Embaucher votre premier salarié en Espagne : ce que doivent savoir les chefs d’entreprise étrangers

Embaucher son premier salarié est une étape marquante pour toute entreprise. En Espagne, c’est aussi le moment où votre société cesse d’être uniquement un contribuable pour devenir un employeur, avec ses propres obligations envers la Sécurité sociale, l’administration fiscale et le salarié. Les règles ne sont pas compliquées une fois qu’on les connaît, mais elles diffèrent de celles de nombreux autres pays. Ce guide en explique l’essentiel, pas à pas.

Le coût réel d’un salarié : bien plus que le salaire

La première surprise pour la plupart des dirigeants étrangers est que le salaire brut indiqué dans le contrat n’est pas ce que le salarié vous coûte. S’y ajoute la part patronale de la Sécurité sociale (Seguridad Social), le système public qui finance les retraites, l’assurance chômage, les indemnités maladie et la couverture santé des travailleurs. Les cotisations patronales représentent un pourcentage significatif du salaire brut, et les taux exacts dépendent du type de contrat, du groupe de cotisation et des règles en vigueur pour l’année, qui sont actualisées périodiquement. À titre indicatif, prévoyez une majoration sensible par rapport au salaire brut au lieu de considérer que salaire et coût sont équivalents.

D’autres éléments entrent aussi dans votre calcul : le droit aux congés payés (30 jours calendaires par an constituent généralement le minimum légal), les mensualités supplémentaires que prévoient de nombreux contrats (les salaires espagnols sont souvent versés en 12 ou 14 paiements), l’éventuelle indemnité en cas de fin de contrat, et la convention collective (convenio colectivo). Il s’agit d’un accord de branche qui peut fixer les salaires minimaux, le temps de travail et des avantages complémentaires pour votre secteur et votre province. Elle s’impose même si votre contrat n’en dit rien ; vérifiez donc toujours laquelle s’applique avant de proposer un salaire.

S’enregistrer comme employeur et signer le contrat

Avant d’embaucher, votre société doit être inscrite auprès de la TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social), l’organisme qui gère l’affiliation et les cotisations de Sécurité sociale. Concrètement, il faut obtenir un code de compte de cotisation d’employeur, puis déclarer le salarié (alta) avant qu’il ne commence à travailler. Une déclaration tardive est l’une des erreurs les plus fréquentes et les plus sanctionnées : l’ordre compte donc, contrat et déclaration d’abord, premier jour de travail ensuite. Les déclarations se font normalement en ligne via le système électronique de la Sécurité sociale, à l’aide d’un certificat numérique ou d’une identité électronique équivalente.

Le salarié doit disposer d’un NIE espagnol (Número de Identidad de Extranjero), le numéro d’identification fiscale des étrangers, ou d’un DNI s’il est espagnol, ainsi que d’un numéro de Sécurité sociale. Si le salarié n’est pas ressortissant de l’UE, il lui faut en outre l’autorisation de travail appropriée, que vous devez vérifier avant l’embauche.

Le droit espagnol privilégie les contrats à durée indéterminée. Les contrats à durée déterminée sont désormais limités à des situations précises et justifiées, comme un besoin réel et temporaire de production ou le remplacement d’un salarié absent ; vous ne pouvez donc pas opter pour un contrat court par simple commodité. Une période d’essai (periodo de prueba) est autorisée, dans la limite de durée fixée par la loi et par la convention collective. Le contrat doit être écrit, mentionner la catégorie professionnelle, le temps de travail et le salaire, et respecter la convention collective applicable. Ses éléments sont également communiqués au service public de l’emploi.

Paie, Modelo 111 et qui doit s’en charger

Chaque mois, vous établissez un bulletin de paie (nómina) indiquant le salaire brut, la cotisation de Sécurité sociale du salarié et l’impôt sur le revenu retenu. Cette retenue est le point fiscal essentiel : vous prélevez une partie de l’impôt sur le revenu du salarié (IRPF, l’impôt espagnol sur le revenu des personnes physiques) et la reversez à l’AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria, l’administration fiscale espagnole). Vous la déclarez au moyen du Modelo 111, formulaire déposé périodiquement, normalement chaque trimestre pour les petites entreprises, qui recense les montants retenus sur les salariés et sur certains professionnels. Un récapitulatif annuel, le Modelo 190, suit en début d’année suivante. Le taux de retenue n’est pas libre : il dépend du salaire, de la situation familiale et d’autres données personnelles fournies par le salarié.

Les cotisations de Sécurité sociale se règlent séparément, chaque mois, auprès de la TGSS. Un retard dans l’un ou l’autre système entraîne des majorations ; un calendrier fiable est donc indispensable.

Reste une question pratique : qui doit s’occuper de tout cela ? Le conseil en droit du travail (asesoría laboral) couvre les contrats, les déclarations, les bulletins de paie et la Sécurité sociale. Le conseil fiscal (asesoría fiscal) couvre le Modelo 111, la TVA, l’impôt sur les sociétés ou sur le revenu de l’indépendant, ainsi que la comptabilité. Les deux doivent être coordonnés, car la paie alimente directement votre comptabilité et vos déclarations fiscales. De nombreuses petites entreprises choisissent un seul cabinet pour les deux, afin d’éviter les écarts et les doublons.

Chez Zythos Business, nous accompagnons des indépendants et de petites entreprises, dont beaucoup dirigées par des entrepreneurs étrangers, pour que leur première embauche soit une étape sereine plutôt qu’une source de mauvaises surprises : nous vous aidons à budgétiser le coût réel, à effectuer les déclarations et à garder paie, retenues et comptabilité alignées dès le premier jour.