cero tras el pago del 111. Si arrastra saldo, algo se ha contabilizado de más o de menos, y es mucho más fácil corregirlo en abril o julio que en enero con el 190 encima.

Si detectas un error en un 111 ya presentado, se corrige con una declaración complementaria, y el 190 debe reflejar la cifra definitiva. Presentar fuera de plazo o con errores conlleva recargos o sanciones, así que anticiparse sale más barato.

En Zythos Business llevamos la contabilidad y los modelos de nuestros clientes como un único sistema: las retenciones se concilian cada trimestre contra los libros, de modo que el 190 de enero es una confirmación y no una sorpresa. Si quieres revisar cómo estás declarando tus retenciones, estaremos encantados de echarte una mano.