Absetzbare Ausgaben für Selbstständige: Was Hacienda akzeptiert – und was bei einer Prüfung zum Problem wird

Eines der größten Kopfzerbrechen für Selbstständige und kleine Unternehmen ist es, ohne Zweifel zu wissen, welche Ausgabe sich in der Steuererklärung geltend machen lässt und welche am Ende eine Anfrage der Steuerbehörde nach sich zieht. Die Regelung geht von einem einfachen Grundsatz aus – die Ausgabe muss der wirtschaftlichen Tätigkeit zugeordnet und für die Erzielung der Einnahmen notwendig sein –, doch in der Praxis wird es in drei klassischen Bereichen kompliziert: der Wohnung beim Homeoffice, dem Fahrzeug und den Verpflegungsmehraufwendungen. Hinzu kommt, dass die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria) und die Gerichte ihre Kriterien in den letzten Jahren immer weiter verschärft haben, sodass sich auch die Art und Weise, wie jeder einzelne Posten belegt werden muss, laufend anpasst.

Das Zuordnungskriterium: die Grundlage von allem

Damit eine Ausgabe bei der Einkommensteuer (oder – mit gewissen Besonderheiten – bei der Körperschaftsteuer) absetzbar ist, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein, die Hacienda stets in derselben Reihenfolge prüft: Die Ausgabe muss mit der wirtschaftlichen Tätigkeit verknüpft sein, ordnungsgemäß in der Buchhaltung bzw. den Aufzeichnungspflichten erfasst werden, und sie muss durch eine vollständige Rechnung belegt werden – ein einfacher Kassenbon oder eine bloße Quittung reichen nicht aus. Bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern – etwa einem Computer, einem Fahrzeug oder einer Wohnung – gilt grundsätzlich das Prinzip der „ausschließlichen Zuordnung“: Wird ein Gut nicht zu hundert Prozent für die Tätigkeit genutzt, lässt sich in der Regel kein anteiliger Abzug geltend machen, abgesehen von den konkreten Ausnahmen, die das Gesetz selbst für Fahrzeuge, Haushaltskosten und wenige andere Fälle vorsieht. Genau an diesem Punkt gehen die meisten Prüfungen verloren – nicht, weil zu viel ausgegeben wurde, sondern weil sich nicht nachweisen lässt, dass die Ausgabe ausschließlich beruflicher Natur ist.

Nebenkosten und Homeoffice, Fahrzeug und Verpflegung

Wer von zuhause aus arbeitet und die Wohnung als teilweise der Tätigkeit zugeordnet angemeldet hat (unter Angabe der Quadratmeter im entsprechenden Meldeformular), kann einen anteiligen Teil der Nebenkosten wie Strom, Wasser, Gas, Telefon oder Internet absetzen. Die Generaldirektion für Steuern (Dirección General de Tributos) wendet dabei einen reduzierten Prozentsatz auf das Verhältnis der zugeordneten Quadratmeter zur Gesamtwohnfläche an – gerade weil diese Nebenkosten auch außerhalb der Arbeitszeit anfallen. Es empfiehlt sich, die Rechnungen auf den eigenen Namen aufzubewahren und, soweit möglich, eine nachvollziehbare Aufschlüsselung oder Begründung der Nutzung bereitzuhalten, denn dies ist einer der am häufigsten geprüften Posten.

Beim Fahrzeug verlangt die Einkommensteuer grundsätzlich eine ausschließliche Zuordnung, außer bei ganz bestimmten Tätigkeiten (Personen- oder Gütertransport, Fahrschulen, Handelsvertreter, Taxifahrer usw.), wodurch die meisten Selbstständigen, die ihr Auto „auch“ für die Tätigkeit nutzen, außen vor bleiben. Bei der Mehrwertsteuer sieht die Sache anders aus: Hier gilt eine gesetzliche Vermutung von fünfzig Prozent Zuordnung für Pkw, die sich durch den Nachweis einer höheren beruflichen Nutzung erhöhen lässt (Fahrtenbuch, Terminkalender mit Kundenbesuchen, Beschriftung des Fahrzeugs usw.) – oder die Hacienda senken kann, wenn sie eine erhebliche private Nutzung feststellt. Die damit verbundenen Kosten – Kraftstoff, Versicherung, Reparaturen – folgen demselben Prozentsatz, der für das Fahrzeug angesetzt wird.

Verpflegungsmehraufwendungen sind absetzbar, wenn die Reise durch die Tätigkeit begründet ist, elektronisch und nachvollziehbar bezahlt wird (niemals bar) und die steuerfreien Höchstbeträge nicht überschritten werden, die die Einkommensteuerverordnung für Arbeitnehmer festlegt und die auch für Selbstständige gelten. Der Oberste Gerichtshof (Tribunal Supremo) und das zentrale Wirtschafts- und Verwaltungsgericht (TEAC) haben in ihren jüngsten Entscheidungen betont, dass die Restaurantrechnung allein nicht ausreicht: Es muss zusätzlich nachgewiesen werden können, wo und aus welchem Grund die Reise stattfand (Terminkalender, besuchter Kunde, Projekt), damit die Behörde sie ohne Beanstandung anerkennt.

Insgesamt bewegt sich die neueste Rechtsprechung in eine klare Richtung: weniger Toleranz für den „automatischen“ Abzug und höhere Anforderungen an die Dokumentation des ursächlichen Zusammenhangs zwischen Ausgabe und Tätigkeit. Es haben sich nicht die absetzbaren Ausgaben selbst geändert, sondern das Maß an Nachweisen, das von Selbstständigen erwartet wird.

Bei Zythos Business begleiten wir Selbstständige und kleine Unternehmen jedes Quartal genau in diesem Punkt: Wir prüfen, welche Ausgaben ausreichend belegt sind, erkennen frühzeitig – bevor eine Anfrage der Steuerbehörde eintrifft – welche Posten in der Begründung hinken, und dokumentieren das Zuordnungskriterium – Wohnung, Fahrzeug, Verpflegung – so, dass es einer Prüfung standhält. Weniger Schrecksekunden mit Hacienda und mehr Ruhe, um sich auf das Geschäft zu konzentrieren.