更正发票(红字发票):如何在不搞乱增值税的情况下更正一张发票

每一位个体经营者或中小企业,迟早都会开出一张信息有误的发票,或是漏掉了折扣,又或是遇到客户退货。正确的做法不是把发票删掉或涂改,而是开具一张更正发票(factura rectificativa)。处理得当,既能避免与税务局产生麻烦,更重要的是,能避免您的303表增值税申报出错。

什么是更正发票,什么时候使用

更正发票是用来更正或作废此前已开具发票的单据。已开具的发票不能删除,也不能修改:它仍保留在您的发票编号序列中,并通过另一张引用它的发票来更正。最常见的情形有三种:

• 错误:客户信息有误、计税基础计算错误、增值税税率选错、业务内容填写不当。
• 退货或事后折扣:客户退回商品,您取消了服务,或在开票之后给予折扣或优惠。
• 拖欠货款:客户未付款,且满足法定条件,可以追回已缴纳的增值税(详见下文)。

更正发票除须满足一般发票的全部要求外,还应明确注明其为更正性质,标明原发票(编号、系列和日期),说明更正原因,并列出更正后的金额。编号可使用独立的系列,也可按顺序连续编号,视您的开票系统而定。

两种更正方式:替代法或差额法

发票法规允许两种方法:

替代法:开具一张载有正确信息的新发票来替代原发票,同时体现对原发票的退回或作废。当错误涉及的信息较多时,这种方式比较适用。

差额法:更正发票只记录变动部分,可以是正数,也可以是负数。遇到折扣或部分退货时,这是最常见的做法。

用整数举个例子:您开具的发票计税基础为1,000欧元,加21%增值税(210欧元),合计1,210欧元。之后您给予了100欧元计税基础的折扣。按差额法开具的更正发票为:计税基础−100欧元,增值税−21欧元,合计−121欧元。这样,您这笔业务最终的计税基础为900欧元,增值税为189欧元。

期限以及在303表中的体现

实务上的原则是:一旦发现错误或发生了导致更正的事项,就应立即开具更正发票,并且无论如何都必须在该税种的追征时效期内完成。如果更正是由于计税基础减少(退货、折扣、少算等)引起的,增值税法规一般要求在引发更正的事由发生后的几个月内开具,并且要求收票方能够证明其已知悉该更正。具体细节请查阅法律条文,切勿拖到最后。

如何申报?一般原则是:更正发票应体现在您开具它的那个申报期,而不是原发票所属的期间,除非该错误属于需要另行处理的情形,而非单纯的调整。实务中:

• 在您开具更正发票的那个季度的303表中,销项增值税按差额相应减少(或增加)。以上面的例子为例,应从应纳税额(销项税)中扣减21欧元。
• 如果错误出在供应商一方,您应在收到其更正发票的那个季度入账,并相应调整进项增值税。
• 如果更正导致税额增加,且是由于您自己的错误造成增值税漏报,请评估是应提交补充申报,还是在当期进行调整;这一点建议咨询专业人士,因为可能涉及滞纳金或附加费用。

对于拖欠货款的情形,只有满足特定条件才能追回增值税:自到期日起已经过了法律规定的期限;您已向客户追讨债务(例如通过具有证明效力的催告函件或诉讼途径);并且您已在规定期限内将该变更通知税务局。只要有任何一步没有做到,就不能追回这笔增值税。

需要避免的常见错误

• 直接把发票删掉,或在编号中留下空号,以此来作废发票。
• 开具更正发票时没有引用原发票,或没有注明原因。
• 在原发票所属季度的303表已经提交的情况下,仍把更正发票记入该季度。
• 更正时忘了增值税,只更正了计税基础。
• 尚未满足条件,也没有通知税务局,就把拖欠货款对应的增值税视为已追回。

Zythos Business 为个体经营者和中小企业提供会计和税务服务,更正发票是我们经常处理的业务:我们会逐张审核,将其归入正确的季度,并确保您的303表与账簿保持一致。如果您有需要更正的发票,并对其增值税影响存有疑问,我们可以在申报期限到来之前帮您解决。