Selbstständige und KMU: Was der steuerliche Herbst 2026 bringt

Der steuerliche Sommer ist vorbei, und mit dem September kehrt auch bei der spanischen Steuerbehörde (Hacienda) und der Tesorería General de la Seguridad Social wieder Betrieb ein. Für Selbstständige und KMU bündeln sich in diesen Wochen meist zwei Themen, die man im Blick behalten sollte: die Überprüfung der RETA-Beiträge anhand der tatsächlichen Einkünfte und der Start des letzten Quartalsabschnitts der laufenden Steuerpflichten. Beides ist nicht neu, aber jedes Jahr bringt Feinheiten mit sich, die sich in eine unerwartete Nachzahlung – oder eine Rückerstattung – verwandeln können, wenn man sie nicht rechtzeitig einplant.

Die Beitragsregularisierung rückt immer stärker in den Fokus

Seit das System der Beitragszahlung nach tatsächlichem Einkommen die festen Beitragsstufen abgelöst hat, zahlt jeder Selbstständige während des Jahres vorläufige Beiträge auf Basis der gemeldeten Prognose. Die Seguridad Social gleicht diesen Betrag später anhand des tatsächlichen Nettoertrags aus der Einkommensteuererklärung an. Dieser Ausgleich erfolgt nicht sofort: Er kommt mit Verzögerung gegenüber dem betreffenden Geschäftsjahr, und es ist üblich, dass die entsprechenden Mitteilungen oder Nachforderungen erst Monate nach Abgabe der Einkommensteuererklärung eintreffen. Wer mehr verdient hat als prognostiziert, kann eine Nachzahlungsforderung erhalten; wer weniger verdient hat, hat Anspruch auf Rückerstattung. Das praktische Problem liegt weniger in der Höhe des Betrags als in der Überraschung: Viele Selbstständige verfolgen nicht parallel, was sie tatsächlich abrechnen und auf welcher Bemessungsgrundlage sie einzahlen, sodass der Ausgleich ohne vorherige Rücklage hereinbricht.

Hinzu kommt, dass die eigene Einkommensprognose für das laufende Jahr angepasst werden kann und sollte, wenn sich die Geschäftstätigkeit deutlich von der zu Jahresbeginn geschätzten entfernt hat. Wer das rechtzeitig tut, verhindert, dass sich die Lücke zwischen vorläufigem Beitrag und tatsächlichem Ertrag bis zur nächsten Regularisierung noch weiter vergrößert.

Der Jahresendspurt: Quartalssteuern, Anpassungen und elektronische Rechnung

Parallel dazu rückt der Abschluss des dritten Quartals näher, mit der entsprechenden Abgabe der Mehrwertsteuer (Modelo 303) und, für Steuerpflichtige in der direkten Schätzung, der anteiligen Einkommensteuervorauszahlung (Modelo 130) oder den Quellensteuern für Freiberufler (Modelo 111). Das sind keine Formalitäten, die Last-Minute-Überraschungen vertragen: Es lohnt sich, rechtzeitig zu prüfen, ob die abzugsfähigen Ausgaben des Quartals korrekt belegt und verbucht sind und ob keine Korrekturrechnung oder kein Rabatt mehr vor dem Quartalsabschluss zu erfassen ist.

Hinzu kommt ein Horizont, der nicht mehr fern ist: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen und Selbstständigen schreitet in ihrer Umsetzung weiter voran, und die Rechnungssysteme müssen an die Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit angepasst werden, die die Vorschrift vorgibt, umgangssprachlich als Veri*Factu bekannt. Auch wenn die Fristen je nach Steuerpflichtigentyp variieren, erspart eine frühzeitige Anpassung der Rechnungssoftware die Eile – und die Fehler – in letzter Minute.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

In der Praxis bedeutet das ganz konkrete Entscheidungen. Erstens: Prüfen Sie so bald wie möglich, ob Ihre aktuelle Beitragsbemessungsgrundlage realistisch das widerspiegelt, was Sie in diesem Geschäftsjahr erklären werden; bei einer relevanten Abweichung sollten Sie die Stufenänderung melden, statt auf die automatische Regularisierung zu warten. Zweitens: Wenn absehbar ist, dass Sie eine Nachzahlungsforderung für ein bereits abgeschlossenes Geschäftsjahr erhalten werden, legen Sie die entsprechende Liquidität zurück, statt sie als bereits ausgegeben zu betrachten. Drittens: Nehmen Sie sich vor Abgabe der Modelos 303 und 130 dieses Quartals die Zeit, Einnahmen und Ausgaben mit den tatsächlich vorliegenden Rechnungsbelegen abzugleichen – das ist der günstigste Moment, um eine falsch abgezogene Mehrwertsteuer oder eine unbelegte Ausgabe zu entdecken, lange bevor es eine Anfrage der Behörde tut. Und viertens: Wenn Ihre Rechnungssoftware die künftigen Anforderungen der elektronischen Rechnung noch nicht erfüllt, informieren Sie sich schon jetzt über die Migration – ein Systemwechsel unter Druck, kurz vor Fristablauf, kommt immer teurer und fehleranfälliger.

Bei Zythos Business verfolgen wir jedes dieser Themen genau – Beiträge, Quartalssteuern, gesetzliche Änderungen –, damit unsere selbstständigen und KMU-Mandanten nicht jede einzelne Mitteilung im Blick behalten müssen. Wir prüfen die Beitragsbemessungsgrundlagen frühzeitig, bereiten die Steuermodelle mit ausreichend Vorlauf vor, um Unstimmigkeiten vor der Abgabe zu erkennen, und begleiten den Übergang zu den neuen Anforderungen an die Rechnungsstellung – damit jede steuerliche Neuerung zur Routineaufgabe wird und nicht zur Last-Minute-Überraschung.