Sociedad inactiva: qué obligaciones fiscales y contables te quedan aunque no factures nada

Es una de las dudas más frecuentes entre quienes montaron una sociedad limitada y después dejaron de usarla: «si no facturo nada, ¿tengo que seguir presentando algo?». La respuesta corta es sí. Una sociedad mercantil no deja de existir ni de tener obligaciones por el hecho de no tener actividad: mientras esté inscrita en el Registro Mercantil y tenga NIF activo, la Administración y el Registro esperan sus declaraciones y sus cuentas.

Qué sigues estando obligado a presentar

Impuesto sobre Sociedades (Modelo 200). Las sociedades mercantiles están obligadas a presentarlo cada ejercicio aunque no hayan tenido ingresos, aunque el resultado sea cero o negativo y aunque la cuota sea cero. El plazo general es de los veinticinco días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre del ejercicio; en una sociedad con ejercicio coincidente con el año natural, eso lleva a julio. Que no haya cuota a pagar no exime de presentarlo.

Cuentas anuales. Los administradores deben formular las cuentas en los tres primeros meses del ejercicio siguiente, someterlas a la junta general para su aprobación y depositarlas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a esa aprobación. Una sociedad inactiva también tiene balance (con su tesorería, sus deudas o su capital) y, por tanto, debe formularlo, aprobarlo y depositarlo.

Declaraciones periódicas. Aquí depende de la situación censal. Si la sociedad sigue de alta en el censo con obligaciones de IVA, deberá presentar las autoliquidaciones periódicas, incluso «a cero», hasta que se modifique el censo. Lo mismo ocurre con retenciones si figura como retenedora. Por eso conviene revisar con el modelo 036 qué obligaciones tiene realmente vigentes. Y si hubo operaciones con terceros que superen los umbrales, podría tocar también el Modelo 347.

Libros contables. Aunque no haya movimientos, la sociedad debe llevar contabilidad y legalizar sus libros oficiales en el Registro Mercantil, normalmente tras el cierre del ejercicio.

Los riesgos de «dejarla morir»

La tentación habitual es no hacer nada y esperar a que el problema desaparezca. No desaparece. Algunos de los riesgos más habituales:

• Sanciones tributarias por no presentar declaraciones obligatorias, que se acumulan ejercicio tras ejercicio.
• Cierre registral: si no se depositan las cuentas durante un periodo prolongado, el Registro Mercantil puede cerrar la hoja de la sociedad y no inscribir nuevos actos mientras no se regularice. Además, el incumplimiento del depósito conlleva multas.
• Responsabilidad de los administradores: si concurre causa de disolución (por ejemplo, pérdidas que dejan el patrimonio por debajo de la mitad del capital social) y no se actúa en plazo, los administradores pueden responder personalmente de las deudas sociales posteriores.
• Revocación del NIF en determinados casos de incumplimiento, con efectos muy incómodos para operar después.
• Deudas que siguen vivas: la sociedad conserva sus obligaciones con Hacienda, la Seguridad Social y los proveedores, y el abandono solo las agrava.

Cómo disolver bien una sociedad

La salida ordenada es disolver y liquidar. El camino habitual es este:

1. Acuerdo de disolución en junta general (o por concurrir una causa legal), con nombramiento de liquidadores, y su elevación a escritura pública e inscripción en el Registro Mercantil.

2. Liquidación: cobrar los créditos, pagar las deudas y realizar el activo. Conviene tener claro el balance real antes de empezar; si el patrimonio no alcanza para pagar a los acreedores, el camino puede ser otro y hay que valorarlo con asesoramiento.

3. Balance final y reparto del haber social entre los socios, teniendo en cuenta su tributación en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades según quién sea el socio.

4. Escritura de extinción y cancelación de los asientos en el Registro Mercantil.

5. Baja censal con el modelo 036 y presentación de las últimas declaraciones, incluido el Impuesto sobre Sociedades del periodo de liquidación. Hay que conservar la documentación contable durante el plazo legal, también después de la extinción.

Un error común es dar de baja el IVA en el censo y creer que con eso la sociedad está «cerrada». La baja censal no extingue la sociedad: sigue existiendo mercantilmente y con obligaciones de Sociedades y de cuentas anuales hasta su cancelación registral.

Si no es el momento de disolver, mantener la sociedad «en hibernación» es legítimo, pero con el mínimo cumplimiento al día: censo ajustado a la realidad, Modelo 200 anual, cuentas depositadas y libros legalizados. Suele salir bastante más barato que arrastrar sanciones y regularizar años atrasados.

En Zythos Business ayudamos a autónomos y pymes a decidir qué conviene en cada caso: mantener la sociedad en regla con un coste mínimo, ponerse al día si hay años pendientes o planificar una disolución limpia, con las declaraciones, el depósito de cuentas y el censo coordinados. Si tienes una sociedad parada y dudas de qué te falta, revisamos tu situación antes de que el problema crezca.