Kilometergeld, Verpflegungspauschalen und Mahlzeiten: Was das Unternehmen steuerfrei zahlen darf

Die Kosten für Fahrten, Mahlzeiten oder Unterkunft eines Mitarbeiters zu übernehmen, ist in jedem kleinen und mittleren Unternehmen üblich. Die Frage ist, wie sich das gestalten lässt, ohne dass die Steuerbehörde es als Gehalt behandelt – mit Lohnsteuerabzug (IRPF) und Sozialversicherungsbeiträgen. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen (die steuerfrei bleiben können) und Sachbezügen wie dem Essen (mit eigenen Regeln).

Kilometergeld: Wie viel darf der Arbeitnehmer steuerfrei erhalten?

Nutzt der Arbeitnehmer für eine Fahrt im Auftrag des Unternehmens sein eigenes Fahrzeug, erlaubt die spanische Einkommensteuerverordnung (Reglamento del IRPF), ihm einen steuerfreien Betrag pro Kilometer zu zahlen. Die allgemeine Grenze liegt bei 0,26 Euro pro Kilometer; es empfiehlt sich, zu prüfen, ob dieser Betrag angepasst wurde. Zusätzlich steuerfrei sind Maut und Parkgebühren, sofern sie durch Beleg oder Rechnung nachgewiesen werden.

Damit die Steuerfreiheit greift, muss die Fahrt außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte und in der Regel in eine andere Gemeinde führen. Der tägliche Weg von zu Hause ins Büro zählt nicht. Ein Beispiel mit runden Zahlen: Ein Außendienstmitarbeiter fährt an einem Tag mit Kundenbesuchen 300 km. Bei 0,26 €/km darf das Unternehmen ihm 78 € steuerfrei zahlen. Würde es 0,40 €/km (120 €) zahlen, wären die 42 € Überschuss Arbeitslohn.

Wichtig: Die Steuerfreiheit gilt für das, was ein Angestellter erhält. Als Selbstständiger, der das eigene Auto nutzt, können Sie nicht einfach 0,26 €/km absetzen: Sie versteuern nach den tatsächlichen Fahrzeugkosten, und zwar nur in dem Umfang, in dem das Fahrzeug der Tätigkeit zugeordnet ist.

Verpflegungspauschalen: Verpflegung und Unterkunft

Die Pauschalen gleichen Verpflegung und Unterkunft aus, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner gewöhnlichen Arbeitsstätte und seines Wohnorts unterwegs ist. Sie sind bis zu täglichen Verpflegungshöchstbeträgen steuerfrei, die die Einkommensteuerverordnung festlegt und die sich nach drei Kriterien unterscheiden:

• Ob die Reise innerhalb Spaniens oder ins Ausland führt (im Ausland gilt ein höherer Höchstbetrag).
• Ob eine Übernachtung stattfindet oder nicht (mit Übernachtung liegt der Höchstbetrag etwa doppelt so hoch).
• Ob die Unterkunftskosten nachgewiesen werden: In diesem Fall bleiben sie in tatsächlicher Höhe steuerfrei, ohne Obergrenze.

Als Größenordnung: Bei Reisen innerhalb Spaniens ohne Übernachtung liegt der Höchstbetrag bei rund 27 € pro Tag, mit Übernachtung bei 53 €. Prüfen Sie vor der Festlegung der Unternehmensrichtlinie stets die aktuell geltenden Beträge. Außerdem muss die Reise am jeweiligen Tag eine Mindestdauer haben und mit einer tatsächlichen Arbeitsleistung in einer anderen Gemeinde verbunden sein. Zahlt das Unternehmen mehr als den Höchstbetrag, gilt nur der übersteigende Teil als Barlohn.

Ein häufiger Fall: Ein Mitarbeiter reist in eine andere Stadt und übernachtet eine Nacht. Das Unternehmen zahlt das Hotel (300 €, nachgewiesen) und erstattet 53 € Verpflegung. Alles bleibt steuerfrei. Würde es ihm 80 € geben, wären 27 € steuerpflichtig.

Tägliche Mahlzeiten: Gutscheine, Karten und Kantine

Die Verpflegung im Arbeitsalltag, ohne Dienstreise, funktioniert anders. Bietet das Unternehmen eine eigene Kantine oder Essensgutscheine und -karten an, gilt dies als Sachbezug, ist aber bis zu 11 Euro pro Tag steuerfrei, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind: nur an tatsächlich gearbeiteten Tagen, Nutzung in gastronomischen Betrieben und keine Einlösung des Gutscheins gegen Bargeld oder Ansammlung. Was diesen Tagesbetrag übersteigt, ist steuerpflichtig.

Belege und Nachweise: Was bei einer Prüfung verlangt wird

Ohne Unterlagen fällt die Steuerfreiheit weg. Bewahren Sie stets auf:

• Ein Fahrtenprotokoll: Datum, Start, Ziel, Anlass und Kilometer (beim Kilometergeld).
• Die vollständigen Rechnungen (nicht nur vereinfachte Kassenbelege) für Hotel, Maut und Parkgebühren.
• Ein internes Dokument, das die Spesenrichtlinie und die Beträge festhält, unterschrieben oder dem Mitarbeiter mitgeteilt.
• Den Zahlungsnachweis über elektronische Zahlungsmittel, wann immer möglich.

Die häufigsten Fehler sind eine monatliche Pauschale „für Auslagen“ ohne Nachweis von Fahrten, die Einbeziehung des Wegs zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder die fehlende Trennung von steuerfreiem und steuerpflichtigem Anteil auf der Gehaltsabrechnung. All das kann zu Nachforderungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen führen.

Zythos Business unterstützt Selbstständige und kleine und mittlere Unternehmen dabei, eine klare Spesenrichtlinie zu entwerfen, sie korrekt in Lohnabrechnung und Buchhaltung abzubilden und die Unterlagen so zu ordnen, dass bei einer Prüfung jeder gezahlte Euro seinen Beleg und seine richtige steuerliche Behandlung hat.