Kilometergeld, Reisekosten und Verpflegung: Was das Unternehmen steuerfrei übernehmen kann

Wenn ein Mitarbeiter sein Auto nutzt, um einen Kunden zu besuchen, oder das Vertriebsteam unterwegs auswärts isst, kann das Unternehmen diese Kosten erstatten, ohne dass das Finanzamt darin eine verdeckte Gehaltszahlung sieht. Diese Erstattung wird als Reisekostenerstattung für Fahrt- und Verpflegungsaufwand bezeichnet, und das Steuerrecht legt fest, bis zu welchen Beträgen sie steuer- und abgabenfrei bleibt. Werden diese Grenzen überschritten oder lässt sich die Erstattung nicht belegen, wird der übersteigende Betrag zu ganz normalem Arbeitslohn – mit entsprechender Lohnsteuer und Abgaben für den Arbeitnehmer.

Welche Kosten zählen dazu und wo liegen die steuerfreien Grenzen

Die Steuerbefreiung gilt für dienstliche Fahrten außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte, nicht für den täglichen Arbeitsweg (der zählt als privater Aufwand, nicht als Reisekosten). Innerhalb dieser Kategorie gibt es drei Bereiche:

Kilometergeld: Nutzt der Mitarbeiter sein eigenes Fahrzeug, kann das Unternehmen einen Betrag pro gefahrenem Kilometer zahlen, der bis zu einer gesetzlich festgelegten Grenze steuerfrei bleibt (aktuell rund 0,26 €/km nach der letzten Anpassung), zuzüglich Maut- und Parkgebühren, die durch Belege nachgewiesen werden. Zahlt das Unternehmen mehr pro Kilometer, wird der übersteigende Teil wie Gehalt versteuert.

Verpflegungsmehraufwand: Die Steuerbefreiung unterscheidet danach, ob übernachtet wird oder nicht und ob die Reise im Inland oder im Ausland stattfindet. Als grobe Orientierung liegt der steuerfreie Betrag ohne Übernachtung meist bei rund 26,67 €/Tag im Inland (etwa 48 € im Ausland); bei einer Übernachtung außerhalb verdoppeln sich diese Beträge in etwa (rund 53,34 € bzw. 91 €). Es handelt sich um Richtwerte, die vor Anwendung mit der aktuell geltenden Regelung abgeglichen werden sollten, da sie in den letzten Jahren mehrfach angepasst wurden.

Übernachtung (Hotel): Anders als beim Kilometergeld und der Verpflegung gibt es für Übernachtungskosten keine feste Obergrenze des Finanzamts – sie sind in tatsächlicher Höhe steuerfrei, sofern eine vollständige Rechnung auf den Namen des Unternehmens oder des reisenden Mitarbeiters vorliegt.

Der Belegnachweis: der Punkt, an dem die meisten Prüfungen scheitern

Die Steuerbefreiung gilt nicht automatisch, nur weil ein Betrag „innerhalb der Grenzen“ gezahlt wird: Das Unternehmen muss im Fall einer Prüfung drei Dinge nachweisen können. Erstens die tatsächliche Reise: Datum, Reiseziel und dienstlicher Anlass (ein Spesenbeleg, eine Einladung zu einem Meeting, eine Bestellung oder ein Kundenbesuch reichen als Nachweis). Zweitens das genutzte Verkehrsmittel, was besonders beim Kilometergeld wichtig ist – hier empfiehlt sich ein Fahrtenbuch mit Datum, Strecke, Kilometern und Anlass. Drittens bei Übernachtungen und, falls bei der Verpflegung die tatsächlichen Kosten erstattet werden, die entsprechende Rechnung.

Selbstständige, die sich diese Pauschalen selbst als Betriebsausgabe ansetzen, müssen die Zahlung zusätzlich über ein nachvollziehbares elektronisches Zahlungsmittel (Karte, Überweisung) abwickeln, nicht bar, und Datum, Ort und Anlass der Reise dokumentieren. Fehlt dieser Nachweis, kann das Finanzamt den gesamten Abzug streichen, nicht nur den übersteigenden Teil.

Häufige Fehler, die man vermeiden sollte

Der häufigste Fehler ist eine „feste Reisekostenpauschale“, die jeden Monat gleich gezahlt wird, ohne Bezug zu tatsächlichen Reisen: Das ist dann keine Reisekostenerstattung mehr, sondern Arbeitslohn, unabhängig von der ursprünglichen Bezeichnung. Ein weiterer Klassiker ist die Verwechslung von Kilometergeld und Verpflegungspauschale mit falscher Grenze oder die Behandlung von Geschäftsessen am gewöhnlichen Arbeitsort (ohne Reise) als steuerfreie Reisekosten. Ebenfalls häufig wird übersehen, dass der über die Freigrenze hinausgehende Betrag nicht nur lohnsteuerpflichtig wird, sondern sich auch auf die Sozialversicherungsbeiträge auswirken kann. Und schließlich gilt: Diese Steuerbefreiungen sind für Arbeitnehmer und Selbstständige gedacht, die tatsächlich reisen; Bewirtungskosten mit Kunden (Essen, Aufmerksamkeiten) unterliegen anderen Regeln mit einer eigenen Abzugsgrenze bei der Körperschaftsteuer.

Bei Zythos Business prüfen wir mit jedem Mandanten, wie Kilometergeld, Reisekosten und Reiseaufwand korrekt dokumentiert werden, bevor sie in die Lohnabrechnung oder die Steuererklärung einfließen – damit weder das Unternehmen zu viel Steuern zahlt noch der Mitarbeiter von einer unerwarteten Nachversteuerung überrascht wird. Wenn Sie unsicher sind, welche konkreten Reisen in Ihrem Unternehmen steuerfrei erstattet werden können, lohnt es sich, das vorab zu klären, statt es später in einer Prüfung korrigieren zu müssen.