Société inactive : quelles obligations fiscales et comptables vous restent même sans facturer

C’est l’une des questions les plus fréquentes chez ceux qui ont créé une société à responsabilité limitée puis ont cessé de l’utiliser : « si je ne facture rien, dois-je continuer à déposer quelque chose ? ». La réponse courte est oui. Une société commerciale ne cesse ni d’exister ni d’avoir des obligations du simple fait de ne pas avoir d’activité : tant qu’elle est immatriculée au Registre du commerce et qu’elle dispose d’un numéro d’identification fiscale actif, l’administration et le Registre attendent ses déclarations et ses comptes.

Ce que vous devez toujours déposer

Impôt sur les sociétés (Modèle 200). Les sociétés commerciales doivent le déposer chaque exercice, même sans recettes, même si le résultat est nul ou négatif et même si l’impôt dû est nul. Le délai général est de vingt-cinq jours calendaires après les six mois suivant la clôture de l’exercice ; pour une société dont l’exercice coïncide avec l’année civile, cela mène à juillet. L’absence d’impôt à payer ne dispense pas de le déposer.

Comptes annuels. Les administrateurs doivent établir les comptes dans les trois premiers mois de l’exercice suivant, les soumettre à l’assemblée générale pour approbation et les déposer au Registre du commerce dans le mois qui suit cette approbation. Une société inactive a elle aussi un bilan (avec sa trésorerie, ses dettes ou son capital) et doit donc l’établir, l’approuver et le déposer.

Déclarations périodiques. Cela dépend ici de la situation au regard du registre fiscal. Si la société reste inscrite avec des obligations de TVA, elle devra déposer les déclarations périodiques, même « à zéro », tant que son inscription n’aura pas été modifiée. Il en va de même pour les retenues à la source si elle figure comme retenant. C’est pourquoi il convient de vérifier, à l’aide du modèle 036, quelles obligations sont réellement en vigueur. Et si des opérations avec des tiers dépassent les seuils, le Modèle 347 peut aussi être exigible.

Livres comptables. Même sans mouvements, la société doit tenir une comptabilité et faire légaliser ses livres officiels au Registre du commerce, normalement après la clôture de l’exercice.

Les risques de « la laisser mourir »

La tentation habituelle est de ne rien faire et d’attendre que le problème disparaisse. Il ne disparaît pas. Voici quelques-uns des risques les plus courants :

• Sanctions fiscales pour défaut de dépôt des déclarations obligatoires, qui s’accumulent d’exercice en exercice.
• Fermeture registrale : si les comptes ne sont pas déposés pendant une période prolongée, le Registre du commerce peut fermer la fiche de la société et refuser d’inscrire de nouveaux actes tant que la situation n’est pas régularisée. De plus, le défaut de dépôt entraîne des amendes.
• Responsabilité des administrateurs : en présence d’une cause de dissolution (par exemple, des pertes ramenant les capitaux propres en dessous de la moitié du capital social) et à défaut d’action dans les délais, les administrateurs peuvent répondre personnellement des dettes sociales postérieures.
• Révocation du numéro d’identification fiscale dans certains cas de manquement, avec des conséquences très gênantes pour exercer ensuite.
• Des dettes toujours vivantes : la société conserve ses obligations envers le fisc, la Sécurité sociale et les fournisseurs, et l’abandon ne fait que les aggraver.

Comment bien dissoudre une société

La sortie ordonnée consiste à dissoudre et liquider. Le chemin habituel est le suivant :

1. Décision de dissolution en assemblée générale (ou en raison d’une cause légale), avec nomination des liquidateurs, puis passage devant notaire et inscription au Registre du commerce.

2. Liquidation : encaisser les créances, payer les dettes et réaliser l’actif. Il est préférable de connaître le bilan réel avant de commencer ; si le patrimoine ne suffit pas à payer les créanciers, la voie à suivre peut être différente et doit être évaluée avec des conseils professionnels.

3. Bilan final et répartition du boni de liquidation entre les associés, en tenant compte de leur imposition à l’impôt sur le revenu ou à l’impôt sur les sociétés selon la nature de l’associé.

4. Acte d’extinction et radiation des inscriptions au Registre du commerce.

5. Radiation fiscale avec le modèle 036 et dépôt des dernières déclarations, y compris l’impôt sur les sociétés de la période de liquidation. La documentation comptable doit être conservée pendant le délai légal, y compris après l’extinction.

Une erreur courante consiste à radier la TVA du registre fiscal et à croire que la société est ainsi « fermée ». La radiation fiscale n’éteint pas la société : elle continue d’exister sur le plan commercial, avec ses obligations en matière d’impôt sur les sociétés et de comptes annuels, jusqu’à sa radiation au Registre.

Si le moment n’est pas venu de dissoudre, maintenir la société « en sommeil » est légitime, mais avec le minimum de conformité à jour : inscription fiscale conforme à la réalité, Modèle 200 annuel, comptes déposés et livres légalisés. Cela revient généralement bien moins cher que de traîner des sanctions et de régulariser des années de retard.

Chez Zythos Business, nous aidons les indépendants et les PME à décider ce qui convient dans chaque cas : maintenir la société en règle à moindre coût, se mettre à jour s’il y a des années en suspens ou préparer une dissolution propre, avec les déclarations, le dépôt des comptes et l’inscription fiscale coordonnés. Si vous avez une société à l’arrêt et vous demandez ce qu’il vous manque, nous examinons votre situation avant que le problème ne s’aggrave.