Eigentümergemeinschaften und Hacienda: Wann müssen sie melden? (184, 347, Quellensteuer und Mehrwertsteuer)

Eine Eigentümergemeinschaft ist kein Unternehmen und besitzt keine eigene Rechtspersönlichkeit – trotzdem ist sie vor der spanischen Finanzverwaltung nicht aus dem Schneider. Sobald sie einen Hausmeister bezahlt, eine Renovierung in Auftrag gibt oder das Flachdach für eine Antenne vermietet, kann sie zur Abgabe von Informationserklärungen verpflichtet sein, Quellensteuer einbehalten müssen oder eine Mehrwertsteuer tragen, die sie nie zurückbekommt. Die Verwirrung ist weit verbreitet, weil Gemeinschaftsvorsitzende – und mitunter selbst Hausverwaltungen – automatisch annehmen, dass ohne wirtschaftliche Tätigkeit auch keine Meldepflicht besteht. Das stimmt nicht immer.

Modelo 184 und Modelo 347: Wann muss die Gemeinschaft Angaben machen?

Das Modelo 184 ist die Erklärung für Einrichtungen, die dem System der Einkommenszurechnung unterliegen. Eine Eigentümergemeinschaft fällt nur dann darunter, wenn sie Einnahmen erzielt, die anschließend nach dem jeweiligen Miteigentumsanteil unter den Eigentümern aufgeteilt werden – etwa die Vermietung der Fassade für ein Werbeplakat, die Verpachtung des Dachs an einen Mobilfunkbetreiber oder die Überlassung eines gemeinschaftlichen Lokals oder Stellplatzes. In diesem Fall reicht die Gemeinschaft das Modelo 184 ein und gibt an, welcher Betrag auf jeden Eigentümer entfällt; jeder Eigentümer nimmt dann seinen anteiligen Betrag in die eigene Einkommensteuererklärung (IRPF) auf. Erhebt die Gemeinschaft dagegen nur die üblichen Umlagen für Gemeinschaftskosten (Reinigung, Aufzug, Gartenpflege), gibt es keine zuzurechnenden Einkünfte, und das Modelo 184 entfällt.

Das Modelo 347, die Jahreserklärung über Geschäfte mit Dritten, betrifft deutlich mehr Gemeinschaften. Die Meldepflicht greift, sobald im Laufe eines Jahres mehr als 3.005,06 Euro an ein und denselben Lieferanten gezahlt wurden – etwa an die Aufzugswartungsfirma, die Reinigungsfirma oder, am häufigsten, an den Bauunternehmer einer Fassaden- oder Dachsanierung. Da die Gemeinschaft in der Regel keine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, meldet sie im Modelo 347 ausschließlich ihre Einkäufe, keine Verkäufe. Ein Beispiel mit runden Zahlen: Werden in einem Jahr 1.200 Euro für Reinigung, 900 Euro für Aufzugswartung und 8.000 Euro für die Renovierung des Eingangsbereichs an denselben Bauunternehmer gezahlt, überschreitet nur dieser letzte Posten die Schwelle und macht die Meldung dieses Lieferanten erforderlich; die beiden anderen zählen nicht mit, solange sie beim jeweiligen Lieferanten die Grenze nicht erreichen.

Quellensteuer: Gehaltsabrechnungen und Rechnungen von Freiberuflern

Beschäftigt die Gemeinschaft einen Hausmeister oder Concierge, tritt sie in jeder Hinsicht als Arbeitgeberin auf: Sie muss ihn bei der Sozialversicherung anmelden und von seinem Gehalt die IRPF-Quellensteuer einbehalten, die vierteljährlich über das Modelo 111 abgeführt und am Jahresende mit dem Modelo 190 zusammengefasst wird. Das ist eine der Pflichten, die in kleinen Gemeinschaften mit informell organisierter Hausmeisterei am häufigsten vergessen wird – und die oft erst durch eine Anfrage der Finanzverwaltung ans Licht kommt, wenn schon mehrere Jahre vergangen sind.

Dasselbe gilt für die Honorare von Freiberuflern: Hausverwalter, Rechtsanwalt, Architekt oder Bautechniker. Deren Rechnungen enthalten einen Steuerabzug (der allgemeine Satz liegt bei rund 15 %, mit einem reduzierten Satz in den ersten Jahren der freiberuflichen Tätigkeit), und es ist die Gemeinschaft, die diesen Abzug über das vierteljährliche Modelo 111 und das jährliche Modelo 190 an die Finanzverwaltung abführen muss – auch wenn der Freiberufler ihn selbst auf seiner Rechnung berechnet. Die Gemeinschaft zahlt dabei nichts aus eigener Tasche: Sie fungiert lediglich als Mittlerin zwischen dem, was sie dem Freiberufler einbehält, und dem, was sie an die Staatskasse abführt.

Die Mehrwertsteuer auf Bauarbeiten: eine Kostenbelastung ohne Erstattung

Das ist einer der Punkte, die Eigentümer am meisten überraschen, wenn die Sonderumlage für eine größere Renovierung ansteht. Da die Gemeinschaft keine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, ist sie nicht umsatzsteuerpflichtig und kann folglich die ihr von Bauunternehmern, Installateuren oder Lieferanten in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Die Mehrwertsteuer auf eine Fassadensanierung, den Austausch des Aufzugs oder die Reparatur des Dachs ist keine erstattungsfähige Vorauszahlung, sondern eine endgültige Kostenbelastung – genau wie bei einer Privatperson. Aus der praktischen Erfahrung in der Hausverwaltung heraus empfiehlt es sich deshalb, Kostenvoranschläge grundsätzlich inklusive Mehrwertsteuer einzuholen und auf dieser Basis zu vergleichen, denn der Betrag mit Steuern ist derjenige, den jeder Eigentümer am Ende tatsächlich über die Umlage zahlt.

Zudem sollte man das nicht mit dem Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) verwechseln, das im Baugewerbe zwischen Unternehmen zur Anwendung kommt: Dieser Mechanismus setzt voraus, dass der Empfänger der Bauleistung als Unternehmer oder Freiberufler auftritt – und das ist eine Eigentümergemeinschaft in der Regel nicht. Deshalb muss der Bauunternehmer, von sehr konkreten Ausnahmefällen abgesehen, die Mehrwertsteuer wie gewohnt auf seiner Rechnung ausweisen, und die Gemeinschaft trägt sie als weiteren Bestandteil der Baukosten.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen, die neben ihrer eigentlichen Tätigkeit als Eigentümer von Gewerberäumen oder Hallen Teil einer Eigentümergemeinschaft sind, ebenso wie Hausverwaltungen, die genau wissen müssen, wann ein Modelo 184 fällig wird, wie sie die Schwelle des Modelo 347 im Blick behalten oder wie sie die Quellensteuer für Personal und Freiberufler der Gemeinschaft korrekt abwickeln. Wer diese Details rechtzeitig prüft, vermeidet Anfragen der Finanzverwaltung und unangenehme Überraschungen und kann jede Sonderumlage besser planen, bevor sie beschlossen wird.