Berichtigungsrechnung: So korrigieren Sie eine Rechnung, ohne bei der Umsatzsteuer den Überblick zu verlieren

Früher oder später stellt jeder Selbstständige und jedes kleine Unternehmen eine Rechnung mit einer falschen Angabe aus, vergisst einen Rabatt oder muss eine Warenrücksendung des Kunden verarbeiten. Die Lösung ist weder, die Rechnung zu löschen, noch, sie durchzustreichen: Sie stellen eine Berichtigungsrechnung (factura rectificativa) aus. Wer das richtig macht, vermeidet Ärger mit dem Finanzamt und vor allem, dass die Umsatzsteuer in Ihrem Modelo 303 falsch erklärt wird.

Was ist eine Berichtigungsrechnung und wann kommt sie zum Einsatz?

Sie ist das Dokument, das eine bereits ausgestellte Rechnung korrigiert oder aufhebt. Eine ausgestellte Rechnung wird weder gelöscht noch geändert: Sie bleibt in Ihrer Nummerierung bestehen und wird durch eine weitere Rechnung korrigiert, die auf sie verweist. Die drei häufigsten Fälle sind:

• Fehler: falsche Kundendaten, falsch berechnete Bemessungsgrundlage, falscher Umsatzsteuersatz, falsche Leistungsbeschreibung.
• Rücksendung oder nachträglicher Rabatt: Der Kunde sendet Waren zurück, Sie stornieren die Leistung oder gewähren nach der Rechnungsstellung einen Rabatt oder Bonus.
• Zahlungsausfall: Der Kunde zahlt nicht, und die gesetzlichen Voraussetzungen für die Rückholung der Umsatzsteuer sind erfüllt (dazu weiter unten mehr).

Die Berichtigungsrechnung muss die Anforderungen jeder Rechnung erfüllen und zusätzlich eindeutig kenntlich machen, dass sie berichtigt, die ursprüngliche Rechnung (Nummer, Serie und Datum) benennen, den Grund beschreiben und die korrigierten Beträge ausweisen. Sie wird je nach Ihrem Rechnungssystem in einer eigenen Nummernreihe oder fortlaufend nummeriert.

Zwei Arten der Berichtigung: Ersetzung oder Differenz

Die Rechnungsvorschriften lassen zwei Methoden zu:

Durch Ersetzung: Sie stellen eine neue Rechnung mit den richtigen Angaben aus, die die ursprüngliche ersetzt, und weisen zusätzlich die Rückgabe bzw. Stornierung der früheren Rechnung aus. Das bietet sich an, wenn der Fehler viele Angaben betrifft.

Durch Differenz: Die Berichtigungsrechnung erfasst nur die Änderung, positiv oder negativ. Das ist der Standard bei einem Rabatt oder einer Teilrücksendung.

Beispiel mit runden Zahlen: Sie stellen 1.000 € Bemessungsgrundlage zuzüglich 21 % Umsatzsteuer (210 €) in Rechnung, Gesamtbetrag 1.210 €. Anschließend gewähren Sie 100 € Rabatt auf die Bemessungsgrundlage. Die Berichtigungsrechnung durch Differenz weist −100 € Bemessungsgrundlage und −21 € Umsatzsteuer aus, Gesamtbetrag −121 €. Ihr Geschäft liegt dann bei 900 € Bemessungsgrundlage und 189 € Umsatzsteuer.

Fristen und Eintrag im Modelo 303

Als Faustregel gilt: Die Berichtigung wird ausgestellt, sobald Sie den Fehler bemerken oder der Anlass eintritt, und in jedem Fall innerhalb der Verjährungsfrist der Steuer. Bei einer Minderung der Bemessungsgrundlage (Rücksendung, Rabatt, Korrektur nach unten) verlangt das Umsatzsteuerrecht in der Regel, dass sie innerhalb weniger Monate nach Eintritt des Anlasses ausgestellt wird und dass der Empfänger nachweisen kann, dass ihm die Berichtigung bekannt ist. Prüfen Sie die Einzelheiten im Gesetz und schieben Sie das nicht auf die letzte Minute.

Wie wird sie erklärt? Grundsätzlich wird die Berichtigungsrechnung in dem Zeitraum erfasst, in dem Sie sie ausstellen, und nicht in dem der ursprünglichen Rechnung – sofern der Fehler nicht eine reine Regularisierung ist, die etwas anderes verlangt. In der Praxis heißt das:

• Im Modelo 303 des Quartals, in dem Sie die Berichtigungsrechnung ausstellen, sinkt (oder steigt) die abzuführende Umsatzsteuer um die Differenz. Im obigen Beispiel ziehen Sie 21 € von der geschuldeten Umsatzsteuer ab.
• Hat ein Lieferant den Fehler gemacht, buchen Sie dessen Berichtigungsrechnung in dem Quartal, in dem Sie sie erhalten, und passen die Vorsteuer an.
• Führt die Berichtigung zu einer Erhöhung der Steuerschuld, weil durch Ihren Fehler Umsatzsteuer nicht erklärt wurde, sollten Sie prüfen, ob eine ergänzende Steuererklärung oder eine Regularisierung im laufenden Zeitraum angebracht ist. Hier empfiehlt sich fachliche Beratung, da Zuschläge drohen können.

Beim Zahlungsausfall ist die Rückholung der Umsatzsteuer nur unter bestimmten Bedingungen möglich: Die gesetzlich vorgesehene Zeit seit Fälligkeit muss verstrichen sein, Sie müssen die Forderung beim Kunden geltend gemacht haben (etwa durch eine nachweisbare Mahnung oder auf gerichtlichem Weg), und Sie müssen die Änderung fristgerecht der Steuerbehörde (Agencia Tributaria) mitteilen. Erfüllen Sie nicht alle Schritte, können Sie diese Umsatzsteuer nicht zurückholen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Eine Rechnung stornieren, indem man sie einfach löscht oder eine Lücke in der Nummerierung lässt.
• Die Berichtigungsrechnung ausstellen, ohne die ursprüngliche Rechnung zu referenzieren oder den Grund anzugeben.
• Sie im Quartal der ursprünglichen Rechnung verbuchen, obwohl das Modelo 303 dieses Zeitraums bereits eingereicht ist.
• Bei der Berichtigung die Umsatzsteuer vergessen und nur die Bemessungsgrundlage korrigieren.
• Die Umsatzsteuer eines Zahlungsausfalls als zurückerhalten behandeln, ohne die Voraussetzungen erfüllt oder das Finanzamt informiert zu haben.

Zythos Business führt die Buchhaltung und die Steuern von Selbstständigen und kleinen Unternehmen, und Berichtigungsrechnungen sind ein Klassiker: Wir prüfen jede einzelne, ordnen sie dem richtigen Quartal zu und achten darauf, dass Ihr Modelo 303 mit Ihren Büchern übereinstimmt. Wenn Sie Rechnungen zu korrigieren haben und unsicher sind, wie sich das auf die Umsatzsteuer auswirkt, klären wir das gemeinsam mit Ihnen, bevor die Frist abläuft.