Modèle 111 et modèle 190 : comment déclarer les retenues sur salaires et honoraires sans erreur

Tout autonome (indépendant) ou toute entreprise qui verse des salaires à des employés ou fait appel aux services de professionnels (avocats, conseillers, architectes, designers…) a, presque toujours, une obligation supplémentaire envers le fisc espagnol (Hacienda) : retenir une partie de ce revenu et la verser trimestriellement au moyen du modèle 111, puis récapituler l’année complète dans le modèle 190. Ce sont deux facettes d’une même obligation, et l’erreur la plus fréquente – celle qui cause le plus de désagréments lors des notifications de l’Agence fiscale (Agencia Tributaria) – est que les deux ne correspondent pas entre eux. Ce guide passe en revue qui doit retenir, quels pourcentages s’appliquent et comment vérifier que le 190 annuel coïncide avec la somme des quatre trimestres déclarés.

Qui doit présenter le modèle 111 ?

Sont tenus de présenter le modèle 111 les autonomes et les entreprises qui agissent en tant que « payeurs » et, par conséquent, en tant que collecteurs de l’IRPF (impôt sur le revenu) pour le compte de tiers : celui qui verse des salaires à des employés, celui qui engage un professionnel émettant une facture avec retenue, ainsi que celui qui verse certains revenus comme des prix, des cours, des conférences ou des droits de propriété intellectuelle. Le modèle 111 ne se présente pas pour les services d’un autre autonome qui n’applique pas de retenue (par exemple, ceux imposés au régime d’estimation objective ou certaines activités non soumises), ni pour les factures entre entreprises lorsqu’il n’existe pas d’obligation spécifique de retenue. La présentation est trimestrielle, dans les vingt premiers jours calendaires du mois suivant la clôture de chaque trimestre, sauf celle du quatrième trimestre, qui se présente durant le mois de janvier. Même si un trimestre n’a donné lieu à aucune retenue à verser, tant que l’entreprise compte des employés ou des professionnels enregistrés, l’obligation de présenter le modèle subsiste généralement, même avec un résultat nul.

Taux de retenue : salariés, professionnels et administrateurs

Il n’existe pas de pourcentage unique : chaque type de bénéficiaire a ses propres règles. Aux salariés, on retient un pourcentage variable, calculé en fonction de leur rémunération, de leur situation familiale et personnelle (enfants, handicap, type de contrat), conformément à la procédure générale de retenue de l’IRPF ; il ne s’agit pas d’un taux fixe, mais du résultat d’une formule que l’entreprise (ou son cabinet comptable) doit recalculer dès que la situation du salarié change. Aux professionnels autonomes qui facturent des services (avocature, conseil, formation, architecture, etc.), on applique en général un taux de 15 %, réduit à 7 % pendant l’année de début d’activité et les deux suivantes, à condition que le professionnel n’ait pas exercé d’activité similaire l’année précédente ; il existe également un taux réduit pour ceux qui facturent de faibles montants et en font expressément la demande auprès du payeur. Aux administrateurs et membres du conseil d’administration, on applique un taux plus élevé, avec une réduction spécifique lorsque la société payeuse affiche un chiffre d’affaires net réduit. L’erreur typique dans ce domaine consiste à appliquer « par défaut » le taux de 15 % à un professionnel qui a pourtant droit au taux réduit de 7 %, ou à ne pas le mettre à jour lorsqu’il dépasse trois ans d’activité.

La correspondance entre le 111 trimestriel et le 190 annuel

Le modèle 190 est la déclaration informative annuelle qui récapitule, bénéficiaire par bénéficiaire et clé par clé (travail, activités professionnelles, administrateurs, etc.), toutes les retenues pratiquées durant l’année. En théorie, la somme des bases et des retenues déclarées dans les quatre modèles 111 de l’exercice doit coïncider exactement avec ce qui est déclaré dans le 190. En pratique, les écarts surviennent pour des raisons très précises : un professionnel inscrit ou radié en cours d’année et mal imputé sur un trimestre, un NIF mal saisi qui empêche le fisc de croiser correctement les données avec la facture du bénéficiaire, des retenues corrigées via une déclaration complémentaire d’un trimestre qui ne se répercute ensuite pas sur le cumul annuel, ou tout simplement un changement de cabinet comptable qui rompt la continuité de l’historique. Avant de présenter le 190, il convient d’additionner manuellement les quatre 111 de l’année, bénéficiaire par bénéficiaire, et de comparer le résultat avec le brouillon du 190 : tout écart, aussi minime soit-il, doit être expliqué avant la présentation, car le fisc croise automatiquement ces données avec les factures et les salaires déclarés, et un écart se traduit généralement par une demande de justification.

Chez Zythos Business, nous gérons les retenues de nos clients avec cette même logique de vérification constante : nous vérifions trimestre après trimestre que ce qui est déclaré dans le 111 correspond bien aux salaires et aux factures des professionnels avant la présentation, afin que le 190 de janvier ne soit qu’un simple récapitulatif et non une mauvaise surprise. Si vous êtes autonome ou PME et que vous voulez cesser de courir après les écarts en janvier, nous pouvons nous charger de faire en sorte que vos retenues soient correctement calculées et cohérentes dès le premier trimestre.