Eigentümergemeinschaften und Steuern: Wann muss eine Gemeinschaft in Spanien Steuererklärungen abgeben?

Eine Eigentümergemeinschaft (comunidad de propietarios) ist kein Unternehmen, lebt aber auch nicht am Finanzamt vorbei. Sie hat eine eigene Steuernummer (NIF, die mit dem Buchstaben H beginnt und über das Modelo 036 beantragt wird), beauftragt Dienstleister, bezahlt Freiberufler und hat häufig einen Hausmeister im Angestelltenverhältnis. All das löst Pflichten aus. Die Frage, die 2026 am häufigsten gestellt wird, ist einfach: Wann muss eine Gemeinschaft tatsächlich Erklärungen abgeben, und welche Modelos betreffen sie?

Welche Modelos reicht eine Eigentümergemeinschaft ein?

Die Faustregel: Die laufenden Beiträge und Sonderumlagen, die die Eigentümer zahlen, sind keine unternehmerischen Einnahmen. Sie lösen daher weder IVA (Umsatzsteuer) aus, noch werden sie für sich genommen besteuert. Eine Gemeinschaft, die nur Beiträge einzieht und Nebenkosten bezahlt, gibt weder IVA-Erklärungen noch Einkommensteuererklärungen ab. Entscheidend ist, was sie mit Dritten tut.

Modelo 347. Dieses Formular wird am häufigsten vergessen. Die Gemeinschaft muss es im Februar des Folgejahres einreichen, wenn sie mit einem Lieferanten im Kalenderjahr mehr als 3.005,06 Euro einschließlich IVA umgesetzt hat. Beispiel: Hat die Firma, die den Aufzug wartet, insgesamt 3.500 Euro in Rechnung gestellt, muss sie im 347 auftauchen. „Wir sind doch kein Unternehmen“ befreit nicht von der Pflicht.

Modelo 184. Es kommt nur ins Spiel, wenn die Gemeinschaft andere Einkünfte als die Beiträge erzielt: etwa durch die Vermietung des Dachs an einen Mobilfunkbetreiber, die Überlassung eines Gewerberaums oder eines Gemeinschaftsstellplatzes oder durch Werbung an der Fassade. Dann meldet die Gemeinschaft diese Einkünfte und weist sie den Eigentümern entsprechend ihrem Miteigentumsanteil zu. Diese versteuern sie in ihrer IRPF-Erklärung (spanische Einkommensteuer) oder in der Körperschaftsteuer. Ohne solche Einnahmen gibt es kein 184. Eine solche Vermietung kann zudem IVA-pflichtig sein, daher sollte man sie prüfen, bevor die erste Rechnung gestellt wird.

Steuerabzug: Angestellte und Freiberufler

Hier sammeln Gemeinschaften die meisten Strafen an. Zahlt die Gemeinschaft einen Hausmeister, Portier oder eine Reinigungskraft, die als Angestellte beschäftigt sind, muss sie bei der Gehaltsabrechnung die IRPF-Quellensteuer einbehalten, sie jedes Quartal mit dem Modelo 111 abführen und das Jahr im Modelo 190 zusammenfassen. Dafür muss sie im Steuerregister als zum Steuerabzug Verpflichtete (retenedora) geführt sein und als Arbeitgeberin ihre Pflichten gegenüber der Sozialversicherung erfüllen.

Dasselbe gilt für Freiberufler: Hausverwalter (administrador de fincas), Rechtsanwalt, Architekt oder Bauleiter. Auf ihre Honorare wird IRPF einbehalten (der allgemeine Satz beträgt 15 %; für Berufsanfänger gibt es einen ermäßigten Satz). Mit runden Zahlen: Honorar von 2.000 Euro, zuzüglich 420 Euro IVA (21 %), abzüglich 300 Euro Einbehalt (15 %). Die Gemeinschaft zahlt dem Verwalter 2.120 Euro, und die restlichen 300 Euro führt sie mit dem Modelo 111 des Quartals an das Finanzamt ab. Die Modelos 111 werden innerhalb der ersten zwanzig Kalendertage nach Quartalsende eingereicht, das 190 im Januar.

Aufzugs-, Reinigungs- oder Gartenbaufirmen stellen in der Regel ohne Einbehalt Rechnung, denn dieser gilt für freiberufliche und nicht für gewerbliche Tätigkeiten. Im Zweifel sollte man das vor der Zahlung klären: Wer den vollen Betrag überweist und erst danach feststellt, dass einbehalten werden musste, macht die Gemeinschaft gegenüber dem Finanzamt haftbar.

Bauarbeiten und IVA: Hier steht für die Eigentümer das meiste Geld auf dem Spiel

Die Gemeinschaft kann die IVA, die sie zahlt, nicht abziehen: Für die Eigentümer ist sie ein zusätzlicher Kostenfaktor, weshalb der angewandte Satz eine große Rolle spielt. Renovierungs- und Instandsetzungsarbeiten an Wohngebäuden können mit 10 % besteuert werden, wenn die Gemeinschaft Auftraggeberin ist, das Gebäude älter als zwei Jahre ist und das vom Auftragnehmer gelieferte Material 40 % der Bemessungsgrundlage nicht übersteigt. Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, gilt in der Regel der Satz von 21 %.

Bei einer Baumaßnahme mit 20.000 Euro Bemessungsgrundlage beträgt die IVA zu 10 % 2.000 Euro (Gesamtbetrag 22.000 Euro), zu 21 % dagegen 4.200 Euro (Gesamtbetrag 24.200 Euro). Das sind 2.200 Euro, die durch einen Rechnungsfehler aus der Tasche der Eigentümer fließen. Bevor das Angebot in der Eigentümerversammlung beschlossen wird, sollte man den Satz mit dem Auftragnehmer abklären und prüfen, ob es aktuelle Förderungen oder befristete Maßnahmen gibt.

Die häufigsten Fehler in der Praxis sind immer dieselben: Rechnungen, die auf den Namen des Präsidenten oder eines Eigentümers statt auf die Gemeinschaft mit ihrer NIF ausgestellt werden; Verwalterhonorare, die ohne Einbehalt gezahlt werden; das nicht eingereichte 347, weil man glaubt, es „betreffe einen nicht“; der Hausmeister, der ohne Anmeldung als zum Steuerabzug Verpflichtete beschäftigt wird; und Bauarbeiten, die mit 21 % abgerechnet werden, ohne zu prüfen, ob sie die Voraussetzungen für die 10 % erfüllen. Vermeiden lassen sie sich mit einem einfachen Steuerkalender und einem geordneten Archiv von Rechnungen und Protokollen.

Zythos Business begleitet Selbstständige und kleine und mittlere Unternehmen sowie alle, die Gemeinschaften oder Liegenschaften verwalten, bei dem, was am wenigsten glänzt und am meisten kostet, wenn es schiefgeht: den Kalender der Modelos führen, Einbehalte und IVA-Sätze vor der Zahlung prüfen und die Unterlagen in Ordnung halten. Wenn du wissen möchtest, welche Modelos dich tatsächlich betreffen, prüfen wir das gemeinsam mit dir anhand echter Zahlen.