Modelo 111 und Modelo 190: Steuereinbehalte für Arbeitnehmer und Freiberufler richtig erklären

Jeder Selbstständige (autónomo) oder jedes Unternehmen, der bzw. das Gehälter an Angestellte zahlt oder Dienstleistungen von Freiberuflern (Anwälten, Steuerberatern, Architekten, Designern …) in Anspruch nimmt, hat gegenüber der spanischen Finanzbehörde fast immer eine zusätzliche Pflicht: einen Teil dieser Einkünfte einzubehalten und vierteljährlich über das Modelo 111 abzuführen sowie das gesamte Jahr im Modelo 190 zusammenzufassen. Beides sind zwei Seiten derselben Pflicht, und der häufigste Fehler – und derjenige, der die meisten Scherereien bei Mitteilungen der Agencia Tributaria verursacht – ist, dass beide Erklärungen nicht übereinstimmen. Dieser Leitfaden erklärt, wer einbehalten muss, welche Prozentsätze gelten und wie sich prüfen lässt, ob das jährliche Modelo 190 mit der Summe der vier gemeldeten Quartale übereinstimmt.

Wer muss das Modelo 111 einreichen?

Zur Abgabe des Modelo 111 sind Selbstständige und Unternehmen verpflichtet, die als „Zahler“ auftreten und somit die IRPF (spanische Einkommensteuer) für Dritte einbehalten: wer Angestellten Gehalt zahlt, wer einen Freiberufler beauftragt, der eine Rechnung mit Steuereinbehalt ausstellt, und auch wer bestimmte Einkünfte wie Preisgelder, Kursgebühren, Vortragshonorare oder Einnahmen aus geistigem Eigentum auszahlt. Nicht einzureichen ist das Modelo 111 für Leistungen eines anderen Selbstständigen, der keinen Einbehalt anwendet (etwa bei der objektiven Schätzung oder bestimmten nicht steuerpflichtigen Tätigkeiten), noch für Rechnungen zwischen Unternehmen, wenn keine spezifische Einbehaltspflicht besteht. Die Abgabe erfolgt vierteljährlich, innerhalb der ersten zwanzig Kalendertage des auf das Quartalsende folgenden Monats – mit Ausnahme des vierten Quartals, das im Laufe des Januars eingereicht wird. Auch wenn in einem Quartal keine Einbehalte abzuführen waren, besteht in der Regel weiterhin eine Abgabepflicht, sofern das Unternehmen Angestellte oder Freiberufler gemeldet hat – dann eben mit Ergebnis null.

Einbehaltssätze: Arbeitnehmer, Freiberufler und Geschäftsführer

Einen einheitlichen Prozentsatz gibt es nicht: Für jede Empfängerart gelten eigene Regeln. Bei Angestellten wird ein variabler Satz einbehalten, der nach dem allgemeinen IRPF-Verfahren aus Gehalt sowie familiärer und persönlicher Situation (Kinder, Behinderung, Vertragsart) berechnet wird; es handelt sich also nicht um einen festen Satz, sondern um das Ergebnis einer Formel, die das Unternehmen (oder seine Steuerkanzlei) bei jeder Änderung der Umstände des Arbeitnehmers neu berechnen muss. Bei selbstständigen Freiberuflern, die Dienstleistungen abrechnen (Rechtsanwälte, Berater, Dozenten, Architekten usw.), gilt grundsätzlich ein Satz von 15 %, der im Jahr der Tätigkeitsaufnahme und den beiden folgenden Jahren auf 7 % reduziert wird, sofern der Freiberufler im Vorjahr keine ähnliche Tätigkeit ausgeübt hat; außerdem gibt es einen ermäßigten Satz für Personen mit niedrigen Rechnungsbeträgen, die dies dem Zahler ausdrücklich mitteilen. Für Geschäftsführer und Mitglieder des Verwaltungsrats gilt ein höherer Satz, mit einer speziellen Ermäßigung, wenn die zahlende Gesellschaft einen geringen Nettoumsatz aufweist. Der typische Fehler in diesem Bereich besteht darin, „standardmäßig“ 15 % auf einen Freiberufler anzuwenden, der eigentlich Anspruch auf die ermäßigten 7 % hat, oder den Satz nicht anzupassen, sobald die Tätigkeit länger als drei Jahre andauert.

Der Abgleich zwischen dem quartalsweisen Modelo 111 und dem jährlichen Modelo 190

Das Modelo 190 ist die jährliche Informationserklärung, die alle im Jahr vorgenommenen Einbehalte empfängerweise und schlüsselweise (Arbeit, freiberufliche Tätigkeiten, Geschäftsführung usw.) zusammenfasst. Theoretisch muss die Summe der in den vier Modelo-111-Erklärungen des Jahres gemeldeten Bemessungsgrundlagen und Einbehalte exakt mit den Angaben im Modelo 190 übereinstimmen. In der Praxis entstehen Abweichungen aus ganz konkreten Gründen: ein Freiberufler, der mitten im Jahr an- oder abgemeldet wurde und in einem Quartal falsch zugeordnet wird, eine falsch eingegebene Steuernummer (NIF), durch die die Finanzbehörde die Daten nicht korrekt mit der Rechnung des Empfängers abgleichen kann, über eine Berichtigungserklärung (complementaria) korrigierte Einbehalte eines Quartals, die anschließend nicht in die Jahressumme übernommen werden, oder schlicht ein Wechsel der Steuerkanzlei, der die Kontinuität der Historie unterbricht. Vor der Abgabe des Modelo 190 empfiehlt es sich, die vier Modelo-111-Erklärungen des Jahres empfängerweise manuell zu addieren und das Ergebnis mit dem Entwurf des Modelo 190 zu vergleichen: Jede noch so kleine Abweichung sollte vor der Abgabe geklärt werden, denn die Finanzbehörde gleicht diese Daten automatisch mit den gemeldeten Rechnungen und Gehaltsabrechnungen ab, und eine Diskrepanz führt in der Regel zu einer Anfrage (requerimiento).

Bei Zythos Business betreuen wir die Einbehalte unserer Mandanten nach genau dieser Logik des laufenden Abgleichs: Wir prüfen Quartal für Quartal, ob die im Modelo 111 gemeldeten Angaben mit den Gehaltsabrechnungen und den Rechnungen der Freiberufler übereinstimmen, bevor wir sie einreichen – damit das Modelo 190 im Januar eine reine Zusammenfassung ist und keine böse Überraschung. Wenn Sie Selbstständiger oder kleines Unternehmen sind und im Januar nicht mehr Abweichungen hinterherjagen möchten, kümmern wir uns darum, dass Ihre Einbehalte von Anfang an – ab dem ersten Quartal – korrekt berechnet und abgestimmt sind.