Verifactu und E-Rechnung 2026: der reale Zeitplan und was jetzt zu tun ist

Wenn Sie selbstständig sind oder die Buchhaltung eines kleinen oder mittleren Unternehmens führen, sind Ihnen die Begriffe Verifactu und elektronische Rechnung (E-Rechnung) sicher schon begegnet – oft in ein und demselben Atemzug. Dabei handelt es sich keineswegs um dasselbe, auch wenn beide demselben gesetzgeberischen Impuls entspringen: die Rechnungsstellung in Spanien zu modernisieren und sogenannter „Doppelverwendungssoftware“, mit der sich Umsätze verschleiern lassen, einen Riegel vorzuschieben. Dieser Leitfaden trennt die beiden Pflichten sauber voneinander, erklärt, was jede von ihnen konkret verlangt, und zeigt, was Sie 2026 bereits jetzt angehen sollten – ohne Fristen zu erfinden, die sich noch in Bewegung befinden.

Verifactu: Was die Rechnungsverordnung wirklich verlangt

Verifactu geht auf die Verordnung zurück, die das spanische Antibetrugsgesetz (Ley 11/2021) konkretisiert, und betrifft die sogenannten Rechnungssoftwaresysteme (SIF, sistemas informáticos de facturación) – also das Programm, mit dem Sie Rechnungen erstellen, sei es ein ERP, eine Kassensoftware oder eine einfache App. Die Vorschrift verlangt, dass diese Software die Integrität, Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit der Rechnungsdaten gewährleistet: Jede Rechnung wird über einen Hashwert mit der vorherigen verkettet, lässt sich nicht ohne Spuren löschen oder ändern, und es wird ein QR-Code eingefügt, über den sich die Rechnung verifizieren lässt.

Innerhalb dieser Anforderung gibt es zwei Modalitäten. Die Modalität Verifactu im engeren Sinne bedeutet, dass Ihre Software jeden Rechnungsdatensatz nahezu in Echtzeit an die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria) übermittelt; im Gegenzug entfallen andere Aufbewahrungspflichten, und die Rechnung selbst trägt den Vermerk „VERI*FACTU“. Die Modalität ohne Verifactu erlaubt es Ihnen weiterhin, auf diese sofortige Übermittlung zu verzichten – die Software muss aber trotzdem die technischen Integritätsanforderungen erfüllen und darauf vorbereitet sein, die Datensätze vorzulegen, falls die AEAT sie anfordert. In der Praxis ist für die meisten Selbstständigen und KMU nicht die Philosophie dahinter entscheidend, sondern die Frage, welche Option Ihr Softwareanbieter standardmäßig aktiviert und ob er mittels verantwortlicher Erklärung nachweisen kann, dass sein Produkt die Verordnung erfüllt.

Pflicht zur E-Rechnung: das andere Puzzleteil (Gesetz Crea y Crece)

Verifactu darf nicht mit der Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen und Selbstständigen (B2B) verwechselt werden, die aus einem anderen Gesetz stammt: dem Gesetz 18/2022, bekannt als Crea y Crece. Diese Pflicht zielt nicht auf die Betrugsbekämpfung ab, sondern auf die Standardisierung des Rechnungsformats, damit Rechnungen strukturiert und interoperabel zwischen Unternehmen zirkulieren – was nebenbei auch die Kontrolle von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr erleichtert. Ihre gesetzliche Ausgestaltung kam langsamer voran als die von Verifactu, und ihr Zeitplan greift stufenweise je nach Umsatz des jeweiligen Unternehmens – mit mehr Anpassungsspielraum für KMU und Selbstständige als für Großunternehmen.

Die Verwechslung beider Vorschriften ist verbreitet, weil sie im Grunde dasselbe Ziel verfolgen – mehr Rückverfolgbarkeit der Wirtschaftstätigkeit – und weil viele Softwarelösungen am Ende beide Anforderungen in ein und demselben Produkt bündeln. Es handelt sich jedoch um zwei rechtlich eigenständige Zeitpläne und Pflichten: Die Erfüllung der einen befreit Sie nicht automatisch von der anderen.

Zeitplan nach Unternehmensgröße und was jetzt zu tun ist

Der Zeitplan für die Anwendung von Verifactu wurde seit Verabschiedung der Verordnung mehrfach verschoben, wobei stets zwischen Kapitalgesellschaften (die früher verpflichtet sind) und Selbstständigen sowie übrigen Einkommensteuerpflichtigen (mit zusätzlichem Spielraum) unterschieden wird. Da sich diese Termine immer wieder verschoben haben, ist es ratsam, sich nicht auf ein vor Monaten gelesenes Datum zu verlassen: Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter und im Zweifelsfall über die elektronische Amtsstelle der AEAT (Sede Electrónica), welche Frist je nach Rechtsform und Umsatz konkret für Sie gilt. Sicher ist dagegen die Richtung der Veränderung: Rechnungsstellung auf Papier, in Excel ohne Integritätskontrolle oder mit Programmen, die das spurenlose Löschen und Neubearbeiten von Rechnungen erlauben, hat ein Ablaufdatum.

Die drei häufigsten Fehler: zu glauben, die Pflicht sei „optional, wenn man klein ist“ (das ist sie nicht – es ändert sich nur die Frist); weiterhin eine Fakturierungssoftware zu nutzen, ohne schriftlich eine Konformitätserklärung zur Verordnung einzufordern; und „Rechnungen als PDF“ mit einem zertifizierten System zu verwechseln (ein PDF per E-Mail zu verschicken ist nicht dasselbe wie ein SIF mit Hash, Verkettung und QR-Code zu betreiben). Was Sie schon heute tun können: von Ihrem Anbieter eine ausdrückliche Bestätigung einholen, dass sein Produkt angepasst ist oder rechtzeitig angepasst wird; entscheiden, ob für Sie die Modalität Verifactu mit sofortiger Übermittlung oder die Modalität ohne Verifactu sinnvoller ist; und überprüfen, ob Ihre Nummerierung von Rechnungen und Berichtigungsrechnungen bereits einer klaren Logik folgt – denn jeder Sprung oder jede Dopplung wird sehr viel sichtbarer, sobald das System verkettet ist.

Bei Zythos Business helfen wir Selbstständigen und KMU dabei, solche gesetzlichen Änderungen in konkrete Entscheidungen zu übersetzen: welche Software die richtige ist, was Sie von Ihrem Anbieter schriftlich einfordern sollten und wie Sie Ihre Rechnungsstellung rechtzeitig und ohne böse Überraschungen anpassen. Das Kleingedruckte der Finanzverwaltung ändert sich ständig – unsere Aufgabe ist es, dass Sie nicht in letzter Minute das System wechseln müssen.