AEAT-Anfrage erhalten: Was Sie in den ersten 10 Tagen tun sollten (und was nicht)

Ein Brief oder, heute häufiger, eine Benachrichtigung im elektronischen Postfach der Agencia Tributaria mit einer Anfrage an Ihr Unternehmen löst fast immer dieselbe Reaktion aus: einen Schreckmoment. Die gute Nachricht: Eine Anfrage (requerimiento) ist keine Strafe und keine endgültige Anschuldigung, sondern eine Bitte um Information oder Nachweis zu etwas, das die AEAT in Ihren Steuererklärungen festgestellt hat (oder überprüfen möchte). Wie Sie in den ersten zehn Tagen reagieren, bestimmt zu einem großen Teil das Endergebnis.

Welche Arten von Anfragen die AEAT verschicken kann

Nicht jede Anfrage ist gleich, und es lohnt sich, zunächst zu klären, um welche Art es sich handelt, bevor Sie irgendetwas unternehmen. Die häufigsten Fälle bei Selbstständigen und KMU sind:

Informationsanfrage: Sie werden gebeten, Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge oder Belege zu einem bestimmten Sachverhalt vorzulegen (zum Beispiel einem Vorsteuerabzug oder einer geltend gemachten Ausgabe). Das bedeutet noch keine Nachforderung, sondern lediglich eine Prüfung.

Anfrage vor einem Steuerbescheidsvorschlag (im Rahmen eines vereinfachten Prüfverfahrens, „comprobación limitada“): Die AEAT hat bereits eine mögliche Unstimmigkeit festgestellt und gibt Ihnen Gelegenheit, diese zu erklären oder zu belegen, bevor ein vorläufiger Steuerbescheid ergeht.

Anfrage zur Klärung von Widersprüchen zwischen Formularen: etwa wenn die im Formular 303 erklärte Umsatzsteuer nicht mit dem übereinstimmt, was ein Kunde in seinem Formular 347 angegeben hat, oder wenn die im Formular 111 gemeldeten Quellensteuern nicht zu den Angaben Ihrer Auftraggeber passen.

Anfrage im Rahmen einer Betriebsprüfung: Dies ist die ernsteste Variante, meist von einem Prüfer unterzeichnet, und kündigt umfassendere Prüf- und Ermittlungsmaßnahmen an, die sich nicht auf einen einzelnen Punkt beschränken.

Die ersten zehn Tage: was zu tun ist und was Sie vermeiden sollten

Die Behörde räumt in der Regel etwa zehn Werktage ab Zustellung ein, um auf eine Anfrage zu reagieren, wobei jede Mitteilung die genaue Frist angibt und diese je nach Verfahren variieren kann. Das Wichtigste ist daher, die Benachrichtigung vollständig zu lesen: was verlangt wird, welches Jahr und welche Steuer betroffen ist, und welche Frist tatsächlich im Dokument steht – nicht die, an die man sich von einem früheren Fall erinnert.

Was Sie tun sollten: das genaue Zustelldatum bestätigen (nicht das Datum, an dem Sie die E-Mail geöffnet haben, sondern das im elektronischen Postfach vermerkte, denn ab diesem Datum läuft die Frist); nur die tatsächlich angeforderten Unterlagen zusammenstellen, nicht mehr und nicht weniger; und, falls es sich um eine einfache Informationsanfrage handelt, prüfen, ob Sie sie klar und mit entsprechenden Belegen innerhalb der Frist beantworten können.

Was Sie besser lassen sollten: Ignorieren Sie die Anfrage niemals, auch nicht in der Annahme, es handle sich um einen Irrtum oder „das klärt sich schon von selbst“; eine ausbleibende Antwort kann zu einer Sanktion wegen Nichtbeachtung einer Anfrage führen, ganz abgesehen davon, dass die eigentliche Frage ungeklärt bleibt – und nicht zu Ihren Gunsten. Auch eine mündliche Antwort per Telefon oder die Vorlage unvollständiger Unterlagen nur um die Frist einzuhalten, ist keine gute Idee: Besser eine begründete Fristverlängerung beantragen, als etwas Unübersichtliches einzureichen, das neue Fragen aufwirft. Und natürlich sollten Sie nicht „vorsichtshalber“ mehr Informationen vorlegen als angefordert: Je mehr Sie zeigen, desto mehr Fragen können entstehen.

Einspruch einlegen und wann Sie Ihren Steuerberater einschalten sollten

Enthält die Anfrage bereits einen Steuerbescheidsvorschlag oder eine Nachforderung, mit der Sie nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, innerhalb der angegebenen Frist Einspruch (alegaciones) einzulegen und Beweise vorzulegen (Rechnungen, Verträge, Zahlungsnachweise), die Ihre Darstellung der Fakten untermauern. Ein gut begründeter Einspruch mit konkreten Verweisen auf die vorgelegten Unterlagen wiegt weitaus mehr als eine bloße Meinungsverschiedenheit.

Als Faustregel gilt: Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, sobald die Anfrage eingeht – nicht erst, wenn nur noch zwei Tage der Frist übrig sind. Besonders empfehlenswert ist dies, wenn die Anfrage ein vereinfachtes Prüfverfahren oder eine Betriebsprüfung erwähnt, wenn mehrere Jahre oder Steuerarten gleichzeitig betroffen sind, wenn der betroffene Betrag für das Unternehmen erheblich ist, oder wenn Sie schlicht nicht genau verstehen, was von Ihnen verlangt wird oder warum. Ein Steuerberater kann prüfen, ob die Frist korrekt berechnet wurde, ob eine Fristverlängerung sinnvoll ist, und ob es besser ist, nur die gestellte Frage zu beantworten oder eine Erklärung hinzuzufügen, um eine zweite Anfrage zu vermeiden.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und KMU vom ersten Hinweis an: Wir prüfen die Anfrage, klären, um welche Art von Verfahren es sich handelt, bereiten die Unterlagen mit Blick auf die Kriterien der Behörde vor und formulieren, wenn nötig, fristgerecht den Einspruch. Die Gewissheit, dass jemand mit Erfahrung die Benachrichtigung gemeinsam mit Ihnen liest, statt dem elektronischen Postfach allein gegenüberzustehen, macht oft den Unterschied zwischen einem in wenigen Wochen erledigten Vorgang und einem Problem, das sich über Monate hinzieht.