Spese deducibili del lavoratore autonomo: cosa accetta il Fisco e cosa può farti cadere in un controllo

Uno dei grandi grattacapi di qualsiasi lavoratore autonomo o piccola impresa è sapere, senza alcun dubbio, quale spesa può essere portata in dichiarazione e quale finirà per generare una richiesta di chiarimenti da parte del Fisco. La normativa parte da un principio semplice — la spesa deve essere collegata all’attività economica ed essere necessaria per generare i ricavi — ma l’applicazione pratica si complica su tre terreni classici: l’abitazione quando si lavora in smart working, il veicolo e le trasferte. A questo si aggiunge che l’Agenzia Tributaria spagnola e i tribunali hanno affinato i criteri negli ultimi anni, il che obbliga ad aggiornare il modo di giustificare ogni voce.

Il criterio di destinazione d’uso: la base di tutto

Perché una spesa sia deducibile ai fini IRPF (o dell’Impuesto sobre Sociedades, l’imposta sulle società spagnola, con alcune sfumature) deve soddisfare tre requisiti che il Fisco verifica sempre nello stesso ordine: che sia collegata all’attività economica, che sia correttamente registrata in contabilità o nei libri registro, e che sia giustificata con fattura completa — uno scontrino o una semplice ricevuta non bastano. La regola generale per i beni a uso promiscuo — come un computer, un veicolo o un’abitazione — è quella della “destinazione esclusiva”: se il bene non è utilizzato al cento per cento per l’attività, in genere non è ammessa la deduzione parziale, salvo le eccezioni specifiche che la legge stessa prevede per veicoli, utenze domestiche e poco altro. È il punto in cui si perdono più controlli: non per aver speso troppo, ma per non riuscire a dimostrare che la spesa è esclusivamente professionale.

Utenze e smart working, veicolo e trasferte

Se lavori da casa e l’hai dichiarata come parzialmente destinata all’attività (indicando i metri quadrati nel modello censuario), puoi dedurre una parte proporzionale delle utenze come luce, acqua, gas, telefono o internet. Il criterio della Direzione Generale dei Tributi applica una percentuale ridotta sulla proporzione tra i metri destinati all’attività e il totale dell’abitazione, proprio per riflettere il fatto che quelle utenze vengono consumate anche fuori dall’orario lavorativo. Conviene conservare le fatture intestate a proprio nome e, se possibile, un dettaglio o una giustificazione ragionevole dell’uso, perché è una delle voci più controllate.

Per quanto riguarda il veicolo, l’IRPF richiede in genere la destinazione esclusiva salvo attività molto specifiche (trasporto di passeggeri o merci, autoscuole, agenti di commercio, tassisti…), il che esclude la maggior parte dei lavoratori autonomi che usano l’auto “anche” per l’attività. Nell’IVA la situazione è diversa: esiste una presunzione legale di destinazione del cinquanta per cento per le autovetture, che può essere elevata dimostrando un uso professionale maggiore (con registri chilometrici, agenda degli appuntamenti, insegne, ecc.) oppure che il Fisco può ridurre se rileva un uso privato rilevante. Le spese collegate — carburante, assicurazione, riparazioni — seguono la stessa percentuale applicata al veicolo.

Le trasferte per vitto sono deducibili quando lo spostamento è giustificato dall’attività, viene pagato con mezzi elettronici tracciabili (mai in contanti) e non supera i limiti esenti fissati dal Regolamento IRPF per i lavoratori dipendenti, che si applicano anche al lavoratore autonomo. Il Tribunal Supremo e il TEAC hanno insistito nelle loro ultime pronunce sul fatto che la fattura del ristorante da sola non basta: occorre poter dimostrare il luogo e il motivo dello spostamento (agenda, cliente visitato, progetto) affinché l’Amministrazione la ammetta senza contestazioni.

Nel complesso, la giurisprudenza più recente va in una direzione chiara: meno tolleranza per la deduzione “automatica” e maggiore rigore documentale sul nesso causa-effetto tra la spesa e l’attività. Non è che siano cambiate le spese deducibili, ma il livello di prova che ci si aspetta dal lavoratore autonomo.

In Zythos Business affianchiamo ogni trimestre autonomi e piccole imprese proprio su questo punto: verifichiamo quali spese sono ben documentate, individuiamo prima che arrivi una richiesta di chiarimenti quelle che zoppicano sul piano probatorio, e lasciamo il criterio di destinazione d’uso — abitazione, veicolo, trasferte — documentato in modo da resistere a un controllo. Meno spaventi col Fisco e più tranquillità per concentrarsi sul business.