Kilometraje, dietas y comidas: qué puede pagar la empresa sin que sea salario

Cuando un empleado usa su coche para visitar a un cliente, o el equipo comercial come fuera mientras viaja por trabajo, la empresa puede compensar esos gastos sin que Hacienda lo trate como una nómina encubierta. Esa compensación se conoce como dietas y asignaciones para gastos de locomoción y manutención, y el Reglamento del IRPF fija hasta qué importes están exentos de tributación y de retención. Superar esos límites, o no poder acreditarlos, convierte el exceso en retribución dineraria normal y corriente, con su correspondiente retención e IRPF para el trabajador.

Qué gastos entran y cuáles son los límites exentos

La exención aplica a desplazamientos fuera del centro de trabajo habitual por motivos laborales, no a los trayectos diarios de ida y vuelta a la oficina (eso es un gasto personal, no dieta). Dentro de esa categoría hay tres bloques:

Kilometraje: cuando el trabajador usa su vehículo propio, la empresa puede abonarle una cantidad por kilómetro recorrido que queda exenta hasta el límite reglamentario (en torno a 0,26 €/km, la cifra vigente tras la última actualización), más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen con factura. Si la empresa paga más por kilómetro, el exceso tributa como salario.

Manutención (comidas): la exención distingue si hay pernocta o no y si el desplazamiento es en España o en el extranjero. Como referencia orientativa, sin pernoctar la exención suele rondar los 26,67 €/día en territorio nacional (unos 48 € en el extranjero); si hay que pernoctar fuera, las cifras aproximadamente se duplican (alrededor de 53,34 € y 91 € respectivamente). Son importes de referencia que conviene confirmar en la normativa vigente antes de aplicarlos, porque se han revisado en los últimos años.

Estancia (hotel): a diferencia del kilometraje y la manutención, los gastos de alojamiento no tienen un tope cuantitativo fijado por Hacienda; están exentos por el importe real, siempre que se justifiquen con factura completa a nombre de la empresa o del trabajador desplazado.

La justificación documental: el punto donde se pierden más inspecciones

La exención no es automática por el mero hecho de pagar una cantidad «dentro de los límites»: la empresa tiene que poder acreditar tres cosas si Hacienda pregunta. Primero, el desplazamiento real: día, lugar de destino y motivo laboral del viaje (una nota de gasto, un correo de convocatoria de reunión, un pedido o una visita a cliente sirven como soporte). Segundo, el medio de transporte utilizado, especialmente relevante en el kilometraje, donde conviene llevar un registro con fecha, trayecto, kilómetros y motivo. Tercero, en estancia y, si se opta por reembolso de gasto real en manutención, la factura correspondiente.

Para los autónomos que se aplican a sí mismos estas dietas como gasto deducible, la ley exige además que el pago se haga por un medio electrónico trazable (tarjeta, transferencia) y no en efectivo, y que quede constancia del día y lugar del desplazamiento y su razón o motivo. Sin ese rastro, Hacienda puede rechazar la deducción íntegra, no solo el exceso.

Errores frecuentes que conviene evitar

El más habitual es pagar una «dieta fija» mensual igual todos los meses, sin relacionarla con desplazamientos reales: eso deja de ser dieta y pasa a ser retribución, tribute lo que tribute. Otro clásico es confundir kilometraje con manutención y aplicar el límite equivocado, o pagar comidas de trabajo en la propia ciudad (sin desplazamiento fuera del centro habitual) como si fueran dietas exentas. También es frecuente olvidar que, si el exceso sobre el límite exento tributa como salario, además puede tener repercusión en la cotización a la Seguridad Social, no solo en el IRPF. Y conviene recordar que estas exenciones están pensadas para el trabajador o autónomo que se desplaza; los gastos de representación con clientes (comidas, atenciones) se rigen por otras reglas, con su propio límite de deducibilidad en el Impuesto sobre Sociedades.

En Zythos Business revisamos con cada cliente cómo documentar correctamente kilometraje, dietas y gastos de viaje antes de que lleguen a nómina o a la declaración, para que ni la empresa pague de más en impuestos ni el trabajador se encuentre una retención inesperada. Si tienes dudas sobre qué desplazamientos concretos de tu actividad pueden compensarse exentos de IRPF, es mejor revisarlo con antelación que corregirlo en una inspección.