Verifactu e fattura elettronica: calendario reale e cosa devi fare subito

Parlare di Verifactu e di fattura elettronica nella stessa frase genera molta confusione, perché sono due obblighi distinti con calendari diversi. Il primo punta a impedire la manomissione del software di fatturazione; il secondo a far circolare le fatture tra imprese in formato elettronico. Qui trovi cosa richiede ciascuno, a chi si applica e cosa conviene fare in questo scorcio finale del 2026.

Due norme, due obiettivi

Verifactu nasce dalla legge antifrode spagnola (Ley 11/2021), che impone ai programmi di fatturazione di garantire l’integrità, la conservazione, l’accessibilità, la leggibilità, la tracciabilità e l’inalterabilità dei registri. Viene sviluppata in un regolamento approvato nel 2023 e in un’ordinanza ministeriale del 2024 con le specifiche tecniche. In pratica, ogni fattura genera un registro di fatturazione con un’impronta (hash) concatenata, così che cancellare o alterare una fattura lasci una traccia.

La fattura elettronica tra imprese deriva dalla Ley 18/2022, nota come «crea y crece». Obbliga a emettere, trasmettere e ricevere fatture in formato elettronico strutturato nelle operazioni tra imprenditori e professionisti (B2B). Un PDF inviato per e-mail non vale come fattura elettronica a questi fini. Inoltre, i sistemi dovranno consentire il monitoraggio dello stato del pagamento.

Non sono la stessa cosa: puoi essere in regola con una e non con l’altra. Un software può essere compatibile con Verifactu e, ciononostante, dover ancora prepararsi al formato elettronico strutturato, e viceversa.

Calendario reale: quali scadenze valgono e per chi

Il calendario di Verifactu è stato rinviato più di una volta. Il riferimento attuale è la proroga approvata alla fine del 2025: i contribuenti dell’imposta sulle società scadono con l’obbligo da gennaio 2027, mentre tutti gli altri obbligati (autonomi compresi) da luglio 2027. Poiché le date si sono già spostate in passato, verifica sempre la norma vigente sul sito dell’Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) prima di dare qualcosa per definitivo.

Per la fattura elettronica B2B, l’obbligo dipende dall’entrata in vigore del regolamento che la sviluppa. Una volta in vigore, la legge prevede un termine di adeguamento più breve per le imprese di maggiori dimensioni (fatturato superiore a otto milioni di euro) e uno più lungo per le altre, autonomi e PMI. Le piccole imprese hanno qualche margine in più, ma non un’esenzione.

Tieni presente che esistono anche eccezioni e regimi speciali. Ad esempio, chi già gestisce la fornitura immediata di informazioni IVA (SII) o rientra nei sistemi forali dei territori con regime proprio ha un inquadramento diverso. Se ti trovi in uno di questi casi, conviene verificarlo con il tuo consulente.

Software di fatturazione: cosa fare subito

L’obbligato è chi usa il programma, ma la responsabilità tecnica è di chi lo produce: il fabbricante deve rilasciare una dichiarazione di responsabilità attestando che il suo software è conforme. Non esiste un «certificato ufficiale» da acquistare a parte; ciò che devi chiedere è quella dichiarazione di responsabilità, verificando che il prodotto lo preveda. C’è una domanda chiave: il tuo programma funzionerà in modalità Verifactu (invio di ogni fattura all’AEAT) o in modalità non Verifactu, con registri conservati e firmati internamente? Entrambe sono valide se il software è conforme.

Una lista di controllo ragionevole per adesso:

1) Individua con quale programma fatturi oggi, compresi fogli di calcolo, Word o modelli: questi strumenti, così come vengono usati, difficilmente saranno conformi.
2) Chiedi al fornitore per iscritto se ha già una versione adeguata, quando sarà disponibile e a quale costo.
3) Verifica come emetti, correggi e annulli le fatture: le rettifiche e gli annullamenti devono essere registrati, non «cancellati».
4) Se ricevi fatture dai fornitori, pensa a come le gestirai in formato elettronico.
5) Decidi insieme al tuo consulente quale modalità ti conviene (Verifactu o no).

Errori comuni: aspettare l’ultimo trimestre prima della scadenza, confidare che «il mio programma ci penserà» senza chiedere conferma, mantenere un secondo sistema di fatturazione parallelo senza controllo, o modificare fatture già emesse invece di rettificarle. Il regime sanzionatorio della legge antifrode è severo, sia per chi produce software non conforme sia per chi lo utilizza.

In Zythos Business affianchiamo autonomi e PMI in questa transizione: verifichiamo con loro come fatturano oggi, quale software fa al caso loro e quando scatta ciascun obbligo, così che l’adeguamento sia una pratica ordinata e non un’urgenza dell’ultimo minuto. Se vuoi sapere a che punto sei, parti dalla revisione del tuo sistema attuale e contattaci.